تعريف المحفوظات (إدارة الوثائق)

تقنيات موحدة لإدارة المستندات في مؤسسة أو كيان

يتم استخدام مفهوم الأرشفة أو إدارة المستندات في موقعنا لغة لتسمية التقنيات الموحدة المستخدمة بناءً على طلب الادارة من المستندات التي تنتمي إلى مؤسسة أو كيان أو شركة أو مكتبة ، على سبيل المثال لا الحصر.

نظام قديم تطور بشكل خيالي بفضل التقنيات الجديدة

يجب أن نشير إلى أنه على الرغم من أن التقنيات والممارسات التي يتم تطبيقها قد تغيرت وتتطور كنتيجة مباشرة لتقدم الجديد في جميع المجالات تقريبًا ، وبالطبع لم يكن الأرشفة هو الاستثناء ، يجب أن نقول أن الأرشفة هي بالتأكيد قديمة و تم نشره من قبل الإنسان منذ زمن بعيد قبل الحاجة الملحة للتوثيق ، وترك بصمة إدارية أو قانونية أو تجارية لكل شيء كم يبلغ.

ليعطينا فكرة عن الهائل تطور أنه كان هناك في مسألة دعم وتقنيات تخزين علينا فقط أن نقول إن أكثر الرجال بدائية قدموا "وثائقهم" على أوراق البردى أو الطين ، بينما تلك الموجودة اليوم تفعل ذلك في الحاسوب أو أي جهاز إلكتروني آخر.

المساهمة الكبيرة للحوسبة والإنترنت

بهذا المعنى ، لا يمكننا تجاهل ذلك الحوسبة والتطور اللاحق لـ إنترنت لقد سمحت بإحراز تقدم كبير في مسألة إدارة المستندات مما جعل مهمة من حيث تخزين المعلومات واسترجاع الوثائق مخزن.

لأنه بالطبع من قبل ، فإن المسؤولين عن هذه المهمة ، أمناء المحفوظات أو أمناء المكتبات أو أمين المحفوظات ، من بين الأسماء الأخرى التي نُسبت إلى أولئك الذين يطورون هذه المهمة ، كان عليهم استخدام واستخدام كتب التسجيل الثقيلة والبطاقات والمجلدات والصناديق والأرفف ، بينما الآن نقرة واحدة فقط تكفي لتحديد ال ملف وكذلك استعادة المستندات أو الأعمال.

المهام الرئيسية التي يؤديها

بشكل أساسي ، سيتعامل الأرشيف مع: إنشاء وإنشاء سلسلة من المعايير والممارسات التي تسمح بتحديد الوثائق التي يتم أرشفتها ، استعادة المعلومات منهم ، والوقت الذي يجب أن يظلوا فيه مؤرشفين في حالة تلك التي يمكن القضاء عليها بعد مرور بعض الوقت وعلى العكس يجب ضمان الحفاظ على إلى الأبد من تلك المستندات التي لها قيمة كبيرة.