Счетоводни записи (обяснени примери)

Счетоводните записи, известни също като счетоводни записи или записи в дневника, са финансовите събития или транзакции, които се записват в счетоводните книги на компанията. Всеки път, когато възникне икономическа транзакция, като продажба, покупка, плащане на заплата или плащане на фактура, се прави счетоводен запис, за да се отчете правилно.

Представете си счетоводните записи като финансов дневник на компания, където се записват всички движения на пари и ресурси. Всеки счетоводен запис включва подходяща информация, като датата на транзакцията, ясно описание на транзакцията, засегнатите сметки и включените суми. Тези записи са основата за генериране на финансови отчети и анализ на финансовото състояние на компанията.

Значение на счетоводните записвания

Счетоводните записи са от съществено значение във финансовото счетоводство поради няколко причини:

• Точен запис на транзакциите: Счетоводните записи ни позволяват да поддържаме точен и подробен запис на всички финансови транзакции, които се случват в една компания. Това ни помага да имаме ясна и актуална представа за икономическото състояние на компанията по всяко време.
• Нормативно и законово съответствие: Счетоводните записи гарантират, че компанията спазва счетоводните принципи и действащите законови разпоредби. Те предоставят необходимите доказателства в подкрепа на цифрите и оповестяванията във финансовите отчети и улесняват външния и вътрешния одит.
• Информирано вземане на решения: Счетоводните записи предоставят надеждна и навременна финансова информация, която е от съществено значение за вземането на краткосрочни и дългосрочни решения. Мениджърите и собствениците могат да анализират счетоводни записи, за да оценят финансовото представяне на компанията, да идентифицират области за подобрение и да вземат информирани стратегически решения.
• Финансов анализ и отчетност: Счетоводните записи са основата за генериране на финансови отчети като баланс, отчет за доходите и паричен поток. Тези отчети предоставят преглед на финансовото състояние на една компания и са използвани от инвеститори, заемодатели и други заинтересовани страни за оценка на ефективността и солидност.

Как се записват счетоводните записи

Счетоводните записи се записват с помощта на стандартен формат, наречен "двойно записване" или "икономическа двойственост". Този принцип установява, че всяка икономическа транзакция има поне две части: вход и изход на пари или стойност. Следователно всяко счетоводно записване трябва да засяга поне две сметки в счетоводната система.

За да разберем по-добре как се записват счетоводните записи, нека разгледаме един прост пример. Да предположим, че бизнес продава продукти на стойност $1000 в брой. Счетоводният запис за тази транзакция ще бъде направен, както следва:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
01/06/2023	Кутия	$1,000
Приходи от продажби	$1,000

В този случай сметката "Кеш" се дебитира с $1000, което показва притока на пари в брой в резултат на продажбата. На свой ред сметката „Приходи от продажби“ се кредитира с $1000, представляващи дохода, генериран от продажбата. Сумата на дебитираните и кредитираните суми в счетоводен запис трябва винаги да бъде една и съща, поддържайки счетоводен баланс.

Важно е да се отбележи, че изборът на сметки, които да бъдат дебитирани и кредитирани в счетоводен запис, зависи от естеството на транзакцията и счетоводната система, използвана от компанията. Счетоводните записи трябва вярно да отразяват икономическата реалност на сделката и да следват установените счетоводни политики.

Следвайте с:

• движение на длъжника
• движение на кредитора

Видове счетоводни записвания

Има различни видове счетоводни записи, които се използват за записване на различни финансови събития или транзакции. Тук ще разгледаме някои от по-често срещаните видове:

отварящи се седалки

Тези записи се използват в началото на отчетен период за откриване на сметки и пренасяне на началните салда в новия период. Например активите, пасивите и първоначалният капитал се записват.

Пример

Да предположим, че една компания започва нов счетоводен период на 1 януари 2023 г. и има следните начални салда:

• Кутия: $5000
• Вземания: $2000
• Материални запаси: 10 000 $
• Задължения: $3,000
• Собствен капитал: $14 000

Началният запис ще запише тези първоначални салда в съответните сметки. Ето пример за това как ще бъде записана тази транзакция:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
01/01/2023	Кутия	$5,000
Вземания	$2,000
материални запаси	$10,000
Задължения	$3,000
Капитал	$14,000

В този запис паричните средства, вземанията и материалните запаси се дебитират за съответните им първоначални салда. От своя страна задълженията и капиталът се кредитират със съответните им първоначални салда.

затваряне на записи

В края на счетоводния период се правят заключителни записи за прехвърляне на салдата от сметките за приходи и разходи към сметката за капитал или неразпределена печалба. Това подготвя счетоводната система за следващия период.

Пример

Да предположим, че в края на фискалната година една компания трябва да затвори своите сметки за приходи и разходи, за да се подготви за новия отчетен период. Ето пример за затварящ запис за прехвърляне на салдата от сметките за приходи и разходи към сметката за неразпределени печалби:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
31/12/2023	Приходи от продажби	$50,000
Оперативни разходи	$30,000
Натрупани резултати	$30,000	$50,000

В този заключителен запис сметката Оперативни разходи се дебитира за нейното салдо, а сметката Приходи от продажби се кредитира за нейното салдо. След това сметката за неразпределени печалби се кредитира с общата сума на разходите и балансът на приходите се прехвърля.

коригиране на записи

Правят се коригиращи записи, за да се коригират и актуализират счетоводните записи в края на отчетния период. Тези записи се използват за признаване на натрупани приходи и разходи, записване на амортизация на активи, коригиране на вземания или задължения, наред с други.

Пример

Да предположим, че в края на месеца една компания трябва да коригира сметката си за лихвени разходи за лихвите, спечелени през периода. Ето пример за коригиращ запис:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
31/01/2023	Разходи за лихви	$500
Платими лихви	$500

В този коригиращ запис сметката за разходи за лихви се дебитира за размера на спечелената лихва. На свой ред сметката за дължима лихва се кредитира, за да отрази задължението за плащане на такава лихва.

записи в ведомостта

Записите във ведомостта се използват за записване на плащания на заплати и свързани с тях удръжки, като данъци, социално осигуряване и доходи на служители.

Пример

Да предположим, че една компания изплаща заплатите на своите служители в последния ден на всеки месец. Ето пример за запис в ведомостта за записване на плащането на заплати:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
30/06/2023	Лични разходи	$10,000
Кутия	$10,000

В този запис във ведомостта сметката Разходи за персонал се дебитира за общата сума на изплатените заплати. На свой ред сметката за пари се кредитира, за да отрази изходящия паричен поток.

Записи за покупки и продажби

Тези записи се използват за записване на сделки за покупка и продажба на стоки или услуги. Например покупките на материални запаси, направените продажби и свързаните с тях данъци се записват.

Пример

Да предположим, че бизнес прави покупка в брой на инвентар на стойност $5000. Ето пример за това как ще бъде записана тази транзакция:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
10/06/2023	материални запаси	$5,000
Кутия	$5,000

В този запис сметката за материални запаси се дебитира за сумата на покупката на материални запаси. От своя страна сметката за пари се кредитира, за да отрази изходящия паричен поток за плащане в брой.

Сега да предположим, че компанията продава продукти на стойност $2000 на кредит. Ето пример за това как ще бъде записана тази транзакция:

Дата	Сметка	Трябва	Имам
15/06/2023	Вземания	$2,000
Приходи от продажби	$2,000

В този запис сметката за вземания се дебитира за сумата на продажбата на кредит. На свой ред, сметката Приходи от продажби се кредитира за записване на приходите, генерирани от продажбата.