Hogyan írjunk levelet?

Nem túl hasznos tájékoztatni az ügyfeleket, ha stílusosan és nehezen olvasható vagy nem jól értett szavakkal fogunk dolgozni.
Ebben a dokumentumban megpróbáljuk megtanítani az üzleti levelek helyes írásának általános kulcsait, és a másikat részek, amelyeket meg kell jelölnünk annak érdekében, hogy a végén jó kommunikációt érjünk el: Lényegében, hogy választ kapjunk kielégítő.
Egy olyan emberi környezetben, mint egy vállalat, kommunikációs problémák jelentkeznek, amelyek megoldása nagyon fontos. A vállalatnak kapcsolatban kell állnia a külvilággal annak érdekében, hogy ne veszítsék el fő céljaikat, amelyek az, hogy az általuk gyártott termékeket piacra tudják ajánlani.
Sokszor meglepődik egy vállalat, és nem érti miért, miután nagy erőfeszítéseket tett a megtartása érdekében ügyfelek számára számukra érdekes kérdésekben, nem sikerül rávenni őket, vagy nem kapnak választ kielégítő. Könnyű elemzéssel elképzelhető, hogy ezekben a kérdésekben az, aki megkapja az üzenetet, nem fogta fel az ötletet mert, vagy túl hosszú a szövege, esetleg túl nehéz vagy nehéz szavakkal van megírva megértés.

Ezeknek a létesítményeknek át kell gondolniuk, hogy amit csinálnak, az szerelmi feltételeket küld a hallgatóságuknak. A csábítás szükségessége a különféle esztétikai normák helyes használatától és a helyes tartalmi struktúrától függ.
Íme néhány helyes irányelv minden típusú íráshoz:
- Legyen óvatos a helyesírás. A helyesírási hibák eltorzítják a kívánt hatást, a tudatalatti elkapja őket, és az elutasítás képe visszafordíthatatlanul létrejön.
- Központozás: Furcsa módon a vesszők feleslege megnehezíti egy levél olvasását. Az információk feltöltődnek, és az olvasás során a nehézség hatása érhető el, ezért az írásjeleket megfelelő mértékükben kell használnunk.
- Tipográfia. Ez az a karakterkészlet, amelyet a dokumentumaink írásakor használunk. A Word-szerű programok megkönnyítik számunkra a különböző betűtípusok használatát. A vállalati képnek mindig ugyanazt a betűtípust kell használnia az összes szöveghez.
- Igazítás: A jó illesztés megkönnyíti a helyes olvasást és kellemesvé teszi a szem számára. Arról van szó, hogy vigyázzunk az írások esztétikájára és egységességére. Jobb margó igazolása ajánlott a rendetlen kép létrehozásának elkerülése érdekében.
- Célszerű kettős távolságot is alkalmazni a vonalak között.
- A félkövér, aláhúzott és dőlt betűvel csak a releváns szavakat emelje ki a levélben, anélkül, hogy visszaélne vele, hogy ne essenek túlzott mondatokba, amelyek túlterhelik a tartalmat.
- Tudni kell, hogy általános szabály, hogy egy rövid bekezdés kellemesebb módon hív fel olvasásra, mint egy hosszú bekezdés.
Ezen esztétikai irányelvek mellett azokra a célokra is összpontosítanunk kell, amelyekre a dokumentumot írjuk, hogy az ügyfél figyeljen a célunkra.
- Fontos előre megismerni az ügyfél típusát vagy azt a konkrét adatbázist, ahová elküldjük a leveleinket. Minél jobban ismerjük a nyilvánosságot, annál jobban meg fogjuk tudni, hogyan közelítsük meg az írást.
- Ezért kényelmes, ha ügyfél-adatbázisunkat meghatározott csoportokra osztjuk. Ezt követően hozzon létre egy másik kommunikációs stratégiát minden csoport számára.
- És végül össze kell raknunk az ötleteket és az informatív adatokat, hogy azok megkönnyítsék az írást:
- Bevezetés
- A cél: Hívja fel a figyelmünket
- A tartalmat: Az információk, amelyekkel kapcsolatba lépünk, az adott csoporthoz igazítva.
- Eredmény: A másodlagos információk többi része.
- Szívélyes búcsú: az irányított emberek típusához is igazodik.
Ezen irányelvek alkalmazásával hasznos kereskedelmi dokumentumokat fogunk szerezni, amelyek felkeltik a nyilvánosság és a leendő ügyfelek érdeklődését.
Fontos az is, hogy személyes érintésünk révén kitűnjünk a többi versenytársunk közül, néhányan vicces megjegyzés vagy ez kiemelkedik, ami különlegessé tesz bennünket, itt a képességünk kreativitás. Néhány kifejezés vagy szlogen, például "HA SZÜKSÉG NEKED, NEKÜNK VAN" ...
Végül kényelmes dokumentumok osztályozása és rendben tartása, valamint a vizsgálatok rendszeres elvégzése releváns tudni, hogy milyen típusú levél éri el a legjobb célokat, ily módon tanulunk a hibáinkból.