Účetní záznamy (vysvětlené příklady)

Účetní zápisy, také známé jako účetní záznamy nebo zápisy do deníku, jsou finanční události nebo transakce, které jsou zaznamenány v účetních knihách společnosti. Pokaždé, když dojde k ekonomické transakci, jako je prodej, nákup, výplata mzdy nebo úhrada faktury, je proveden účetní záznam, který ji řádně zaznamená.

Představte si účetní zápisy jako finanční deník firmy, kde se evidují veškeré pohyby peněz a zdrojů. Každý účetní záznam obsahuje relevantní informace, jako je datum transakce, jasný popis transakce, dotčené účty a příslušné částky. Tyto záznamy jsou základem pro generování finančních zpráv a analýzy finančního zdraví společnosti.

Význam účetních zápisů

Účetní záznamy jsou ve finančním účetnictví nezbytné z několika důvodů:

• Přesná evidence transakcí
  instagram story viewer
  : Účetní zápisy nám umožňují vést přesné a podrobné záznamy o všech finančních transakcích, ke kterým ve společnosti dochází. To nám pomáhá mít vždy jasný a aktuální obraz o ekonomické situaci společnosti.
• Regulační a právní soulad: Účetní zápisy zajišťují soulad společnosti s účetními zásadami a platnými právními předpisy. Poskytují nezbytné důkazy na podporu čísel a údajů ve finančních zprávách a usnadňují externí a interní audit.
• Informované rozhodování: Účetní záznamy poskytují spolehlivé a včasné finanční informace, které jsou nezbytné pro krátkodobé i dlouhodobé rozhodování. Manažeři a vlastníci mohou analyzovat účetní záznamy, aby mohli posoudit finanční výkonnost společnosti, identifikovat oblasti pro zlepšení a činit informovaná strategická rozhodnutí.
• Finanční analýza a výkaznictví: Účetní záznamy jsou základem pro generování finančních zpráv, jako je rozvaha, výsledovka a peněžní tok. Tyto zprávy poskytují přehled o finanční situaci společnosti a jsou používají investoři, věřitelé a další zainteresované strany k hodnocení jeho výkonnosti a pevnost.

Jak se evidují účetní zápisy

Účetní zápisy jsou zaznamenávány ve standardním formátu zvaném „podvojné“ nebo „ekonomická dualita“. Tento princip stanoví, že každá ekonomická transakce má alespoň dvě části: vstup a výstup peněz nebo hodnoty. Každý účetní zápis tedy musí ovlivnit alespoň dva účty v účetním systému.

Abychom lépe pochopili, jak jsou účetní zápisy evidovány, podívejme se na jednoduchý příklad. Předpokládejme, že firma prodává produkty v hodnotě 1 000 USD v hotovosti. Účetní záznam pro tuto transakci by byl proveden takto:

datum	Účet	Musí	Mít
01/06/2023	Box	$1,000
Tržby	$1,000

V tomto případě je z účtu „Hotovost“ odepsána částka 1 000 USD, což znamená příliv hotovosti v důsledku prodeje. Na účet „Příjmy z prodeje“ je zase připsáno 1 000 USD, což představuje příjem generovaný prodejem. Součet částek odepsaných a připsaných v účetním zápisu musí být vždy stejný, při zachování účetního zůstatku.

Je důležité poznamenat, že výběr účtů, které mají být odepsány na vrub a připsány v účetním zápisu, závisí na povaze transakce a účetním systému používaném společností. Účetní zápisy musí věrně odrážet ekonomickou realitu transakce a dodržovat zavedená účetní pravidla.

Postupujte s:

• hnutí dlužníků
• hnutí věřitelů

Druhy účetních zápisů

Existují různé typy účetních zápisů, které se používají k zachycení různých finančních událostí nebo transakcí. Zde prozkoumáme některé z nejběžnějších typů:

otevírání sedadel

Tyto záznamy se používají na začátku účetního období k otevření účtů a převedení počátečních zůstatků do nového období. Zaznamenávají se například aktiva, závazky a počáteční kapitál.

