Hvordan skriver man en formel e -mail?

Hvordan skriver man en formel e -mail?

EN formel e -mail er den, vi skal skrive om en vigtig sag, såsom at søge job, kommunikere med en institution, lave forretning eller udtrykke oplysninger på en respektfuld og officiel måde, ikke i daglig tale.

Som med andre former for skrivning følger formelle e -mails en protokol og respekterer visse regler vedr til brugen af ​​sproget, så når du skriver dem, er det vigtigt at tage hensyn til grundlæggende aspekter som f.eks følge:

Dele af en formel e -mail

Under hensyntagen til disse generelle overvejelser kan vi fortsætte med at skrive en formel e -mail. Al formel mail skal indeholde:

• Adressat. Det er den person eller institution, som vi henvender os til. Hvis der er mere end én adresse, er det tilrådeligt at bruge Bcc -feltet (blind kopi) i stedet for "til", for ikke at afsløre andres adresser for dem, der modtager mailen. Derudover ser det ikke godt ud at sende en kollektiv e -mail, hvis vi forventer at have et personligt svar. Det er bedst at sende en individuel e -mail til hver modtager.
instagram story viewer
• Affære. Det er postens emne, grunden til at sende den. I dette tilfælde skal vi være korte, specifikke og komplette, det vil sige, vi skal sige i en sætning, hvad vi vil. Hvis vores e -mail handler om en specifik anmodning, skal vi indsende emnet "anmodning om xxx". Hvis det er at søge et job eller et studiested, er noget i stil med "ansøgning til stillingen xxx" eller "ansøgning til xxx -programmet" passende. Hvis vi vil levere et dokument, lad os simpelthen satse på beskrivelse af det pågældende dokument: "salgsrapport" eller "præsentation for i morgen".
• E -mail krop. Det er her, vi vil skrive indholdet af e -mailen. Prøv altid at være kort og så professionel som muligt. Dette segment kan opdeles i:
  • Hilsen eller hilsen. Al mail begynder med en linje for at sige til hvem mailen er adresseret. Udtrykket "respekteret" eller "respekteret" og navnet på hvem eller hvem vi henvender os til bruges ofte. For eksempel: "Kære professor Montoya" eller "Respekterede medlemmer af juryen" eller "Kære Enrique Zuloaga". Denne linje skal gå solo i begyndelsen af ​​e -mailen.
  • Indhold. Startende en linje under hilsenen, dette er det segment, hvor vi siger, hvad vi vil, eller hvad vores mail handler om. Det er tilrådeligt at bruge en fjern, men venlig tone, med bønner Kort og til det punkt, der danner korte afsnit, der hver omhandler et specifikt emne. Vi kan bruge sætninger som "Jeg er glad for at henvende mig til dig." eller "jeg skriver til dig denne gang til". Hvis vi desuden sender vedhæftede dokumenter, skal det nævnes i dette afsnit.
  • Lukning. Det er også en del af postens formelle protokoller og har en tendens til at være en enkelt sætning i slutningen af ​​posten, hvilket efterlader et tomt mellemrum, når indholdet slutter. Det er normalt en høflighedsfrase, hvormed vi inviterer læseren til at svare, f.eks. "Med venlig hilsen" "Intet andet at henvise til", "Taknemmelig for din opmærksomhed" eller "Venter på din prompt svar".
  • Firma. Underskriften er det sidste, der går i e -mailens brødtekst, og indeholder vores fulde navn, eller hvis e -mailen er en del af en streng eller en udveksling, vores initialer. I nogle tilfælde kan signaturen ledsages af vores dokumentnummer eller beskrivelsen af ​​vores position, for eksempel: “Miguel Yepez "og nedenfor:" Salgskoordinator "og derefter vores telefonnummer, hvis læseren ønsker at etablere en anden type meddelelse.

• Vedhæftede filer. Vi skal altid vedhæfte det, vi annoncerer i brødteksten i e -mailen, så det er tilrådeligt, før vi sender e -mailen, at kontrollere, at vi har vedhæftet det, og at det i virkeligheden er den angivne fil.

Eksempler på formel mail

1. Formel mail for at anmode om en akademisk rapport

Til: [e -mail beskyttet]
Fra: [e -mail beskyttet]
Emne: Anmodning om akademisk rapport

Kære herrer fra National University:

Jeg har fornøjelsen af ​​at skrive til dig for at anmode om udstedelse af en akademisk rapport i mit navn, hvormed Jeg stræber efter at konkurrere om tildeling af et stipendium til praktikprogrammet i løbet af det næste skoleår. Af den grund ville det være meget bekvemt at have rapporten hurtigst muligt.

På forhånd taknemmelig for din opmærksomhed og gode kontorer,

Med venlig hilsen
Marco Rabanal
Elev nr. 846593

1. Formel mail til ansøgning om en kvalitetsinspektørstilling

Til: [e -mail beskyttet]
Fra: [e -mail beskyttet]
Emne: Til stillingen som kvalitetsinspektør

Respekterede herrer. fra Exxon:

Mit navn er Ana Mendez, jeg har en uddannelse i international handel med stor erfaring i spørgsmål anklagere, og jeg er interesseret i stillingen som kvalitetsinspektør, som jeg forstår i øjeblikket ledig. Jeg vedhæfter mit curriculum vitae til dig for at blive taget i betragtning i dine udvælgelsesprocesser. Jeg er sikker på, at min erfaring og uddannelse vil gøre mig til en egnet kandidat til din anerkendte organisation.

Uden anden særlig at henvise til,

Virkelig din,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Formel mail til underretning om afslag på en kreditansøgning

Til: [e -mail beskyttet]
Fra: [e -mail beskyttet]
Emne: Din anmodning om kreditvederlag

Kære Miguel:

Jeg skriver til dig for at hilse på dig og fortælle dig, at kreditvurderingsudvalget har overvejet din sag og har truffet beslutningen om at afvise din kreditansøgning (ansøgningsnummer # 345648) dateret 15.08.2021. Udvalgets begrundelser for at træffe denne beslutning var:

192 - Manglende kreditstøtte

Bemærk, at du kan foretage en ny anmodning via de almindelige kanaler, uden at dette resultat på nogen måde påvirker udvalgets fremtidige overvejelser.

Med venlig hilsen

Jorge Pereira
Kreditleder
Filial 004 - Investeringsbank

Referencer:

• "Sprogligt register" i Wikipedia.
• "Sådan skriver du en formel e -mail" i Infobae.
• "Hvordan skriver man en formel e -mail?" på den Det pavelige katolske universitet i Peru.

Hvad er formelt sprog?

Er navngivet formelt sprog o formel sproglig registrering til en af ​​sprogets anvendelsesmåder, hvor der lægges mere vægt på reglerne for korrektion og høflighed, da situationen kræver behandling respektfuld. Det er det anbefalede register at kommunikere med institutioner, mennesker med større hierarki eller i sociale begivenheder af stor betydning. Generelt er formelt sprog kendetegnet ved:

Følg med: