Εκσυγχρονισμός αρχείων

Η εξοικονόμηση χώρου στην αποθήκευση αρχείων επιτεύχθηκε χάρη στο MICROFILM, μια ομάδα που αποτελείται από έναν προβολέα και μια φωτογραφική μηχανή 16, 35 ή 70 mm που φωτογραφίζει έγγραφα. Στη συνέχεια, ο προβολέας μέσω της οθόνης μας επιτρέπει να συμβουλεύουμε σύντομα ένα αρχείο.
Αυτό το μηχάνημα μειώνει τα έγγραφα έως και το 99 τοις εκατό του κανονικού τους μεγέθους, για παράδειγμα, μπορούν να φωτογραφηθούν 2 0,00 0 γράμματα σε ρολό 33 μέτρων μεμβράνης 16 χιλιοστών.
Στα τραπεζικά ιδρύματα οι υπογραφές των κατόχων λογαριασμού είναι μικρο-φιλμ, οπότε όταν πρέπει να επαληθεύσουν την αυθεντικότητά τους, τοποθετούνται το αρνητικό (μικροφίλμ) στον προβολέα, που εμφανίζεται στην οθόνη την απαιτούμενη υπογραφή για σύγκριση με εκείνη του εγγράφου που θα χρεωθεί.
Επί του παρόντος υπάρχει πολύ σύγχρονη τεχνολογία, όπως το ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ. Πρόκειται για μια συσκευή παρόμοια με αυτήν ενός υπολογιστή, αποτελείται από ένα αυτόματο σύστημα αρχειοθέτησης σε δίσκους οπτική-μαγνητική, η οποία έχει έναν αναγνώστη που καταγράφει με εκπληκτική ταχύτητα 40 σελίδες ανά λεπτό το ελήφθη τεκμηρίωση.

Η χωρητικότητα αποθήκευσης σε κάθε οπτικό δίσκο είναι 13.000 έγγραφα μεγέθους γραμμάτων (6.500 ανά πλευρά), τα οποία αντιπροσωπεύουν πολλά συμβατικά γραφεία αρχειοθέτησης σε έναν μόνο δίσκο. Γρήγορη σάρωση εγγράφων, ταξινόμηση κατά όνομα, θέμα, ημερομηνία και αριθμό. Όταν απαιτείται ένα έγγραφο, μπορείτε να το εκτυπώσετε αμέσως.
Οι μεγάλες εταιρείες ή ιδρύματα καλούνται να χρησιμοποιήσουν αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης, λόγω της ανάγκης που έχουν κατά το χειρισμό μεγάλου όγκου εγγράφων.