Příklad

Předpokládejme, že společnost zahájí nové účetní období 1. ledna 2023 a má následující počáteční zůstatky:

• Krabice: 5 000 USD
• Pohledávky: 2 000 USD
• Zásoby: 10 000 USD
• Splatné účty: 3 000 $
• Vlastní kapitál: 14 000 USD

Počáteční zápis by zaznamenal tyto počáteční stavy na odpovídajících účtech. Zde je příklad, jak by byla tato transakce zaznamenána:

datum	Účet	Musí	Mít
01/01/2023	Box	$5,000
Pohledávky	$2,000
zásoby	$10,000
Splatné účty	$3,000
Hlavní město	$14,000

V této položce jsou peníze, pohledávky a zásoby odepsány na vrub jejich příslušných počátečních zůstatků. Na druhé straně jsou závazky a kapitál připsány s jejich příslušnými počátečními zůstatky.

uzavírání záznamů

Na konci účetního období se provádějí závěrečné zápisy k převodu zůstatků účtů výnosů a nákladů na kapitálový účet nebo účet nerozděleného zisku. Tím je účetní systém připraven na další období.

Příklad

Předpokládejme, že na konci fiskálního roku musí společnost uzavřít své účty výnosů a nákladů, aby se připravila na nové účetní období. Zde je příklad závěrečného záznamu pro převod zůstatků výnosových a nákladových účtů na účet nerozděleného zisku:

datum	Účet	Musí	Mít
31/12/2023	Tržby	$50,000
Provozní náklady	$30,000
Nashromážděné výsledky	$30,000	$50,000

V tomto závěrečném záznamu je účet provozních nákladů odepsán na vrub jeho zůstatku a účet výnosů z prodeje je připsán ve prospěch jeho zůstatku. Poté se na účet Nerozdělený zisk připíše celková částka výdajů a převede se zůstatek příjmů.

upravující položky

Opravné položky se provádějí za účelem opravy a aktualizace účetních záznamů na konci účetního období. Tyto položky se mimo jiné používají k zachycení výnosů a nákladů příštích období, k zaúčtování odpisů majetku, k úpravě pohledávek nebo závazků.

Příklad

Předpokládejme, že na konci měsíce společnost potřebuje upravit svůj účet úrokových nákladů o úroky získané během období. Zde je příklad položky úpravy:

datum	Účet	Musí	Mít
31/01/2023	Úrokové náklady	$500
Splatný úrok	$500

V této opravné položce se na vrub účtu úrokových nákladů odečte částka získaných úroků. Na druhé straně je na účet splatných úroků připsána povinnost odrážet povinnost platit tyto úroky.

mzdové záznamy

Mzdové záznamy se používají k evidenci výplat mezd a souvisejících srážek, jako jsou daně, sociální zabezpečení a zaměstnanecké výhody.

Příklad

Předpokládejme, že společnost vyplácí mzdy svým zaměstnancům poslední den každého měsíce. Zde je příklad mzdového záznamu pro evidenci výplaty mezd:

datum	Účet	Musí	Mít
30/06/2023	Osobní výdaje	$10,000
Box	$10,000

V tomto mzdovém zápisu je na vrub účtu Osobní náklady odepsána celková částka vyplacených mezd. Na druhou stranu je hotovostní účet připsán, aby odrážel odtok hotovosti.

Nákupní a prodejní záznamy

Tyto záznamy se používají k evidenci transakcí nákupu a prodeje zboží nebo služeb. Zaznamenávají se například nákupy zásob, uskutečněné prodeje a související daně.

Příklad

Předpokládejme, že podnik nakoupí v hotovosti zásoby v hodnotě 5 000 USD. Zde je příklad, jak by byla tato transakce zaznamenána:

datum	Účet	Musí	Mít
10/06/2023	zásoby	$5,000
Box	$5,000

V tomto záznamu je na vrub účtu Zásoby účtována částka nákupu zásob. Na druhou stranu je hotovostní účet připsán, aby odrážel hotovostní odtok pro hotovostní platbu.

Nyní předpokládejme, že společnost prodává produkty v hodnotě 2 000 USD na úvěr. Zde je příklad, jak by byla tato transakce zaznamenána:

datum	Účet	Musí	Mít
15/06/2023	Pohledávky	$2,000
Tržby	$2,000

V tomto záznamu je na vrub účtu pohledávek odečtena částka prodeje na úvěr. Na druhé straně je účet výnosů z prodeje připsán k zaznamenání příjmu generovaného prodejem.