Comment rédiger un e-mail formel ?

Comment rédiger un e-mail formel ?

UNE e-mail formel est celui que nous devons écrire pour une question importante, comme postuler à un emploi, communiquer avec une institution, faire Entreprise ou exprimer des informations d'une manière respectueuse et officielle, non familière.

Comme dans d'autres types d'écriture, les e-mails formels suivent un protocole et respectent certaines règles concernant à l'utilisation de la langue, il est donc important, lors de leur rédaction, de prendre en compte des aspects de base tels que Suivant:

Parties d'un e-mail formel

Compte tenu de ces considérations générales, nous pouvons procéder à la rédaction d'un email formel. Tout courrier officiel doit inclure :

• Destinataire. C'est la personne ou l'institution à qui nous adressons le courrier. S'il y a plus d'une adresse, il est conseillé d'utiliser le champ Cci (copie cachée) au lieu de "à", afin de ne pas révéler les adresses des autres à ceux qui reçoivent le courrier. De plus, il n'a pas l'air bien d'envoyer un mail collectif si l'on s'attend à avoir une réponse personnalisée. Il est préférable d'envoyer un e-mail individuel à chaque destinataire.
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• Affaire. C'est l'objet du courrier, le motif de l'envoi. Dans ce cas, nous devons être brefs, précis et complets, c'est-à-dire que nous devons dire dans une phrase ce que nous voulons. Si notre e-mail concerne une demande spécifique, nous devons mettre dans le sujet « demande de xxx ». S'il s'agit de chercher un emploi ou un lieu d'études, quelque chose comme « candidature au poste de xxx » ou « candidature au programme de xxx » est approprié. Si nous voulons livrer un document, parions simplement sur le la description du document en question: « rapport de vente » ou « présentation pour demain ».
• Corps de l'e-mail. C'est là que nous écrirons le contenu de l'e-mail. Essayez toujours d'être bref et aussi professionnel que possible. Ce segment peut être subdivisé en:
  • Salutation ou salut. Tout courrier commence par une ligne pour dire à qui le courrier est adressé. L'expression « estimé » ou « respecté » et le nom de qui ou à qui nous nous adressons est souvent utilisé. Par exemple: « Cher professeur Montoya » ou « Membres respectés du jury », ou « Cher Enrique Zuloaga ». Cette ligne doit aller seule au début de l'email.
  • Teneur. Commençant une ligne sous le message d'accueil, il s'agit du segment dans lequel nous disons ce que nous voulons ou de quoi parle notre courrier. Il est conseillé d'utiliser un ton distant mais amical, avec prières Court et précis, formant de courts paragraphes, chacun abordant un sujet spécifique. Nous pouvons utiliser des expressions telles que « Je suis heureux de m'adresser à vous ». ou "Je vous écris cette fois à". De plus, si nous envoyons des pièces jointes, cela devra être mentionné dans cette section.
  • Fermeture. Il fait également partie des protocoles formels du courrier et a tendance à être une seule phrase à la fin du courrier, laissant un espace vide à la fin du contenu. Il s'agit généralement d'une phrase de courtoisie avec laquelle nous invitons le lecteur à répondre, comme « Sincèrement », "Aucun autre particulier auquel se référer", "Remerciant de votre attention" ou "En attente de votre invite réponse".
  • Solidifier. La signature est la dernière chose qui va dans le corps de l'e-mail et comprend notre nom complet, ou dans le cas où l'e-mail fait partie d'une chaîne ou d'un échange, nos initiales. Dans certains cas, la signature peut être accompagnée de notre numéro de document ou de la description de notre poste, par exemple: « Miguel Yepez » et ci-dessous: « Sales Coordinator », puis notre numéro de téléphone au cas où le lecteur souhaiterait établir un autre type de la communication.

• Pièces jointes. Nous devons toujours joindre ce que nous annonçons dans le corps de l'email, il est donc conseillé avant d'envoyer l'email de vérifier que nous l'avons joint et qu'il s'agit bien du fichier indiqué.

Exemples de courrier formel

1. Courrier formel pour demander un rapport académique

Pour: [email protégé]
De: [email protégé]
Objet: Demande de rapport académique

Chers messieurs de l'Université nationale :

J'ai le plaisir de vous écrire pour demander la délivrance d'un rapport académique à mon nom, avec lequel J'aspire à concourir pour l'attribution d'une bourse pour le programme de stage au cours de la prochaine année scolaire. Pour cette raison, il serait très pratique d'avoir le rapport le plus tôt possible.

Merci d'avance pour votre attention et bons offices,

Cordialement,
Marco Rabanal
Étudiant # 846593

1. Courrier officiel pour postuler à un poste d'inspecteur qualité

Pour: [email protégé]
De: [email protégé]
Objet: Pour le poste d'inspecteur qualité

Respectés MM. d'Exxon :

Je m'appelle Ana Mendez, j'ai un diplôme en commerce international avec une vaste expérience en la matière procureurs, et je suis intéressé par le poste d'inspecteur de la qualité, qui, je crois, est actuellement vacant. Je vous joins mon curriculum vitae, pour qu'il soit pris en compte dans vos processus de sélection. Je suis sûr que mon expérience et ma formation feront de moi un candidat approprié pour votre organisation reconnue.

Sans autre mention particulière à laquelle se référer,

Très attentivement,

Ana Mendez
Téléphone: +99 3923 1734

1. Courrier formel pour notifier le rejet d'une demande de crédit

Pour: [email protégé]
De: [email protégé]
Objet: Votre demande d'examen de crédit

Cher Miguel:

Je vous écris pour vous saluer et vous informer que le comité d'évaluation du crédit a pris en considération votre dossier et a pris la décision de rejeter votre demande de crédit (numéro de demande # 345648) en date du 15/08/2021. Les raisons invoquées par le comité pour prendre cette décision étaient les suivantes :

192 - Manque de soutien au crédit

Notez que vous pouvez faire une nouvelle demande par les canaux habituels, sans que ce résultat n'affecte en rien les considérations futures du comité.

Cordialement,

Jorge Pereira
Directeur de crédit
Succursale 004 - Banque d'investissement

Les références:

• "Registre linguistique" dans Wikipédia.
• "Comment rédiger un e-mail formel" dans Infobae.
• « Comment rédiger un e-mail formel? » dans la Université pontificale catholique du Pérou.

Qu'est-ce que le langage formel ?

Il s'appelle langue formelle o enregistrement linguistique formel à l'un des modes d'utilisation de la langue, dans lequel une plus grande attention est accordée les règles de correction et les protocoles de courtoisie, puisque la situation nécessite un traitement respectueux. C'est le registre recommandé pour communiquer avec des institutions, des personnes de plus grande hiérarchie ou lors d'événements sociaux de grande importance. De manière générale, le langage formel se caractérise par :

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