Kuidas ametlikku e -kirja kirjutada?

Kuidas ametlikku e -kirja kirjutada?

A ametlik meil on see, mille peame kirjutama olulise asja jaoks, näiteks tööle kandideerimiseks, institutsiooniga suhtlemiseks, tegemiseks äri või väljendada teavet lugupidavalt ja ametlikult, mitte kõnekeeles.

Nagu muud tüüpi kirjutamisel, järgivad ametlikud e -kirjad protokolli ja järgivad teatavaid eeskirju keelekasutusele, nii et nende kirjutamisel on oluline arvestada selliste põhiaspektidega nagu järgnev:

Ametliku e -kirja osad

Neid üldisi kaalutlusi arvesse võttes võime jätkata ametliku e -kirja kirjutamist. Kõik ametlikud kirjad peavad sisaldama järgmist:

• Adressaat. See on isik või asutus, kellele me posti saadame. Kui aadressi on rohkem kui üks, on soovitav kasutada "kuni" asemel välja Pimekoopia (pime koopia), et mitte avaldada teiste inimeste aadresse posti saajatele. Lisaks ei tundu hea saata kollektiivset e -kirja, kui me ootame isikupärastatud vastust. Parim on saata igale adressaadile individuaalne e -kiri.
• Asi. See on kirja teema, selle saatmise põhjus. Sel juhul peame olema lühikesed, konkreetsed ja täielikud, see tähendab, et peame lausega ütlema, mida tahame. Kui meie e -kiri puudutab konkreetset päringut, peaksime sisestama teema „xxx taotlus”. Kui soovitakse otsida tööd või õppekohta, sobib näiteks „kandideerimine ametikohale xxx” või „kandideerimine xxx programmi”. Kui tahame dokumendi kohale toimetada, panustame lihtsalt
  instagram story viewer
  kirjeldus kõnealuse dokumendi kohta: "müügiaruanne" või "homse esitlus".
• E -kirja sisu. See on koht, kus me kirjutame e -kirja sisu. Püüdke alati olla lühike ja võimalikult professionaalne. Selle segmendi võib jagada järgmisteks osadeks:
  • Tervitus või tervitus. Kõik kirjad algavad reaga, mis ütleb, kellele kiri on adresseeritud. Sageli kasutatakse fraasi "lugupeetud" või "lugupeetud" ja nime, kelle või kelle poole me pöördume. Näiteks: "Lugupeetud professor Montoya" või "Austatud žüriiliikmed" või "Kallis Enrique Zuloaga". See rida peab e -kirja alguses üksi minema.
  • Sisu. Tervitamise all rida alustades on see segment, kus me ütleme, mida tahame või millest meie kiri räägib. Soovitav on kasutada kauge, kuid sõbralikku tooni koos palveid Lühidalt ja konkreetselt, moodustades lühikesi lõike, millest igaüks käsitleb konkreetset teemat. Võime kasutada selliseid fraase nagu "Mul on hea meel teie poole pöörduda". või "kirjutan teile seekord". Lisaks, kui saadame lisatud dokumente, tuleks seda selles jaotises mainida.
  • Sulgemine. See on ka osa posti ametlikest protokollidest ja kipub olema üks lause kirja lõpus, jättes sisu lõppedes tühja ruumi. See on tavaliselt viisakusfraas, millega palume lugejal vastata, näiteks "Lugupidamisega" "Pole muud konkreetset, millele viidata", "Tänan tähelepanu eest" või "Ootan teie viipa vasta ".
  • Kindel. Allkiri on viimane asi, mis meili põhiosasse läheb ja sisaldab meie täisnime või juhul, kui e -kiri on stringi või teabevahetuse osa, meie initsiaale. Mõnel juhul võib allkirjaga kaasas olla meie dokumendi number või meie positsiooni kirjeldus, näiteks: „Miguel Yepez "ja allpool:" Müügikoordinaator "ja seejärel meie telefoninumber juhuks, kui lugeja soovib luua muud tüüpi suhtlemine.

• Lisatud failid. Peame alati lisama selle, mille me välja kuulutame, e -kirja sisusse, seega on soovitatav enne e -kirja saatmist kontrollida, kas oleme selle lisanud ja kas see on tegelikult näidatud fail.

Ametliku posti näited

1. Ametlik kiri akadeemilise aruande taotlemiseks

Jaoks: [e -post kaitstud]
Saatja: [e -post kaitstud]
Teema: akadeemilise aruande taotlus

Lugupeetud rahvusülikooli härrad:

Mul on rõõm teile kirjutada, et taotleda minu nimel akadeemilise aruande väljastamist, millega Soovin järgmisel õppeaastal võistelda praktikaprogrammi stipendiumi eraldamise nimel. Sel põhjusel oleks väga mugav aruanne võimalikult kiiresti kätte saada.

Tänan juba ette tähelepanu ja heade kontorite eest,

Lugupidamisega
Marco Rabanal
Õpilane # 846593

1. Ametlik kiri kvaliteedikontrolöri ametikoha taotlemiseks

Jaoks: [e -post kaitstud]
Saatja: [e -post kaitstud]
Teema: kvaliteedikontrolöri ametikohale

Austatud härrad. firmalt Exxon:

Minu nimi on Ana Mendez, mul on kõrgharidus rahvusvahelises kaubanduses ja sellel on laialdased kogemused prokurörid ja mind huvitab kvaliteedikontrolöri ametikoht, mis minu arvates on praegu vaba. Lisan teile oma elulookirjelduse, mida võetakse arvesse teie valikuprotsessides. Olen kindel, et minu kogemus ja väljaõpe teevad minust sobiva kandidaadi teie tunnustatud organisatsiooni.

Ilma millegi muu erilisele viidata,

Austusega,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Ametlik kiri krediiditaotluse tagasilükkamisest teatamiseks

Jaoks: [e -post kaitstud]
Saatja: [e -post kaitstud]
Teema: Teie krediiditasu taotlus

Kallis Miguel:

Kirjutan teile, et teid tervitada ja teatada, et krediidihindamiskomisjon on teie omaks pidanud ja tegi otsuse teie krediiditaotluse (taotluse number # 345648) tagasilükkamiseks kuupäeval 15.8.2021. Komisjoni põhjendused selle otsuse tegemiseks olid järgmised:

192 - krediiditoetuse puudumine

Pange tähele, et saate uue taotluse esitada tavaliste kanalite kaudu, ilma et see mõjutaks kuidagi komisjoni tulevasi kaalutlusi.

Lugupidamisega

Jorge Pereira
Krediidiametnik
Filiaal 004 - Investeerimispank

Viited:

• Aastal "Keeleline register" Vikipeedia.
• "Kuidas ametlikku e -kirja kirjutada" Infobae.
• "Kuidas kirjutada ametlikku e -kirja?" kohta Peruu paavstlik katoliku ülikool.

Mis on ametlik keel?

On nime saanud ametlik keel o ametlik keeleline registreerimine ühele keelekasutusviisile, millele pööratakse suuremat tähelepanu parandusreeglid ja viisakusprotokollid, kuna olukord nõuab ravi lugupidav. Registris on soovitatav suhelda institutsioonide, kõrgema hierarhiaga inimestega või väga olulistel ühiskondlikel üritustel. Laias laastus iseloomustab ametlikku keelt järgmine:

Järgige: