Πώς να γράψετε ένα επίσημο email;

Πώς να γράψετε ένα επίσημο email;

ΕΝΑ επίσημο email είναι αυτό που πρέπει να γράψουμε για ένα σημαντικό θέμα, όπως η αίτηση για δουλειά, η επικοινωνία με ένα ίδρυμα, η δημιουργία επιχείρηση ή εκφράστε πληροφορίες με σεβασμό και επίσημο τρόπο, όχι καθομιλουμένους.

Όπως και σε άλλους τύπους γραφής, τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθούν ένα πρωτόκολλο και σέβονται ορισμένους κανονισμούς σχετικά στη χρήση της γλώσσας, οπότε κατά τη συγγραφή τους είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη βασικές πτυχές όπως π.χ. ΕΠΟΜΕΝΟ:

Τμήματα ενός επίσημου email

Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις γενικές εκτιμήσεις, μπορούμε να προχωρήσουμε στη σύνταξη ενός επίσημου email. Όλα τα επίσημα ταχυδρομεία πρέπει να περιλαμβάνουν:

• Αποδέκτης. Είναι το πρόσωπο ή το ίδρυμα στο οποίο απευθυνόμαστε μέσω ταχυδρομείου. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία διευθύνσεις, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Bcc (τυφλό αντίγραφο) αντί για "προς", έτσι ώστε να μην αποκαλύπτονται οι διευθύνσεις άλλων σε αυτούς που λαμβάνουν την αλληλογραφία. Επιπλέον, δεν φαίνεται καλό να στέλνουμε ένα συλλογικό email εάν αναμένουμε να έχουμε μια εξατομικευμένη απάντηση. Είναι καλύτερο να στείλετε ένα μεμονωμένο email σε κάθε παραλήπτη.
  instagram story viewer
• Υπόθεση. Είναι το θέμα της αλληλογραφίας, ο λόγος αποστολής της. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να είμαστε σύντομοι, συγκεκριμένοι και πλήρεις, δηλαδή να λέμε σε μια πρόταση αυτό που θέλουμε. Εάν το email μας αφορά συγκεκριμένο αίτημα, θα πρέπει να θέσουμε το θέμα "αίτημα για xxx". Εάν πρόκειται να αναζητήσετε εργασία ή τόπο σπουδών, είναι κατάλληλο κάτι όπως "εφαρμογή στη θέση του xxx" ή "εφαρμογή στο πρόγραμμα του xxx". Αν θέλουμε να παραδώσουμε ένα έγγραφο, ας ποντάρουμε απλά στο περιγραφή του εν λόγω εγγράφου: "έκθεση πωλήσεων" ή "παρουσίαση για αύριο".
• Σώμα email. Εκεί θα γράψουμε το περιεχόμενο του email. Προσπαθήστε πάντα να είστε σύντομοι και όσο το δυνατόν πιο επαγγελματίες. Αυτό το τμήμα μπορεί να υποδιαιρεθεί σε:
  • Χαιρετισμός ή χαιρετισμός. Όλη η αλληλογραφία ξεκινά με μια γραμμή για να πει σε ποιον απευθύνεται η αλληλογραφία. Συχνά χρησιμοποιείται η φράση "εκτιμημένος" ή "σεβαστός" και το όνομα σε ποιον ή σε ποιον απευθυνόμαστε. Για παράδειγμα: "Αγαπητέ καθηγητά Montoya" ή "Σεβαστά μέλη της κριτικής επιτροπής", ή "Αγαπητέ Enrique Zuloaga". Αυτή η γραμμή πρέπει να εμφανίζεται μόνη της στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Περιεχόμενο. Ξεκινώντας μια γραμμή κάτω από τον χαιρετισμό, αυτό είναι το τμήμα στο οποίο λέμε αυτό που θέλουμε ή για το περιεχόμενο της αλληλογραφίας μας. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε έναν μακρινό αλλά φιλικό τόνο, με προσευχές Σύντομη και επίκαιρη, σχηματίζοντας σύντομες παραγράφους, όπου η κάθε μία πραγματεύεται ένα συγκεκριμένο θέμα. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φράσεις όπως "Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας απευθυνθώ". ή "Σας γράφω αυτήν τη φορά στο". Επιπλέον, εάν στείλουμε συνημμένα έγγραφα, θα πρέπει να αναφέρεται σε αυτήν την ενότητα.
  • Κλείσιμο. Είναι επίσης μέρος των επίσημων πρωτοκόλλων της αλληλογραφίας και τείνει να είναι μια μόνο πρόταση στο τέλος της αλληλογραφίας, αφήνοντας κενό χώρο όταν τελειώσει το περιεχόμενο. Συνήθως είναι μια φράση ευγένειας με την οποία καλούμε τον αναγνώστη να απαντήσει, όπως "Με εκτίμηση" "Δεν υπάρχει κανένα άλλο ειδικό στοιχείο για να αναφέρετε", "Ευχαριστούμε για την προσοχή σας" ή "Περιμένουμε την προτροπή σας απάντηση".
  • Εταιρεία. Η υπογραφή είναι το τελευταίο πράγμα που περιλαμβάνεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περιλαμβάνει το πλήρες όνομά μας, ή σε περίπτωση που το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μέρος μιας συμβολοσειράς ή μιας ανταλλαγής, τα αρχικά μας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η υπογραφή μπορεί να συνοδεύεται από τον αριθμό εγγράφου μας ή την περιγραφή της θέσης μας, για παράδειγμα: «Miguel Yepez "και παρακάτω:" Συντονιστής πωλήσεων "και στη συνέχεια ο αριθμός τηλεφώνου μας σε περίπτωση που ο αναγνώστης επιθυμεί να δημιουργήσει έναν άλλο τύπο επικοινωνία.

