Λογιστικές Εγγραφές (Επεξηγημένα Παραδείγματα)

Οι λογιστικές εγγραφές, γνωστές και ως λογιστικά αρχεία ή ημερολογιακές εγγραφές, είναι τα οικονομικά γεγονότα ή συναλλαγές που καταγράφονται στα λογιστικά βιβλία μιας εταιρείας. Κάθε φορά που πραγματοποιείται μια οικονομική συναλλαγή, όπως πώληση, αγορά, πληρωμή μισθού ή πληρωμή τιμολογίου, πραγματοποιείται λογιστική εγγραφή για την ορθή καταγραφή της.

Φανταστείτε τις λογιστικές εγγραφές ως το οικονομικό ημερολόγιο μιας εταιρείας, όπου καταγράφονται όλες οι κινήσεις χρημάτων και πόρων. Κάθε λογιστική εγγραφή περιλαμβάνει σχετικές πληροφορίες, όπως την ημερομηνία της συναλλαγής, μια σαφή περιγραφή της συναλλαγής, τους λογαριασμούς που επηρεάζονται και τα σχετικά ποσά. Αυτά τα αρχεία αποτελούν τη βάση για τη δημιουργία οικονομικών εκθέσεων και την ανάλυση της οικονομικής υγείας μιας εταιρείας.

Σημασία των λογιστικών εγγραφών

Οι λογιστικές εγγραφές είναι απαραίτητες στη χρηματοοικονομική λογιστική για διάφορους λόγους:

• Ακριβής καταγραφή των συναλλαγών: Οι λογιστικές εγγραφές μας επιτρέπουν να διατηρούμε ακριβές και λεπτομερές αρχείο όλων των οικονομικών συναλλαγών που πραγματοποιούνται σε μια εταιρεία. Αυτό μας βοηθά να έχουμε μια σαφή και ενημερωμένη εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας ανά πάσα στιγμή.
• Κανονιστική και νομική συμμόρφωση: Οι λογιστικές εγγραφές διασφαλίζουν ότι μια εταιρεία συμμορφώνεται με τις λογιστικές αρχές και τους ισχύοντες νομικούς κανονισμούς. Παρέχουν τα απαραίτητα στοιχεία για την υποστήριξη των στοιχείων και των γνωστοποιήσεων στις οικονομικές εκθέσεις και διευκολύνουν τον εξωτερικό και εσωτερικό έλεγχο.
• Ενημερωμένη Λήψη Αποφάσεων: Οι λογιστικές εγγραφές παρέχουν αξιόπιστες και έγκαιρες οικονομικές πληροφορίες που είναι απαραίτητες τόσο για τη βραχυπρόθεσμη όσο και για τη μακροπρόθεσμη λήψη αποφάσεων. Οι διευθυντές και οι ιδιοκτήτες μπορούν να αναλύσουν τις λογιστικές εγγραφές για να αξιολογήσουν την οικονομική απόδοση της εταιρείας, να εντοπίσουν τομείς προς βελτίωση και να λάβουν τεκμηριωμένες στρατηγικές αποφάσεις.
• Χρηματοοικονομική ανάλυση και αναφορά: Οι λογιστικές εγγραφές αποτελούν τη βάση για τη δημιουργία οικονομικών αναφορών όπως ο ισολογισμός, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και οι ταμειακές ροές. Αυτές οι αναφορές παρέχουν μια επισκόπηση της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας και είναι χρησιμοποιείται από επενδυτές, δανειστές και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη για την αξιολόγηση της απόδοσής του και στερεότητα.

Πώς καταγράφονται οι λογιστικές εγγραφές

Οι λογιστικές εγγραφές καταγράφονται χρησιμοποιώντας μια τυπική μορφή που ονομάζεται "διπλή εγγραφή" ή "οικονομική δυαδικότητα". Αυτή η αρχή ορίζει ότι κάθε οικονομική συναλλαγή έχει τουλάχιστον δύο μέρη: μια εισροή και μια παραγωγή χρήματος ή αξίας. Επομένως, κάθε λογιστική εγγραφή πρέπει να επηρεάζει τουλάχιστον δύο λογαριασμούς στο λογιστικό σύστημα.

