Πώς να γράψετε ένα γράμμα;

Δεν είναι πολύ χρήσιμο να ενημερώνουμε τους πελάτες, αν πρόκειται να το κάνουμε με στυλ και χειρισμό λέξεων που είναι βαριές για ανάγνωση ή που δεν είναι καλά κατανοητές.
Σε αυτό το έγγραφο θα προσπαθήσουμε να διδάξουμε τα γενικά κλειδιά για τη σωστή σύνταξη επαγγελματικών επιστολών και τα διαφορετικά μέρη που πρέπει να υποδείξουμε για να επιτύχουμε καλή επικοινωνία στο τέλος: Στην ουσία, για να λάβουμε μια απάντηση που είναι ικανοποιητικός.
Σε ένα ανθρώπινο περιβάλλον όπως μια εταιρεία, εμφανίζονται προβλήματα επικοινωνίας και η επίλυσή τους είναι πολύ σημαντική. Η εταιρεία πρέπει να αλληλεπιδράσει με τον εξωτερικό κόσμο, προκειμένου να μην χάσει τους κύριους στόχους της, που είναι να είναι σε θέση να προσφέρουν τα προϊόντα που κατασκευάζουν στις αγορές.
Πολλές φορές, μια εταιρεία εκπλήσσεται και δεν καταλαβαίνει γιατί αφού καταβάλλει μεγάλες προσπάθειες για να τη διατηρήσει πελάτες σε θέματα που τους ενδιαφέρουν, δεν τους καταφέρνουν να συνειδητοποιήσουν ή δεν λάβουν απάντηση ικανοποιητικός. Μέσω μιας εύκολης ανάλυσης είναι δυνατό να φανταστεί κανείς ότι σε αυτά τα θέματα, αυτός που λαμβάνει το μήνυμα δεν έχει κατανοήσει την ιδέα γιατί, ή έχει πολύ μεγάλο κείμενο, ή ίσως είναι γραμμένο με λέξεις που είναι πολύ βαριές ή δύσκολες κατανόηση.

Τώρα, αυτά τα ιδρύματα πρέπει να επανεξετάσουν ότι αυτό που κάνουν είναι να στέλνουν χώρους αγάπης στο κοινό τους. Η ανάγκη να τα αποπλανήσετε εξαρτάται από τη σωστή χρήση διαφόρων αισθητικών προτύπων και από τη σωστή δομή περιεχομένου.
Ακολουθούν ορισμένες σωστές οδηγίες για όλους τους τύπους γραφής:
- Να είστε προσεκτικοί στην ορθογραφία. Τα ορθογραφικά λάθη στρεβλώνουν το αποτέλεσμα που θέλουμε να μεταδώσουμε, το υποσυνείδητο τους συλλαμβάνει και η εικόνα της απόρριψης δημιουργείται ανεπανόρθωτα.
- Σημεία στίξης: Παραδόξως, μια περίσσεια κόμμα κάνει ένα γράμμα πιο δύσκολο να διαβαστεί. Οι πληροφορίες φορτώνονται εκ νέου και επιτυγχάνεται επίδραση στη βαρύτητά του, πρέπει επομένως να χρησιμοποιήσουμε τα σημεία στίξης στο κατάλληλο μέτρο.
- Τυπογραφία. Αυτό είναι το σύνολο των χαρακτήρων που χρησιμοποιούμε κατά τη σύνταξη των εγγράφων μας. Προγράμματα τύπου Word διευκολύνουν τη χρήση διαφορετικών γραμματοσειρών. Η εταιρική εικόνα πρέπει πάντα να χρησιμοποιεί την ίδια γραμματοσειρά για όλα τα κείμενα.
- Ευθυγραμμία: Μια καλή ευθυγράμμιση διευκολύνει τη σωστή ανάγνωση και την κάνει ευχάριστη στο μάτι. Πρόκειται για τη φροντίδα της αισθητικής και της ομοιομορφίας των γραπτών. Συνιστάται αιτιολόγηση σωστού περιθωρίου για να αποφευχθεί η δημιουργία μίας ακατάστατης εικόνας
- Συνιστάται επίσης η χρήση διπλού διαστήματος μεταξύ γραμμών.
- Χρησιμοποιήστε έντονους, υπογραμμισμένους και πλάγιους χαρακτήρες μόνο για να επισημάνετε τις σχετικές λέξεις στο γράμμα, χωρίς να το καταχραστείτε, ώστε να μην πέσετε σε υπερβολικές φράσεις που υπερφορτώνουν το περιεχόμενο.
- Πρέπει να είναι γνωστό ότι ως κοινός κανόνας μια σύντομη παράγραφος σας προσκαλεί να διαβάσετε με πιο ευχάριστο τρόπο από μια μακρά παράγραφο.
Εκτός από αυτές τις αισθητικές οδηγίες, πρέπει επίσης να επικεντρωθούμε στους στόχους για τους οποίους γράφουμε το έγγραφο, έτσι ώστε ο πελάτης να δώσει προσοχή στον στόχο μας.
- Είναι σημαντικό να γνωρίζετε εκ των προτέρων τον τύπο του πελάτη ή τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων στην οποία πρόκειται να στείλουμε τις επιστολές μας. Όσο καλύτερα γνωρίζουμε το κοινό, τόσο καλύτερα θα γνωρίζουμε πώς να προσεγγίζουμε τη γραφή.
- Επομένως, είναι βολικό να χωρίζουμε τη βάση δεδομένων πελατών μας σε συγκεκριμένες ομάδες. Και μετά, δημιουργήστε μια διαφορετική στρατηγική επικοινωνίας για κάθε ομάδα.
- Και τέλος, πρέπει να τακτοποιήσουμε τις ιδέες και τα πληροφοριακά δεδομένα έτσι ώστε να διευκολύνει τη συγγραφή:
- Μια εισαγωγή
- Ο σκοπός: Τραβήξτε την προσοχή μας
- Το περιεχόμενο: Οι πληροφορίες για τις οποίες επικοινωνούμε, προσαρμόζονται στη συγκεκριμένη ομάδα.
- Αποτέλεσμα: Υπόλοιπες δευτερεύουσες πληροφορίες.
- Ένα εγκάρδιο αντίο: προσαρμόζεται επίσης στον τύπο των ατόμων που κατευθύνονται.
Με την εφαρμογή αυτών των οδηγιών θα αποκτήσουμε χρήσιμα εμπορικά έγγραφα που θα αποτυπώσουν το ενδιαφέρον του κοινού και των πιθανών μελλοντικών πελατών μας.
Είναι επίσης σημαντικό να ξεχωρίζουμε από τους υπόλοιπους ανταγωνιστές μας μέσω της προσωπικής μας πινελιάς, μερικοί αστείο σχόλιο ή που ξεχωρίζει που μας κάνει ξεχωριστούς, εδώ η ικανότητά μας δημιουργικότητα. Κάποια φράση ή σύνθημα όπως "ΕΑΝ ΧΡΕΙΑΖΕΤΕ, ΕΧΟΥΜΕ" ...
Τέλος, είναι βολικό να ταξινομούνται τα έγγραφά μας και να τα διατηρούνται σε τάξη και να πραγματοποιούνται περιοδικά οι μελέτες σχετικό για να μάθουμε τι είδους γράμμα επιτυγχάνει τους καλύτερους στόχους, με αυτόν τον τρόπο θα μάθουμε από τα λάθη μας.