Hogyan kell hivatalos e -mailt írni?

Hogyan kell hivatalos e -mailt írni?

A hivatalos e -mail az az, amit írnunk kell egy olyan fontos ügyben, mint például az álláspályázat, az intézménnyel való kommunikáció, a készítés üzleti vagy tiszteletteljes és hivatalos módon, nem pedig köznyelven fejezze ki az információkat.

A többi írásmódhoz hasonlóan a hivatalos e -mailek is protokoll szerint működnek, és tiszteletben tartják a vonatkozó szabályokat a nyelvhasználathoz, ezért írásuk során fontos figyelembe venni az olyan alapvető szempontokat, mint pl következő:

A hivatalos e -mail részei

Figyelembe véve ezeket az általános szempontokat, folytathatjuk a hivatalos e -mail írását. Minden hivatalos levélnek tartalmaznia kell:

• Címzett. Az a személy vagy intézmény, akinek a leveleket címezzük. Ha egynél több cím van, akkor a "to" helyett célszerű a Bcc mezőt (vak másolat) használni, nehogy mások címét felfedje a levelet kapók számára. Ezenkívül nem tűnik jónak egy kollektív e -mail küldése, ha személyre szabott választ várunk. A legjobb, ha minden címzettnek külön e -mailt küld.
instagram story viewer
• Ügy. Ez a levél tárgya, a küldés oka. Ebben az esetben rövidnek, konkrétnak és teljesnek kell lennünk, vagyis mondatban kell elmondanunk, amit akarunk. Ha e -mailünk egy konkrét kérésről szól, akkor a „request for xxx” témát kell beírnunk. Ha állást vagy tanulmányi helyet szeretne keresni, akkor valami ilyesmi megfelelő: „alkalmazás az xxx pozíciójára” vagy „jelentkezés az xxx programjára”. Ha dokumentumot akarunk szállítani, fogadjunk egyszerűen a leírás a kérdéses dokumentumnak: "értékesítési jelentés" vagy "bemutató holnapra".
• E -mail törzs. Ide írjuk az e -mail tartalmát. Mindig próbáljon rövid és a lehető legprofibb lenni. Ez a szegmens a következőkre osztható:
  • Tisztelet vagy üdvözlet. Minden levél egy sorral kezdődik, amely megmondja, hogy kinek szól a levél. Gyakran használják a "megbecsült" vagy "tisztelt" kifejezést, valamint azt, hogy kinek vagy kiknek szólítjuk meg a nevét. Például: "Kedves Montoya professzor" vagy "Tisztelt zsűritagok", vagy "Kedves Enrique Zuloaga". Ennek a sornak egyedül kell lennie az e -mail elején.
  • Tartalom. Az üdvözlés alatt egy sort kezdve ez a szegmens, amelyben kimondjuk, hogy mit akarunk, vagy miről szól a leveleink. Célszerű távoli, de barátságos hangot használni, a imák Röviden és lényegre törően, rövid bekezdéseket alkotva, amelyek mindegyike egy adott témát érint. Használhatunk olyan kifejezéseket, mint "Örömmel szólítom meg". vagy "ezúttal neked írok". Ezenkívül, ha csatolt dokumentumokat küldünk, akkor ezt meg kell említeni ebben a részben.
  • Záró. Ez is része a levél formális protokolljának, és általában egyetlen mondat a levél végén, és üres helyet hagy a tartalom végén. Ez általában egy udvariassági mondat, amellyel az olvasót válaszoljuk, például "Tisztelettel" "Nincs más, amire hivatkozhat", "Köszönöm a figyelmet" vagy "Várakozás a felszólításra" válasz".
  • Cég. Az aláírás az utolsó dolog, ami az e -mail törzsébe kerül, és tartalmazza a teljes nevünket, vagy abban az esetben, ha az e -mail egy karakterlánc része vagy egy csere, akkor a kezdőbetűinket. Bizonyos esetekben az aláíráshoz csatolható a dokumentumszámunk vagy a pozíciónk leírása, például: „Miguel Yepez "és alább:" Értékesítési koordinátor ", majd a telefonszámunk arra az esetre, ha az olvasó más típusú szolgáltatást szeretne létrehozni kommunikáció.

