Ostotilauksen määritelmä

Ostotilaus on oikea termi kirjanpito ja toiminnan päivittäinen hallinta liiketoimintaa. Ostotilaus on kirjallinen pyyntö toimittajalta ostaakseen tiettyjä tuotteita hinnalla, josta ostaja ja myyjä ovat jo sopineet.

Mitä tietoja se sisältää?

Ostopyynnössä ilmoitetaan maksu- ja toimitusehdot, joten se on valtuutus toimittajalle toimittaa tuotteet ja toimittajan on toimitettava vastaava lasku. Muista, että kaikkien yrityksen ostamien tuotteiden mukana on oltava ostotilaukset, jotka on numeroitu sarjaan niiden hallitsemiseksi käyttää.

Ostotilaukset annetaan yleensä alkuperäisinä ja jäljennöksinä, alkuperäinen lähetetään toimittajalle ja kopiot on tarkoitettu - kirjanpito kirjataan ostovelalle (voi olla myös kolmas kopio ostoyksikölle) liiketoiminta).

Seuraavat osat sisältyvät ostotilaukseen:

- Ostotilauksen numero.

- Palveluntarjoajan nimi ja osoite.

- tilauksen tekopäivä ja vaadittu toimituspäivä.

- Toimitus- ja maksuehdot.

- tilattujen tuotteiden määrä ja kuvaus heistä niiden lukumäärä koodi.

- Hinnan osalta ilmoitetaan jokaisen yksikön hinta ja kokonaishinta sekä mahdolliset toimituskulut.

- Lopuksi ostotilauksessa on mainittava vastuuhenkilön valtuuttama allekirjoitus.

Ostotilauksen tarkoitus

Yllä olevien yksityiskohtaisten tietojen tarkoituksena on pitää ostetut tuotteet tarkassa valvonnassa, koska tällä tavoin yritys voi pitää ennätys ostotoimintojen kirjanpito.

Toisaalta ei pidä unohtaa, että kun a asiakas antaa ostotilauksen vahvistaa ja muodostaa luottamus sinulla on palveluntarjoaja.

Asiakkaan antama ostotilaus on yksi vaihe myyntiprosessissa, koska myyntiä ei ole vielä toteutettu lopullisesti. Tässä mielessä ostotilaus tarkoittaa, että menettelyt yrityksen on oltava hyvin määritelty ja organisoitu. Ennen ostotilauksen antamista asiakkaan on tiedettävä tarkalleen, miten prosessi rekisteröidään se yrityksessä, ja myyjän on myös varmistettava ostotilauksen tiedot asiakirja.

Kuva: iStock - BernardaSv

Aiheet ostotilauksessa