सही प्रस्तुति के लिए रोकथाम का संश्लेषण

1. कार्य के लिए सबसे उपयुक्त सामग्री सावधानी से चुनें, जैसे कि आप कला का काम करने वाले थे।
2. औपचारिक लेखन के लिए, कटे हुए, पुराने या फीके, नोट शीट या इसी तरह के अन्य कागज़ात का उपयोग कभी नहीं किया जाना चाहिए।
3. सभी मामलों में, ध्यान रखें कि वितरण सामग्री के लिए उपयुक्त है और साथ ही, लेखन के प्रकार और आकार के अनुसार सौंदर्य (मार्जिन, रिक्त स्थान, इंडेंट, रिक्त स्थान, आदि)।
4. क्रॉस किए गए नोटों को हाशिये पर न रखें (ड्राफ्ट या विश्वसनीय पत्राचार के मामले को छोड़कर)। आवश्यक कागज का प्रयोग करें ताकि सभी सामग्री शिथिल रूप से फिट हो जाए।
5. उपयोग की गई स्याही के रंग और कागज, लेटरहेड, शिलालेख और लेखन के साथ आने वाले अन्य ग्राफिक तत्वों के बीच सामंजस्य पर ध्यान दें।
6. अक्षरों को ओवरलैप न करें और जितना संभव हो उतना मिटाएं जो अपरिहार्य हैं (नाजुक लेखन में, किसी को भी अनुमति नहीं दी जानी चाहिए)।
7. सुनिश्चित करें कि विराम चिह्न और सहायक संकेत, उच्चारण, रेखांकन और उपयोग किए जाने वाले किसी भी चिह्न को सही ढंग से रखा गया है, कि वे गायब या परिवर्तनशील नहीं हैं। इसके अलावा, कि वे कागज में छिद्रित या अवैध नहीं हैं।

जिन दस्तावेजों में हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, उन्हें कभी भी गायब नहीं होना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, यह हस्तलिखित होना चाहिए। यदि यह प्रिंट में है, तो यह बिल्कुल मूल पांडुलिपि को पुन: पेश करेगा। जब यह सुपाठ्य नहीं है, तो इसे स्पष्ट किया जाना चाहिए। एक बार समाप्त होने के बाद, लेखन की पूरी तरह से समीक्षा करें। छोटे विवरण और सामान्य लेखन के मामले में जो आवश्यक है उसे सुधारें या पूरा करें; लेकिन जब महत्वपूर्ण त्रुटियां या चूक हों, या लेखन नाजुक हो, तो काम को फिर से करना सुविधाजनक होता है।
ऐसे किसी भी काम को छोड़ दें जिसमें दाग, धब्बे, आंसू या झुर्रियां हों।
नाजुक लेखन के लिए सीरियल प्रिंटिंग सिस्टम का उपयोग न करें, जहां "व्यक्तिगत ध्यान" कारक बहुत महत्वपूर्ण मनोवैज्ञानिक भूमिका निभाते हैं।
प्रतियां या डुप्लीकेट कभी नहीं भेजे जाने चाहिए जैसे कि वे मूल थे; वे धोखा नहीं देते हैं और उनका मूल्य बहुत अलग है।
कागजों को बड़े करीने से मोड़ो (जितना संभव हो कुछ तहों के साथ), अगर उन्हें एक लिफाफे में रखना है
लेखन से जुड़े तत्वों को सावधानी से व्यवस्थित करें और उन्हें इस तरह रखें कि चादरें हटाते समय वे खो न जाएं