• Csatolt fájlok. Mindig csatolnunk kell azt, amit bejelentünk az e -mail törzsébe, ezért célszerű az e -mail elküldése előtt ellenőrizni, hogy csatoltuk -e, és hogy valójában a jelzett fájl.

Példák hivatalos levelekre

1. Hivatalos levél tudományos jelentés kérésére

A következőkhöz: [e -mail védett]
Tól től: [e -mail védett]
Tárgy: Akadémiai jelentés kérése

Tisztelt Urak a Nemzeti Egyetemen!

Örömmel írok Önnek, hogy kérem a nevemben tudományos jelentés kiadását, amellyel Arra törekszem, hogy versenyezzek az ösztöndíj kiosztásáért a gyakornoki programhoz a következő tanévben. Ezért nagyon kényelmes lenne a jelentést a lehető leghamarabb megkapni.

Előre is köszönöm figyelmét és jó szolgálatát,

Tisztelettel,
Marco Rabanal
Diák # 846593

1. Hivatalos levél a minőségellenőr pozíció betöltésére

A következőkhöz: [e -mail védett]
Tól től: [e -mail védett]
Tárgy: Minőségi ellenőrnek

Tisztelt Urak. az Exxontól:

A nevem Ana Mendez, nemzetközi kereskedelmi végzettséggel rendelkezem, nagy tapasztalattal rendelkezem az ügyekben ügyészek, és engem érdekel a minőségügyi ellenőr beosztása, amelyről tudomásom szerint jelenleg van szó üres. Önhöz csatolom az önéletrajzomat, amelyet figyelembe kell venni a kiválasztási folyamatokban. Biztos vagyok benne, hogy tapasztalataim és képzéseim alkalmas jelöltet jelentenek az Ön elismert szervezetéhez.

Más különösebb hivatkozás nélkül,

Nagyon a tiéd,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Hivatalos levél a hitelkérelem elutasításáról

A következőkhöz: [e -mail védett]
Tól től: [e -mail védett]
Tárgy: A hitel ellenértékére vonatkozó kérelme

Kedves Miguel:

Azért írok Önnek, hogy üdvözölje Önt, és tudassa velem, hogy a hitelbíráló bizottság figyelembe vette az Önét ügyben, és úgy döntött, hogy elutasítja a 2021.08.15 -én kért hitelkérelmét (kérelem száma: 345648). A bizottság indokolta ezt a döntést:

192 - Hiteltámogatás hiánya

Vegye figyelembe, hogy új kérelmet nyújthat be a szokásos csatornákon keresztül, anélkül, hogy ez bármilyen módon befolyásolná a bizottság jövőbeli megfontolásait.

Tisztelettel,

Jorge Pereira
Hitelügyvezető
Fiók 004 - Befektetési Bank

Hivatkozások:

• "Nyelvi nyilvántartás" Wikipédia.
• "Hogyan kell hivatalos e -mailt írni" Infobae.
• - Hogyan kell hivatalos e -mailt írni? a Perui Pápai Katolikus Egyetem.

Mi a formális nyelv?

Nevezett Hivatalos nyelv o formális nyelvi regisztráció a nyelv egyik használati módjához, amelyben nagyobb figyelmet fordítanak a helyesbítés szabályait és az udvariassági protokollokat, mivel a helyzet kezelést igényel tiszteletteljes. Az ajánlott nyilvántartás az intézményekkel, a magasabb hierarchiájú emberekkel vagy a nagy jelentőségű társadalmi eseményeken való kommunikáció. Nagy vonalakban a formális nyelvet a következők jellemzik:

Kövesse: