Wie schreibe ich eine formelle E-Mail?

Wie schreibe ich eine formelle E-Mail?

EIN formelle E-Mail ist diejenige, die wir für eine wichtige Angelegenheit schreiben müssen, z. B. um sich auf eine Stelle zu bewerben, mit einer Institution zu kommunizieren, Unternehmen oder Informationen respektvoll und offiziell äußern, nicht umgangssprachlich.

Wie bei anderen Arten des Schreibens folgen formelle E-Mails einem Protokoll und respektieren bestimmte Vorschriften in Bezug auf beim Gebrauch der Sprache, daher ist es wichtig, beim Schreiben grundlegende Aspekte zu berücksichtigen, wie z folgendes:

Teile einer formellen E-Mail

Unter Berücksichtigung dieser allgemeinen Überlegungen können wir mit dem Schreiben einer formellen E-Mail fortfahren. Alle formellen Postsendungen müssen Folgendes enthalten:

• Adressat. Es ist die Person oder Institution, an die wir die Post adressieren. Bei mehreren Adressen empfiehlt es sich, anstelle von "an" das Feld Bcc (Blindkopie) zu verwenden, um die Adressen anderer Empfänger nicht preiszugeben. Darüber hinaus sieht es nicht gut aus, eine Sammel-E-Mail zu senden, wenn wir eine personalisierte Antwort erwarten. Am besten senden Sie jedem Empfänger eine individuelle E-Mail.
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• Affäre. Es ist der Betreff der Mail, der Grund für den Versand. In diesem Fall müssen wir kurz, spezifisch und vollständig sein, dh wir müssen in einem Satz sagen, was wir wollen. Wenn es in unserer E-Mail um eine bestimmte Anfrage geht, sollten wir den Betreff „Anfrage für xxx“ eingeben. Wenn es um die Job- oder Studienplatzsuche geht, ist so etwas wie „Bewerbung auf die Stelle von xxx“ oder „Bewerbung für den Studiengang xxx“ angebracht. Wenn wir ein Dokument liefern wollen, setzen wir einfach auf die Bezeichnung des betreffenden Dokuments: "Verkaufsbericht" oder "Präsentation für morgen".
• Nachrichtentext. Hier schreiben wir den Inhalt der E-Mail. Versuchen Sie immer, sich kurz und so professionell wie möglich zu fassen. Dieses Segment kann unterteilt werden in:
  • Gruß oder Gruß. Jede Mail beginnt mit einer Zeile, an die die Mail adressiert ist. Der Ausdruck „geschätzt“ oder „respektiert“ und der Name dessen, an wen oder wen wir uns wenden, wird häufig verwendet. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Professor Montoya“ oder „Geschätzte Mitglieder der Jury“ oder „Sehr geehrter Enrique Zuloaga“. Diese Zeile muss allein am Anfang der E-Mail stehen.
  • Inhalt. Beginnend mit einer Zeile unterhalb der Begrüßung ist dies das Segment, in dem wir sagen, was wir wollen oder worum es in unserer Mail geht. Es ist ratsam, einen distanzierten, aber freundlichen Ton zu verwenden, mit Gebete Kurz und bündig, bilden kurze Absätze, die jeweils ein bestimmtes Thema ansprechen. Wir können Sätze wie "Ich freue mich, Sie anzusprechen" verwenden. oder "Ich schreibe dir diesmal an". Wenn wir angehängte Dokumente senden, sollte dies außerdem in diesem Abschnitt erwähnt werden.
  • Schließen. Es ist auch Teil der formalen Protokolle der E-Mail und ist in der Regel ein einzelner Satz am Ende der E-Mail, der am Ende des Inhalts eine Leerstelle hinterlässt. Es ist normalerweise eine Höflichkeitsformel, mit der wir den Leser bitten, zu antworten, wie zum Beispiel "Mit freundlichen Grüßen", „Keine weiteren Angaben“, „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“ oder „Warten auf Ihre Aufforderung Antworten".
  • Feste. Die Signatur ist das letzte, was in den Text der E-Mail eingefügt wird, und enthält unseren vollständigen Namen oder, falls die E-Mail Teil einer Zeichenfolge oder eines Austauschs ist, unsere Initialen. In einigen Fällen kann der Unterschrift unsere Dokumentennummer oder die Beschreibung unserer Position beigefügt werden, zum Beispiel: „Miguel Yepez "und darunter:" Verkaufskoordinator " und dann unsere Telefonnummer für den Fall, dass der Leser eine andere Art von Kommunikation.

