पत्र कैसे लिखें?

ग्राहकों को सूचित करना बहुत उपयोगी नहीं है, अगर हम इसे ऐसी शैली और हैंडलिंग शब्दों के साथ करने जा रहे हैं जो पढ़ने में भारी हैं या जिन्हें अच्छी तरह से समझा नहीं गया है।
इस दस्तावेज़ में हम व्यावसायिक पत्रों के सही लेखन के लिए सामान्य कुंजियों को सिखाने की कोशिश करने जा रहे हैं, और विभिन्न अंत में अच्छा संचार प्राप्त करने के लिए हमें जिन भागों को इंगित करना चाहिए: संक्षेप में, एक उत्तर प्राप्त करने के लिए जो है संतोषजनक।
एक कंपनी जैसे मानव वातावरण में, संचार समस्याएं दिखाई देती हैं, और उन्हें हल करना बहुत महत्वपूर्ण है। कंपनी को अपने मुख्य उद्देश्यों को खोने के क्रम में बाहरी दुनिया से संबंधित होने की आवश्यकता है, जो कि उन उत्पादों की पेशकश करने में सक्षम हैं जो वे बाजारों में निर्मित करते हैं।
कई बार कोई कंपनी हैरान हो जाती है, और समझ नहीं पाती है कि उसे रखने के लिए काफी प्रयास करने के बाद भी क्यों? ग्राहकों को उनकी रुचि के मामलों पर, उन्हें एहसास कराने में विफल या जवाब पाने में विफल संतोषजनक। एक आसान विश्लेषण के माध्यम से यह कल्पना करना संभव है कि इन मामलों में, संदेश प्राप्त करने वाले ने विचार को नहीं समझा है क्योंकि, या इसमें बहुत लंबा टेक्स्ट है, या शायद यह उन शब्दों से लिखा गया है जो बहुत भारी या कठिन हैं समझ।

अब, इन प्रतिष्ठानों को इस बात पर पुनर्विचार करने की आवश्यकता है कि वे जो कर रहे हैं वह उनके दर्शकों को प्रेम का स्थान भेज रहा है। उन्हें आकर्षित करने की आवश्यकता विभिन्न सौंदर्य मानकों के सही उपयोग और सही सामग्री संरचना पर निर्भर करती है।
यहाँ सभी प्रकार के लेखन के लिए कुछ सही दिशा-निर्देश दिए गए हैं:
- वर्तनी सावधान रहें। वर्तनी की त्रुटियां उस प्रभाव को विकृत कर देती हैं जिसे हम व्यक्त करना चाहते हैं, अवचेतन उन्हें पकड़ लेता है और अस्वीकृति की छवि अपरिवर्तनीय रूप से बन जाती है।
- विराम चिह्न: अजीब तरह से, अल्पविराम की अधिकता से पत्र को पढ़ना अधिक कठिन हो जाता है। जानकारी को रिचार्ज किया जाता है और इसके पढ़ने में भारीपन का प्रभाव प्राप्त होता है, इसलिए हमें विराम चिह्नों का उचित माप में उपयोग करना चाहिए।
- टाइपोग्राफी। यह वर्णों का समूह है जिसका उपयोग हम अपने दस्तावेज़ लिखते समय करते हैं। शब्द जैसे प्रोग्राम हमारे लिए विभिन्न फोंट का उपयोग करना आसान बनाते हैं। कॉर्पोरेट छवि को हमेशा सभी टेक्स्ट के लिए एक ही टाइपफेस का उपयोग करना चाहिए।
- संरेखण: एक अच्छा संरेखण सही पढ़ने की सुविधा देता है और इसे आंखों के लिए सुखद बनाता है। यह लेखन के सौंदर्यशास्त्र और एकरूपता का ध्यान रखने के बारे में है। अव्यवस्थित छवि बनाने से बचने के लिए सही मार्जिन औचित्य की सिफारिश की जाती है।
- लाइनों के बीच डबल स्पेसिंग का उपयोग करने की भी सलाह दी जाती है।
- पत्र में उन प्रासंगिक शब्दों को हाइलाइट करने के लिए बोल्ड, रेखांकित और इटैलिक का उपयोग करें, इसका दुरुपयोग किए बिना ताकि अत्यधिक वाक्यांशों में न पड़ें जो सामग्री को अधिभारित करते हैं।
- यह ज्ञात होना चाहिए कि एक सामान्य नियम के रूप में एक छोटा पैराग्राफ आपको लंबे पैराग्राफ की तुलना में अधिक सुखद तरीके से पढ़ने के लिए आमंत्रित करता है।
इन सौंदर्य दिशानिर्देशों के अलावा, हमें उन उद्देश्यों पर भी ध्यान देना चाहिए जिनके लिए हम दस्तावेज़ लिखते हैं, ताकि ग्राहक हमारे उद्देश्य पर ध्यान दे।
- क्लाइंट के प्रकार या उस विशिष्ट डेटाबेस के बारे में पहले से जानना महत्वपूर्ण है जिसे हम अपने पत्र भेजने जा रहे हैं। हम जनता को जितना बेहतर जानते हैं, उतना ही बेहतर होगा कि हम यह जान पाएंगे कि लेखन से कैसे संपर्क किया जाए।
- इसलिए हमारे ग्राहक डेटाबेस को विशिष्ट समूहों में विभाजित करना सुविधाजनक है। और उसके बाद, प्रत्येक समूह के लिए एक अलग संचार रणनीति बनाएं।
- और अंत में, हमें विचारों और सूचनात्मक डेटा को क्रम में रखना चाहिए ताकि यह लेखन की सुविधा प्रदान करे:
- एक परिचय
- लक्ष्य: हमारा ध्यान आकर्षित करें
- सामग्री: जिस जानकारी के लिए हम संपर्क करते हैं, वह विशिष्ट समूह के अनुरूप होती है।
- परिणाम: शेष माध्यमिक जानकारी।
- एक सौहार्दपूर्ण विदाई: निर्देशित लोगों के प्रकार के लिए भी अनुकूलित।
इन दिशानिर्देशों को लागू करने से हम उपयोगी वाणिज्यिक दस्तावेज प्राप्त करेंगे जो हमारे सार्वजनिक और संभावित भविष्य के ग्राहकों के हित को पकड़ेंगे।
हमारे व्यक्तिगत स्पर्श के माध्यम से हमारे बाकी प्रतिस्पर्धियों से बाहर खड़े होना भी महत्वपूर्ण है, कुछ मजेदार टिप्पणी या जो हमें विशेष बनाती है, यहां हमारी क्षमता है रचनात्मकता। कुछ वाक्यांश या नारा जैसे "इफ यू नीड यू नीड, वी हैव इट"...
अंत में, हमारे दस्तावेजों को वर्गीकृत करना और उन्हें क्रम में रखना और समय-समय पर अध्ययन करना सुविधाजनक है यह जानने के लिए प्रासंगिक है कि किस प्रकार का पत्र सर्वोत्तम उद्देश्यों को प्राप्त करता है, इस तरह हम अपनी गलतियों से सीखेंगे।