Определение на поръчката за покупка

Поръчката за покупка е подходящ термин счетоводство и ежедневното управление на дейността бизнес. Поръчката за покупка е писмено искане до доставчик с намерение да закупи определени артикули и на цена, която вече е договорена между купувача и продавача.

Каква информация включва?

В заявката за покупка се посочват условията за плащане и доставка, така че това е разрешение на доставчика да достави артикулите и доставчикът да представи съответна фактура. Имайте предвид, че всички артикули, закупени от компания, трябва да бъдат придружени от поръчки за покупка, които са номерирани серийно, за да се осигури контрол върху тях използване.

Поръчките за покупка обикновено се издават в оригинал и копие, като оригиналът се изпраща на доставчика, а копията са предназначени за отдела на счетоводството, което трябва да бъде записано в сметката (може да има и трето копие за отдела за покупки на бизнес).

Следните раздели са включени в поръчка за покупка:

- Номерът на поръчката за покупка.

- Името и адресът на доставчика.

- Датата на направена поръчка и необходимата дата на доставка.

- Условията за доставка и плащане.

- Количеството поръчани артикули и описание от тях с техния брой код.

- По отношение на цената са посочени цената на всяка единица и общата покупна цена, както и разходите за доставка, ако е приложимо.

- И накрая, в поръчката за покупка трябва да се посочи упълномощеният подпис на отговорното лице.

Целта на поръчката за покупка

Горната подробна информация има за цел да поддържа точен контрол върху закупените артикули, тъй като по този начин една компания може да запази запис счетоводно отчитане на операциите му за покупки

От друга страна, не трябва да забравяме, че когато a клиент издава поръчка за покупка потвърждава и формализира увереност имате доставчик.

Поръчката за покупка, издадена от клиента, е още една стъпка в процеса на продажбите, тъй като продажбата все още не е окончателно произведена. В този смисъл поръчката за покупка предполага, че процедури на компанията трябва да бъдат добре дефинирани и организирани. Преди да издаде поръчка за покупка, клиентът трябва да знае точно какъв е процесът, за да я регистрира във фирмата си, а продавачът също трябва да осигури информацията на документ.

Снимка: iStock - BernardaSv

Теми в Поръчка за покупка