كيف تكتب بريد الكتروني رسمي؟

كيف تكتب بريد الكتروني رسمي؟

أ البريد الإلكتروني الرسمي هو الشيء الذي نحتاج إلى كتابته لأمر مهم ، مثل التقدم لوظيفة ، والتواصل مع مؤسسة ، وعمل عمل أو التعبير عن المعلومات بطريقة محترمة ورسمية ، وليس بالعامية.

كما هو الحال في أنواع الكتابة الأخرى ، تتبع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بروتوكولًا وتحترم بعض اللوائح المتعلقة لاستخدام اللغة ، لذلك عند كتابتها من المهم مراعاة الجوانب الأساسية مثل التالية:

أجزاء من البريد الإلكتروني الرسمي

مع الأخذ في الاعتبار هذه الاعتبارات العامة ، يمكننا المتابعة إلى كتابة بريد إلكتروني رسمي. يجب أن تتضمن جميع رسائل البريد الرسمية ما يلي:

• المرسل إليه. إنه الشخص أو المؤسسة التي نوجه إليها البريد. في حالة وجود أكثر من عنوان ، يُنصح باستخدام حقل نسخة مخفية الوجهة (نسخة مخفية) بدلاً من "إلى" ، حتى لا يتم الكشف عن عناوين الآخرين لمن يتلقون البريد. بالإضافة إلى ذلك ، لا يبدو من الجيد إرسال بريد إلكتروني جماعي إذا كنا نتوقع الحصول على استجابة مخصصة. من الأفضل إرسال بريد إلكتروني فردي إلى كل مستلم.
• الموضوع. إنه موضوع البريد وسبب إرساله. في هذه الحالة ، يجب أن نكون مختصرين ومحددين وكاملين ، أي يجب أن نقول في جملة ما نريد. إذا كان بريدنا الإلكتروني يتعلق بطلب معين ، فيجب أن نضع في الموضوع "طلب xxx". إذا كنت تريد البحث عن وظيفة أو مكان للدراسة ، فإن شيئًا مثل "التقديم إلى منصب xxx" أو "التقديم إلى برنامج xxx" يكون مناسبًا. إذا أردنا تسليم مستند ، فلنراهن ببساطة على ملف
  instagram story viewer
  وصف من المستند المعني: "تقرير المبيعات" أو "العرض التقديمي للغد".
• هيئة البريد الإلكتروني. إنه المكان الذي سنكتب فيه محتوى البريد الإلكتروني. حاول دائمًا أن تكون موجزًا ​​ومهنيًا قدر الإمكان. يمكن تقسيم هذا الجزء إلى:
  • التحية أو التحية. تبدأ كل رسائل البريد بسطر يوضح لمن يتم توجيه البريد. غالبًا ما يتم استخدام عبارة "محترم" أو "محترم" واسم من أو من نتحدث عنه. على سبيل المثال: "عزيزي الأستاذ مونتويا" أو "أعضاء لجنة التحكيم المحترمين" أو "عزيزي إنريكي زولواغا". يجب أن يذهب هذا السطر بمفرده في بداية البريد الإلكتروني.
  • المحتوى. بدء سطر أسفل التحية ، هذا هو المقطع الذي نقول فيه ما نريد أو ما هو بريدنا. يُنصح باستخدام نغمة بعيدة ولكن ودية مع صلاة قصير ومباشر ، يتكون من فقرات قصيرة ، كل منها يتناول موضوعًا معينًا. يمكننا استخدام عبارات مثل "يسعدني مخاطبتك". أو "أكتب إليكم هذه المرة". بالإضافة إلى ذلك ، إذا أرسلنا المستندات المرفقة ، فيجب ذكرها في هذا القسم.
  • إغلاق. إنه أيضًا جزء من البروتوكولات الرسمية للبريد ، ويميل إلى أن يكون جملة واحدة في نهاية البريد ، مما يترك مساحة فارغة عند انتهاء المحتوى. عادة ما تكون عبارة مجاملة ندعو القارئ للرد بها ، مثل "مع خالص التقدير" "لا يوجد شيء آخر للإشارة إليه" أو "شاكرين لاهتمامك" أو "في انتظار موجهك إجابه".
  • مؤسسة. التوقيع هو آخر شيء يتم إدخاله في نص البريد الإلكتروني ، ويتضمن الاسم الكامل ، أو في حالة كون البريد الإلكتروني جزءًا من سلسلة أو تبادل ، فإن الأحرف الأولى من اسمنا. في بعض الحالات ، قد يكون التوقيع مصحوبًا برقم المستند الخاص بنا أو وصف موقفنا ، على سبيل المثال: "ميغيل Yepez "وما يليه:" منسق مبيعات "، ثم رقم هاتفنا في حالة رغبة القارئ في إنشاء نوع آخر من الاتصالات.

• الملفات المرفقة. يجب علينا دائمًا إرفاق ما نعلن عنه في نص البريد الإلكتروني ، لذلك يُنصح قبل إرسال البريد الإلكتروني بالتحقق من إرفاقه وأنه ، في الواقع ، هو الملف المشار إليه.

أمثلة على البريد الرسمي

1. بريد رسمي لطلب تقرير أكاديمي

ل: [البريد الإلكتروني محمي]
من عند: [البريد الإلكتروني محمي]
الموضوع: طلب تقرير أكاديمي

السادة الأعزاء في الجامعة الوطنية:

يسعدني أن أكتب إليكم لطلب إصدار تقرير أكاديمي باسمي به أطمح للتنافس على تخصيص منحة لبرنامج التدريب الداخلي خلال العام الدراسي القادم. ولهذا السبب سيكون من الملائم للغاية الحصول على التقرير في أقرب وقت ممكن.

شاكرين مقدمًا لاهتمامكم ومساعيكم الحميدة ،

بإخلاص،
ماركو ربانال
الطالب # 846593

1. البريد الرسمي للتقدم لشغل منصب مفتش الجودة

ل: [البريد الإلكتروني محمي]
من عند: [البريد الإلكتروني محمي]
الموضوع: لمنصب مفتش الجودة

السادة المحترمون. من إكسون:

اسمي آنا منديز ، لديّ درجة علمية في التجارة الدولية مع خبرة واسعة في الأمور المدعون العامون ، وأنا مهتم بمنصب مفتش الجودة ، وهو ما أفهمه حاليًا شاغر. أرفق لكم سيرتي الذاتية لأخذها بعين الاعتبار في عمليات الاختيار الخاصة بكم. أنا متأكد من أن خبرتي وتدريبي سيجعلني مرشحًا مناسبًا لمنظمتك المعترف بها.

مع عدم وجود خاص للإشارة إليه ،

المخلص لك،

آنا مينديز
هاتف: +99 3923 1734

1. بريد رسمي للإخطار برفض طلب الائتمان

ل: [البريد الإلكتروني محمي]
من عند: [البريد الإلكتروني محمي]
الموضوع: طلبك للنظر في الائتمان

ميغيل العزيز:

أكتب إليكم لأحييكم ولإعلامكم بأن لجنة تقييم الائتمان قد نظرت في أمركم وقد اتخذت قرارًا برفض طلب الائتمان الخاص بك (رقم الطلب 345648) بتاريخ 15/8/2021. الأسباب التي قدمتها اللجنة لاتخاذ هذا القرار كانت:

192- نقص الدعم الائتماني

لاحظ أنه يمكنك تقديم طلب جديد من خلال القنوات العادية ، دون أن تؤثر هذه النتيجة بأي شكل من الأشكال على الاعتبارات المستقبلية للجنة.

بإخلاص،

خورخي بيريرا
تنفيذي الائتمان
الفرع 004 - بنك الاستثمار

مراجع:

• "التسجيل اللغوي" في ويكيبيديا.
• "كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي" في Infobae.
• "كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا؟" على ال الجامعة البابوية الكاثوليكية في بيرو.

ما هي اللغة الرسمية؟

اسمه لغة رسمية o التسجيل اللغوي الرسمي لإحدى طرق استخدام اللغة ، والتي يتم الاهتمام بها بشكل أكبر قواعد التصحيح وبروتوكولات المجاملة ، لأن الوضع يتطلب العلاج محترم. إنه السجل الموصى به للتواصل مع المؤسسات أو الأشخاص ذوي التسلسل الهرمي الأكبر أو في الأحداث الاجتماعية ذات الأهمية الكبيرة. بشكل عام ، تتميز اللغة الرسمية بما يلي:

اتبع مع: