Πώς δομούνται οι κύκλοι ποιότητας

Είναι μια ομάδα υπαλλήλων του ίδιου ιδρύματος ή εταιρείας που εκτελούν παρόμοια καθήκοντα και συναντώνται οικειοθελώς τακτικά, κατά τις εργάσιμες ώρες, για τον εντοπισμό των αιτίων των προβλημάτων στην εργασία τους και την πρόταση λύσεων στο διαχείριση.
Οι συναντήσεις τους διαρκούν γενικά περίπου μία ώρα και πραγματοποιούνται μία ή δύο φορές την εβδομάδα κατά τη διάρκεια ή μετά τις κανονικές εργάσιμες ώρες. Τα μέλη ενός κύκλου ποιότητας λαμβάνουν συνήθως υπερωρίες αν συναντηθούν μετά την ολοκλήρωση της εργασίας. Συνήθως λαμβάνουν οκτώ ή περισσότερες ώρες επίσημης εκπαίδευσης στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και σε ομαδικές διαδικασίες, γνώση που εφαρμόζουν στις συναντήσεις τους. Δεν είναι σύνηθες για τους κύκλους ποιότητας να έχουν την εξουσία να εκτελούν τις λύσεις που προτείνουν, χωρίς να τις υποβάλλουν στη διοίκηση. Οι κύκλοι ποιότητας ήταν μια οργανωτική μόδα της δεκαετίας του 1980, αλλά σήμερα αντικαθίστανται από ομάδες με την εξουσία να αποφασίζουν και να ενεργούν. Η ενδυνάμωση βελτιστοποιεί τη λήψη αποφάσεων, μειώνει την ανάγκη να στραφεί σε πολλούς διαχειριστές και δημιουργεί μεγαλύτερη δέσμευση για την ομάδα και μεγαλύτερη αίσθηση ευθύνης τα αποτελέσματα.

Υπάρχουν χαρακτήρες που είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη των κύκλων ποιότητας:
Ο Διαμεσολαβητής. - Αυτός ή αυτή είναι υπεύθυνος για τη διεύθυνση των δραστηριοτήτων των κύκλων και τη συμμετοχή τους στις συναντήσεις τους. Χρησιμεύει ως σύνδεσμος ή διαδρομή μεταξύ των κύκλων και του υπόλοιπου ιδρύματος και αναφέρεται σε μια υψηλή αρχή που υποστηρίζει την ιδέα των κύκλων ελέγχου ποιότητας.
Άλλες ευθύνες περιλαμβάνουν την κατάρτιση ηγετών και τη διαμόρφωση άλλων κύκλων εντός του οργανισμού. Λάβετε εξωτερική τεχνική βοήθεια όταν απαιτείται.

Ο Quality Circle Leader. - Είναι ο φυσικός επικεφαλής της ομάδας εργασίας και ταυτόχρονα το σύμβολο της υποστήριξης της διοίκησης, της κατεύθυνσης ή της ηγεσίας. Η απουσία τους από τους κύκλους ποιότητας, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, είναι πάντα επιζήμια για τη διαδικασία. Με την πάροδο του χρόνου, τα μέλη του κύκλου ποιότητας θα επιλέξουν τον ηγέτη που προτιμούν περισσότερο σύμφωνα με τις συμφωνίες τους. Εν τω μεταξύ και μέχρι να συμβεί αυτό, ο επόπτης θα είναι αυτός που θα επιλεγεί γενικά.

Οι δραστηριότητες του ηγέτη περιλαμβάνουν: Δημιουργία περιβάλλοντος συνάντησης που ενθαρρύνει τη συμμετοχή. Χρησιμοποιήστε τεχνικές αλληλεπίδρασης που δίνουν σε όλους την ευκαιρία να μιλήσουν έτσι ώστε να ακούγονται όλες οι απόψεις. Συνεργαστείτε με την ομάδα για να τους βοηθήσετε να λάβουν αποφάσεις χωρίς σύγκρουση. Βεβαιωθείτε ότι κάποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των αποφάσεων και των συμφωνιών που λαμβάνονται από τον κύκλο ποιότητας. Παρακολούθηση των προτάσεων και των ψηφισμάτων που ελήφθησαν.

Instructor.- Οργανώνει και διεξάγει εκπαιδευτικά σεμινάρια για λειτουργικό προσωπικό, επόπτες και επικεφαλής των κύκλων, καθώς και για τους υπαλλήλους που είναι μέλη των κύκλων και συμβούλους. Αρχικά, τα μαθήματα στοχεύουν στην εξήγηση των λειτουργιών που πρέπει να εκτελέσει ο καθένας στο πλαίσιο της διαδικασίας, τότε η εκπαίδευση προσανατολίζεται στη χρήση εργαλείων και τεχνικών για τον προσδιορισμό και την επίλυση του προβλήματα.

Σύμβουλος. - Συμβουλεύει τους κύκλους και ιδίως τους ηγέτες, σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των συναντήσεων, επιλύοντας τα προβλήματα και παρουσιάζοντας τις υποθέσεις στη διεύθυνση. Ο σύμβουλος παρίσταται σε όλες τις συνεδριάσεις των κύκλων που του έχουν ανατεθεί, συναντά ιδιωτικά με τους ηγέτες τους πριν και μετά κάθε συνάντηση με σκοπό να τους βοηθήσει να οργανώσουν και να αξιολογήσουν την πρόοδό τους, και υποστηρίζει εκπαιδευτικό υλικό. μελέτη.

Ο εμπειρογνώμονας. - Είναι αυτός, λόγω των επιστημονικών ή τεχνικών γνώσεών του, έχει την εξουσία να καθορίσει τη σκοπιμότητα της λύσης ή του μέτρου που προτείνει ο κύκλος ποιότητας.