Για να κατανοήσουμε καλύτερα πώς καταγράφονται οι λογιστικές εγγραφές, ας δούμε ένα απλό παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση πουλά προϊόντα αξίας 1.000 $ σε μετρητά. Το λογιστικό αρχείο για αυτή τη συναλλαγή θα γίνει ως εξής:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
01/06/2023	Κουτί	$1,000
Εσοδα από πωλήσεις	$1,000

Σε αυτήν την περίπτωση, ο λογαριασμός "Μετρητά" χρεώνεται με 1.000 $, υποδεικνύοντας την εισροή μετρητών ως αποτέλεσμα της πώλησης. Με τη σειρά του, ο λογαριασμός "Έσοδα από πωλήσεις" πιστώνεται με 1.000 $, που αντιπροσωπεύει το εισόδημα που δημιουργείται από την πώληση. Το άθροισμα των ποσών που χρεώνονται και πιστώνονται σε μια λογιστική εγγραφή πρέπει να είναι πάντα το ίδιο, διατηρώντας το λογιστικό υπόλοιπο.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η επιλογή των λογαριασμών που θα χρεωθούν και θα πιστωθούν σε μια λογιστική εγγραφή εξαρτάται από τη φύση της συναλλαγής και το λογιστικό σύστημα που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Οι λογιστικές εγγραφές πρέπει να αντικατοπτρίζουν πιστά την οικονομική πραγματικότητα της συναλλαγής και να ακολουθούν τις καθιερωμένες λογιστικές πολιτικές.

Ακολουθήστε με:

• μετακίνηση οφειλετών
• κίνηση των πιστωτών

Τύποι λογιστικών εγγραφών

Υπάρχουν διάφοροι τύποι λογιστικών εγγραφών που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή διαφορετικών οικονομικών γεγονότων ή συναλλαγών. Εδώ θα εξερευνήσουμε μερικούς από τους πιο συνηθισμένους τύπους:

ανοιγόμενα καθίσματα

Αυτές οι εγγραφές χρησιμοποιούνται στην αρχή μιας λογιστικής περιόδου για το άνοιγμα λογαριασμών και τη μεταφορά των αρχικών υπολοίπων στη νέα περίοδο. Για παράδειγμα, καταγράφονται τα περιουσιακά στοιχεία, οι υποχρεώσεις και το αρχικό κεφάλαιο.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία ξεκινά μια νέα λογιστική περίοδο την 1η Ιανουαρίου 2023 και έχει τα ακόλουθα αρχικά υπόλοιπα:

• Κουτί: 5.000 $
• Εισπρακτέοι λογαριασμοί: $2.000
• Αποθέματα: $10.000
• Πληρωτέοι λογαριασμοί: $3.000
• Ίδιο κεφάλαιο: $14.000

Η εγγραφή ανοίγματος θα καταγράφει αυτά τα αρχικά υπόλοιπα στους αντίστοιχους λογαριασμούς. Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου καταγραφής αυτής της συναλλαγής:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
01/01/2023	Κουτί	$5,000
Εισπρακτέοι λογαριασμοί	$2,000
αποθέματα	$10,000
Πληρωτέοι λογαριασμοί	$3,000
Κεφάλαιο	$14,000

Σε αυτήν την καταχώρηση, τα μετρητά, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί και τα αποθέματα χρεώνονται για τα αντίστοιχα αρχικά τους υπόλοιπα. Με τη σειρά τους, οι πληρωτέοι λογαριασμοί και το κεφάλαιο πιστώνονται με τα αντίστοιχα αρχικά τους υπόλοιπα.

κλείσιμο καταχωρήσεων

Στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου, πραγματοποιούνται εγγραφές κλεισίματος για τη μεταφορά των υπολοίπων των λογαριασμών εσόδων και εξόδων στο λογαριασμό κεφαλαίου ή κερδών εις νέο. Αυτό προετοιμάζει το λογιστικό σύστημα για την επόμενη περίοδο.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι στο τέλος του οικονομικού έτους, μια εταιρεία πρέπει να κλείσει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων για να προετοιμαστεί για τη νέα λογιστική περίοδο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα καταχώρισης κλεισίματος για τη μεταφορά των υπολοίπων των λογαριασμών εσόδων και εξόδων στον λογαριασμό Κέρδη εις νέο:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
31/12/2023	Εσοδα από πωλήσεις	$50,000
Λειτουργικές δαπάνες	$30,000
Συσσωρευμένα αποτελέσματα	$30,000	$50,000

Σε αυτήν την καταχώριση κλεισίματος, ο λογαριασμός Λειτουργικών Εξόδων χρεώνεται για το υπόλοιπό του και ο λογαριασμός Έσοδα από πωλήσεις πιστώνεται για το υπόλοιπό του. Στη συνέχεια, ο λογαριασμός εις νέον πιστώνεται με το συνολικό ποσό των εξόδων και μεταφέρεται το υπόλοιπο των εσόδων.

ρυθμίζοντας τις καταχωρήσεις

Οι εγγραφές προσαρμογής γίνονται για τη διόρθωση και την ενημέρωση των λογιστικών αρχείων στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου. Αυτές οι εγγραφές χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση των δεδουλευμένων εσόδων και εξόδων, την καταγραφή των αποσβέσεων των περιουσιακών στοιχείων, την προσαρμογή των εισπρακτέων ή πληρωτέων λογαριασμών, μεταξύ άλλων.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι στο τέλος του μήνα, μια εταιρεία πρέπει να προσαρμόσει το λογαριασμό Έξοδα Τόκων για τους τόκους που κέρδισε κατά τη διάρκεια της περιόδου. Ακολουθεί ένα παράδειγμα εισαγωγής προσαρμογής:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
31/01/2023	Εξοδα για τόκους	$500
Καταβλητέοι τόκοι	$500

Σε αυτήν την εγγραφή προσαρμογής, ο λογαριασμός Έξοδα Τόκων χρεώνεται για το ποσό των τόκων που κερδήθηκαν. Με τη σειρά του, ο πληρωτέος τόκος πιστώνεται για να αντικατοπτρίζει την υποχρέωση καταβολής τέτοιου τόκου.

εγγραφές μισθοδοσίας

Οι εγγραφές μισθοδοσίας χρησιμοποιούνται για την καταγραφή πληρωμών μισθών και σχετικών μειώσεων, όπως φόροι, κοινωνική ασφάλιση και παροχές εργαζομένων.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία πληρώνει τους μισθούς των εργαζομένων της την τελευταία ημέρα κάθε μήνα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα εγγραφής μισθοδοσίας για την καταγραφή της πληρωμής των μισθών:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
30/06/2023	Προσωπικά έξοδα	$10,000
Κουτί	$10,000

Σε αυτήν την καταχώρηση μισθοδοσίας, ο λογαριασμός Εξόδων Προσωπικού χρεώνεται για το συνολικό ποσό των καταβληθέντων μισθών. Με τη σειρά του, ο λογαριασμός μετρητών πιστώνεται για να αντικατοπτρίζει την εκροή μετρητών.

Εγγραφές αγορών και πωλήσεων

Αυτές οι εγγραφές χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των συναλλαγών αγοράς και πώλησης αγαθών ή υπηρεσιών. Για παράδειγμα, καταγράφονται οι αγορές αποθεμάτων, οι πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν και οι σχετικοί φόροι.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση κάνει μια αγορά με μετρητά αποθέματος αξίας 5.000 $. Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου καταγραφής αυτής της συναλλαγής:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
10/06/2023	αποθέματα	$5,000
Κουτί	$5,000

Σε αυτήν την καταχώρηση, ο λογαριασμός Αποθέματα χρεώνεται για το ποσό της αγοράς αποθέματος. Με τη σειρά του, ο λογαριασμός μετρητών πιστώνεται για να αντικατοπτρίζει την εκροή μετρητών για πληρωμή μετρητών.

Τώρα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία πουλά προϊόντα αξίας 2.000 $ με πίστωση. Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου καταγραφής αυτής της συναλλαγής:

Ημερομηνία	λογαριασμός	Πρέπει να	Να έχω
15/06/2023	Εισπρακτέοι λογαριασμοί	$2,000
Εσοδα από πωλήσεις	$2,000

Σε αυτήν την καταχώρηση, ο λογαριασμός Απαιτούμενος Λογαριασμός χρεώνεται για το ποσό της πώλησης με πίστωση. Με τη σειρά του, ο λογαριασμός Εισοδήματος Πωλήσεων πιστώνεται για να καταγράψει το εισόδημα που δημιουργείται από την πώληση.