Kuidas kirjutada kirja?

Klientide teavitamine pole eriti kasulik, kui kavatseme seda teha stiilis ja käsitseda sõnu, mida on raske lugeda või millest pole hästi aru saada.
Selles dokumendis proovime õpetada ärikirjade õige kirjutamise üldisi võtmeid ja erinevaid osad, mille peame näitama, et saavutada hea suhtlus lõpus: sisuliselt, et saada vastus, mis on rahuldav.
Sellises inimkeskkonnas nagu ettevõte ilmnevad kommunikatsiooniprobleemid ja nende lahendamine on väga oluline. Ettevõte peab olema seotud välismaailmaga, et mitte kaotada oma peamisi eesmärke, milleks on suutlikkus oma toodetud tooteid turule pakkuda.
Mitu korda on ettevõte üllatunud ega saa aru, miks ta on selle nimel püsimiseks palju pingutanud klientidele neid huvitavatel teemadel, ei suuda neid mõistma panna või ei saa vastust rahuldav. Lihtsa analüüsi abil on võimalik visualiseerida, et neis küsimustes pole sõnumi saanud ideest aru saanud sest või on sellel liiga pikk tekst või võib-olla on see kirjutatud liiga raskete või raskete sõnadega mõistmine.

Nüüd peavad need asutused uuesti läbi mõtlema, et see, mida nad teevad, saadab oma publikule armastuse ruume. Nende võrgutamise vajadus sõltub erinevate esteetiliste standardite õigest kasutamisest ja õigest sisustruktuurist.
Siin on mõned õiged juhised igat tüüpi kirjutamiseks:
- Olge õigekirjaga ettevaatlik. Õigekirjavead moonutavad efekti, mida soovime edastada, alateadvus haarab need ja tagasilükkamise pilt luuakse pöördumatult.
- Kirjavahemärgid: Kummalisel kombel muudab üleliigne koma kirja lugemise raskemaks. Teavet laetakse uuesti ja selle lugemisel saavutatakse raskust tekitav mõju, seetõttu peame kirjavahemärke nende õiges mõõtmes kasutama.
- Tüpograafia. See on märkide komplekt, mida kasutame oma dokumentide kirjutamisel. Sõna-laadsed programmid muudavad meil erinevate fontide kasutamise lihtsamaks. Ettevõtte kuvand peab kõigi tekstide jaoks kasutama alati sama kirjatüüpi.
- Joondamine: Hea joondamine hõlbustab õiget lugemist ja muudab selle silmale meeldivaks. See on kirjutiste esteetika ja ühetaolisuse eest hoolitsemine. Parempoolse veerise põhjendus on soovitatav, et vältida segase pildi loomist.
- Samuti on soovitatav kasutada ridade vahel topeltvahet.
- Kasutage rasvases, allajoonitud ja kaldkirjas ainult nende asjakohaste sõnade esiletõstmiseks, ilma et see ületaks, et mitte sattuda liigsetesse fraasidesse, mis sisu üle koormavad.
- Peaks teadma, et üldreeglina kutsub lühike lõik lugema meeldivamalt kui pikk lõik.
Peale nende esteetiliste juhiste peame keskenduma ka eesmärkidele, mille jaoks me dokumendi koostame, nii et klient pööraks tähelepanu meie eesmärgile.
- Oluline on ette teada kliendi tüüp või konkreetne andmebaas, kuhu me oma kirjad saadame. Mida paremini me avalikkust tunneme, seda paremini teame, kuidas kirjutisele läheneda.
- Seetõttu on mugav jagada meie klientide andmebaas konkreetsetesse rühmadesse. Ja seejärel looge igale rühmale erinev suhtlusstrateegia.
- Ja lõpuks peame ideed ja informatiivsed andmed korrastama nii, et see hõlbustaks kirjutamist:
- Sissejuhatus
- Eesmärk: Pöörake meie tähelepanu
- Sisu: Teave, millega me ühendust võtame, kohandatud konkreetsele rühmale.
- Tulemus: Ülejäänud teisene teave.
- Südamlik hüvastijätt: kohandatud ka suunatud inimeste tüübile.
Nende juhiste rakendamisega saame kasulikud äridokumendid, mis haaravad meie avalikkuse ja potentsiaalsete tulevaste klientide huvi.
Samuti on oluline eristuda ülejäänud konkurentidest isikliku puudutuse kaudu, mõned neist naljakas kommentaar või see, mis paistab silma, muudab meid eriliseks, siin meie võime loovus. Mõni fraas või loosung nagu "KUI SINU VAJAKS, MEIL ON SEDA"
Lõpuks on mugav meie dokumendid klassifitseerida ja korras hoida ning uuringuid perioodiliselt läbi viia asjakohane teada, mis tüüpi kirjadega saavutatakse parimad eesmärgid, nii õpime oma vigadest.