Kuinka kirjoittaa kirje?

Ei ole kovin hyödyllistä ilmoittaa asiakkaille, jos aiomme tehdä sen tyylillä ja käsittelyllä sanoja, joita on vaikea lukea tai joita ei ymmärretä hyvin.
Tässä asiakirjassa yritämme opettaa yleiset avaimet liikekirjeiden oikeaan kirjoittamiseen ja erilaiset osat, jotka meidän on ilmoitettava saavuttaaksemme hyvän viestinnän lopussa: Pohjimmiltaan saadaksemme vastauksen tyydyttävä.
Ihmisen ympäristössä, kuten yrityksessä, ilmenee viestintäongelmia, ja niiden ratkaiseminen on erittäin tärkeää. Yrityksen on oltava yhteydessä ulkomaailmaan, jotta se ei menettäisi päätavoitteitaan, nimittäin pystyä tarjoamaan valmistamiaan tuotteita markkinoille.
Monta kertaa yritys on yllättynyt, eikä ymmärrä miksi sen jälkeen, kun hän on ponnistellut pitääkseen sen asiakkaita heitä kiinnostavissa asioissa, eivät saa heitä ymmärtämään tai eivät saa vastausta tyydyttävä. Helpon analyysin avulla on mahdollista visualisoida, että näissä asioissa viestin vastaanottaja ei ole käsittänyt ajatusta koska tai siinä on liian pitkä teksti, tai ehkä se on kirjoitettu sanoilla, jotka ovat liian raskaita tai vaikeita ymmärtäminen.

Nyt näiden laitosten on harkittava uudelleen, että se, mitä he tekevät, lähettää rakkaustiloja yleisölleen. Tarve vietellä heitä riippuu erilaisten esteettisten standardien oikeasta käytöstä ja oikeasta sisältörakenteesta.
Tässä on joitain oikeita ohjeita kaikentyyppisille kirjoituksille:
- Ole varovainen oikeinkirjoituksen suhteen. Oikeinkirjoitusvirheet vääristävät vaikutusta, jonka haluamme välittää, alitajunta vangitsee ne ja hylkäämisen kuva syntyy peruuttamattomasti.
- Välimerkit: Kummallista kyllä, ylimääräinen pilkku vaikeuttaa kirjeen lukemista. Tiedot ladataan uudelleen ja niiden lukemisessa saavutetaan raskauden vaikutus, joten meidän on siksi käytettävä välimerkkejä niiden oikeassa mittauksessa.
- Typografia. Tämä on joukko merkkejä, joita käytämme kirjoittaessamme dokumentteja. Sanamaiset ohjelmat helpottavat eri fonttien käyttöä. Yrityskuvassa on aina käytettävä samaa kirjasintyyppiä kaikille teksteille.
- Kohdistus: Hyvä suuntaus helpottaa oikeaa lukemista ja tekee siitä miellyttävän silmälle. Kyse on kirjoitusten esteettisyydestä ja yhtenäisyydestä. Oikean marginaalin perustelu on suositeltava sekaannetun kuvan luomisen välttämiseksi.
- On myös suositeltavaa käyttää kaksoisväliä viivojen välillä.
- Käytä lihavoitua, alleviivattua ja kursivoitua vain korostaaksesi merkitykselliset sanat kirjeessä väärinkäyttämättä sitä, jotta et pääse liiallisiin lauseisiin, jotka ylikuormittavat sisältöä.
- Pitäisi olla tiedossa, että yleinen sääntö lyhyt kappale kutsuu lukemaan miellyttävämmällä tavalla kuin pitkä kappale.
Näiden esteettisten ohjeiden lisäksi meidän on keskityttävä myös tavoitteisiin, joita varten kirjoitamme asiakirjan, jotta asiakas kiinnittää huomiota tavoitteeseemme.
- On tärkeää tietää etukäteen asiakkaan tyyppi tai tietokanta, jolle aiomme lähettää kirjeemme. Mitä paremmin tunnemme yleisön, sitä paremmin osaamme lähestyä kirjoitusta.
- Siksi on kätevää jakaa asiakastietokantamme tiettyihin ryhmiin. Ja sen jälkeen luo jokaiselle ryhmälle oma viestintästrategia.
- Ja lopuksi meidän on järjestettävä ideat ja informatiiviset tiedot niin, että ne helpottavat kirjoittamista:
- Esittely
- Tavoite: Ota huomiomme
- Sisältö: Tiedot, joille olemme yhteydessä, räätälöityinä tietylle ryhmälle.
- Tulokset: Loput toissijaisista tiedoista.
- Sydämellinen jäähyväiset: sovitettu myös ohjattavien ihmisten tyyppiin.
Näiden ohjeiden soveltamisella saamme hyödyllisiä kaupallisia asiakirjoja, jotka kiinnittävät yleisömme ja potentiaalisten tulevien asiakkaidemme kiinnostuksen.
On myös tärkeää erottua muista kilpailijoistamme henkilökohtaisen kosketuksen kautta, jotkut hauska kommentti tai se erottuu, joka tekee meistä erityisiä, tässä kykymme luovuus. Joitakin lauseita tai iskulauseita, kuten "JOS tarvitset sitä, meillä on sitä" ...
Lopuksi on kätevää luokitella asiakirjamme ja pitää ne järjestyksessä sekä suorittaa tutkimuksia säännöllisesti on tärkeää tietää, minkä tyyppisellä kirjeellä saavutetaan parhaat tavoitteet, tällä tavalla opimme virheistämme.