• Angehängte Dokumente. Wir müssen immer anhängen, was wir im Text der E-Mail ankündigen. Daher ist es ratsam, vor dem Senden der E-Mail zu überprüfen, ob wir sie angehängt haben und dass es sich tatsächlich um die angegebene Datei handelt.

Beispiele für formelle Post

1. Formale E-Mail, um einen akademischen Bericht anzufordern

Zum: [E-Mail geschützt]
Von: [E-Mail geschützt]
Betreff: Anforderung eines akademischen Berichts

Sehr geehrte Herren der National University:

Ich habe das Vergnügen, Ihnen zu schreiben, um die Ausstellung eines wissenschaftlichen Gutachtens in meinem Namen zu beantragen, mit dem Ich strebe an, im nächsten Schuljahr um die Vergabe eines Stipendiums für das Praktikumsprogramm zu konkurrieren. Aus diesem Grund wäre es sehr praktisch, den Bericht so schnell wie möglich zu erhalten.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit und gute Dienste,

Aufrichtig,
Marco Rabanal
Schüler # 846593

1. Formale Post zur Bewerbung um eine Stelle als Qualitätsprüfer

Zum: [E-Mail geschützt]
Von: [E-Mail geschützt]
Betreff: Für die Position des Qualitätsprüfers

Geschätzte Herren. von Exxon:

Mein Name ist Ana Mendez, ich habe einen Abschluss in internationalem Handel mit langjähriger Erfahrung in Angelegenheiten Staatsanwälte, und ich interessiere mich für die Position des Qualitätsprüfers, von der ich weiß, dass sie derzeit ist unbesetzt. Ich füge Ihnen meinen Lebenslauf bei, der bei Ihren Auswahlverfahren berücksichtigt wird. Ich bin sicher, dass mich meine Erfahrung und Ausbildung zu einem geeigneten Kandidaten für Ihre anerkannte Organisation machen wird.

Ohne weitere Besonderheiten zu erwähnen,

Sehr wahrhaftig Ihr,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Formale Post zur Benachrichtigung über die Ablehnung eines Kreditantrags

Zum: [E-Mail geschützt]
Von: [E-Mail geschützt]
Betreff: Ihr Antrag auf Kreditwürdigkeit

Lieber Miguel:

Ich schreibe Ihnen, um Sie zu begrüßen und Ihnen mitzuteilen, dass der Kreditbewertungsausschuss Ihre Prüfung berücksichtigt hat Fall und hat entschieden, Ihren Kreditantrag (Antragsnummer # 345648) vom 15.08.2021 abzulehnen. Der Ausschuss begründete diese Entscheidung mit:

192 - Fehlende Kreditunterstützung

Beachten Sie, dass Sie über die regulären Kanäle einen neuen Antrag stellen können, ohne dass dies die zukünftigen Überlegungen des Ausschusses beeinflusst.

Aufrichtig,

Jorge Pereira
Kreditmanager
Filiale 004 - Investmentbank

Verweise:

• "Sprachregister" in Wikipedia.
• "Wie schreibe ich eine formelle E-Mail" in Infobae.
• "Wie schreibe ich eine formelle E-Mail?" auf der Päpstliche Katholische Universität von Peru.

Was ist formale Sprache?

Benannt formelle Sprache o formale sprachliche Registrierung für eine der Verwendungsweisen der Sprache, bei der mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird die Korrekturregeln und Höflichkeitsprotokolle, da die Situation eine Behandlung erfordert respektvoll. Es ist das empfohlene Register, um mit Institutionen, Personen höherer Hierarchie oder bei gesellschaftlichen Ereignissen von großer Bedeutung zu kommunizieren. Die formale Sprache zeichnet sich im Großen und Ganzen aus durch:

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