Ορισμός των αρχείων (Διαχείριση εγγράφων)

Τυποποιημένες τεχνικές για τη διαχείριση εγγράφων σε έναν οργανισμό ή οντότητα

Η έννοια της αρχειοθέτησης ή της διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιείται στο δικό μας Γλώσσα για να ονομάσουμε τις τυποποιημένες τεχνικές που χρησιμοποιήθηκαν κατόπιν αιτήματος του διαχείριση εγγράφων που ανήκουν σε οργανισμό ή οντότητα, εταιρεία ή βιβλιοθήκη, για να αναφέρουμε μερικά κοινά παραδείγματα.

Μια παλιά πειθαρχία που εξελίχθηκε φανταστικά χάρη στις νέες τεχνολογίες

Πρέπει να δείξουμε ότι αν και οι τεχνικές και οι πρακτικές που εφαρμόζονται έχουν αλλάξει και εξελίσσεται ως άμεση συνέπεια της προόδου του νέου τεχνολογίες σχεδόν σε όλους τους τομείς, και φυσικά το αρχείο δεν ήταν η εξαίρεση, πρέπει να πούμε ότι το αρχείο είναι σίγουρα ένα παλιό και που έχει αναπτυχθεί από τον άνθρωπο από αμνημονεύτων χρόνων πριν από την επιτακτική ανάγκη τεκμηρίωσης, να αφήσει ένα διοικητικό, νομικό ή εμπορικό αποτύπωμα όλων πόσο κάνει.

Για να μας δώσει μια ιδέα για το τεράστιο εξέλιξη

ότι υπήρχε στο θέμα των υποστηρίξεων και των τεχνικών του αποθήκευση Αρκεί να πούμε ότι οι πιο πρωτόγονοι άντρες υπέβαλαν τα «έγγραφά τους» σε φύλλα πάπυρου ή σε πηλό, ενώ αυτά του σήμερα το κάνουν στο υπολογιστή ή οποιαδήποτε άλλη ηλεκτρονική συσκευή.

Η μεγάλη συμβολή του υπολογιστή και του Διαδικτύου

Υπό αυτήν την έννοια, δεν μπορούμε να το αγνοήσουμε αυτό χρήση υπολογιστή και η επακόλουθη ανάπτυξη του Διαδίκτυο έχουν επιτρέψει μια μεγάλη πρόοδο στο θέμα της διαχείρισης εγγράφων κάνοντας το αποστολή τόσο όσον αφορά την αποθήκευση πληροφοριών όσο και την ανάκτηση εγγράφων αποθηκευμένο.

Διότι φυσικά πριν, όσοι ήταν υπεύθυνοι για αυτό το έργο, αρχειονόμοι, βιβλιοθηκονόμοι ή αρχειοθέτες, μεταξύ άλλων ονομάτων που έχουν αποδοθεί σε αυτούς που αυτό το καθήκον, έπρεπε να χρησιμοποιήσουν και να χρησιμοποιήσουν βαριά βιβλία εγγραφής, κάρτες, φακέλους, κουτιά, ράφια, ενώ τώρα μόνο ένα κλικ αρκεί για να καθορίσει ο αρχείο καθώς και την ανάκτηση εγγράφων ή έργων.

Κύριες εργασίες που εκτελεί

Βασικά, το αρχείο θα ασχοληθεί με: δημιουργία και καθιέρωση μιας σειράς προτύπων και πρακτικών που επιτρέπουν τον προσδιορισμό των εγγράφων που αρχειοθετούνται, ανάκτηση πληροφοριών από αυτούς, ο χρόνος που πρέπει να παραμείνουν αρχειοθετημένοι στην περίπτωση εκείνων που μπορούν να εξαλειφθούν μετά από κάποιο χρονικό διάστημα και αντίθετα πρέπει εγγυάται το διατήρηση για πάντα εκείνα τα έγγραφα που έχουν μεγάλη αξία.

Θέματα στο Αρχείο (Διαχείριση Εγγράφων)