• Συνημμένα αρχεία. Πρέπει πάντα να επισυνάπτουμε αυτό που ανακοινώνουμε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως είναι σκόπιμο πριν από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ελέγξουμε ότι το έχουμε επισυνάψει και ότι είναι, στην πραγματικότητα, το υποδεικνυόμενο αρχείο.

Παραδείγματα επίσημης αλληλογραφίας

1. Επίσημη αλληλογραφία για να ζητήσετε ακαδημαϊκή έκθεση

Για: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Από: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Θέμα: Αίτημα ακαδημαϊκής έκθεσης

Αγαπητοί κύριοι του Εθνικού Πανεπιστημίου:

Έχω τη χαρά να σας γράψω για να ζητήσω την έκδοση ακαδημαϊκής έκθεσης στο όνομά μου, με την οποία Φιλοδοξώ να ανταγωνιστώ για την ανάθεση υποτροφίας για το πρόγραμμα πρακτικής άσκησης κατά το επόμενο σχολικό έτος. Για το λόγο αυτό, θα ήταν πολύ βολικό να έχουμε την έκθεση το συντομότερο δυνατό.

Ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την προσοχή σας και τα καλά γραφεία,

Με εκτιμιση,
Μάρκο Ραμπανάλ
Φοιτητικό # 846593

1. Επίσημη αλληλογραφία για υποβολή αίτησης για θέση επιθεωρητή ποιότητας

Για: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Από: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Θέμα: Για τη θέση του επιθεωρητή ποιότητας

Σεβαστοί κ.κ. από την Exxon:

Το όνομά μου είναι Ana Mendez, έχω πτυχίο στο διεθνές εμπόριο με μεγάλη εμπειρία σε θέματα εισαγγελείς, και με ενδιαφέρει η θέση του επιθεωρητή ποιότητας, την οποία καταλαβαίνω ότι είναι επί του παρόντος κενός. Σας επισυνάπτω το βιογραφικό μου, για να το λάβετε υπόψη στις διαδικασίες επιλογής σας. Είμαι βέβαιος ότι η εμπειρία και η κατάρτισή μου θα με καταστήσει κατάλληλο υποψήφιο για τον αναγνωρισμένο οργανισμό σας.

Χωρίς κανένα άλλο ιδιαίτερο στοιχείο για να αναφερθώ,

Ειλικρινά δικός σου,

Άνα Μέντεζ
Τηλέφωνο: +99 3923 1734

1. Επίσημη αλληλογραφία για την ειδοποίηση απόρριψης αίτησης πίστωσης

Για: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Από: [προστασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]
Θέμα: Το αίτημά σας για πίστωση

Αγαπητέ Μιγκέλ:

Σας γράφω για να σας χαιρετήσω και να σας ενημερώσω ότι η επιτροπή αξιολόγησης της πίστωσης εξέτασε το δικό σας έχει λάβει την απόφαση να απορρίψει την πιστωτική σας αίτηση (αριθμός αίτησης # 345648) με ημερομηνία 15/08/2021. Οι λόγοι της επιτροπής για τη λήψη αυτής της απόφασης ήταν:

192 - Έλλειψη πιστωτικής υποστήριξης

Σημειώστε ότι μπορείτε να υποβάλετε ένα νέο αίτημα μέσω των τακτικών διαύλων, χωρίς αυτό το αποτέλεσμα να επηρεάζει με οποιονδήποτε τρόπο τις μελλοντικές εκτιμήσεις της επιτροπής.

Με εκτιμιση,

Χόρχε Περέιρα
Credit Executive
Υποκατάστημα 004 - Τράπεζα Επενδύσεων

Βιβλιογραφικές αναφορές:

• "Γλωσσικό μητρώο" στο Βικιπαίδεια.
• "Πώς να γράψετε ένα επίσημο email" στο Infobae.
• "Πώς να γράψετε ένα επίσημο email;" στο Ποντιφικό Καθολικό Πανεπιστήμιο του Περού.

Τι είναι η επίσημη γλώσσα;

Ονομάζεται επίσημη γλώσσα o επίσημη γλωσσική καταχώριση σε έναν από τους τρόπους χρήσης της γλώσσας, στον οποίο δίνεται μεγαλύτερη προσοχή τους κανόνες διόρθωσης και πρωτοκόλλων ευγένειας, αφού η κατάσταση απαιτεί θεραπεία γεμάτος σεβασμό. Είναι το προτεινόμενο μητρώο για επικοινωνία με ιδρύματα, άτομα μεγαλύτερης ιεραρχίας ή σε κοινωνικές εκδηλώσεις μεγάλης σημασίας. Σε γενικές γραμμές, η επίσημη γλώσσα χαρακτηρίζεται από:

Ακολουθήστε με: