Koncepció az ABC definícióban

A dokumentum egy tény vagy cselekmény tárgyi bizonyítéka vagy tanúbizonysága hogy egy természetes vagy jogi személy, a intézmény, társulások stb., amelyek lehetnek állami vagy magán jellegűek, tevékenységeik és funkcióik gyakorlása eredményeként amely tükröződhet egy információs egységben, amely bármilyen támogatást, papírt, szalagot, mágneslemezt, filmet és fényképet megfigyel a objektum, hogy időben megőrizze arra az esetre, ha szüksége van rá, bizonyítékként, emléktárgyként vagy örökségként mutassa be valakinek.

Abban az esetben szervezetek és intézmények akik hatalmas és kiterjedt munkaidőt töltenek be, a dokumentumok mindennap szükségessé válnak, és szinte ugyanazon tagok számára, amelyhez megköveteli, hogy soros munkát végeznek rajtuk, és ezeket dokumentum sorozatoknak fogják nevezni, beleértve: levelezést, jegyzőkönyveket, könyveléstöbbek között.

Egy dokumentum Főleg olyan írásos információkból áll, amelyek kézzel, azaz kézzel írva, vagy olyan mechanikus folyamatok révén készültek, mint például a nyomdagép.

Ebben az utolsó esetben, amihez hozzászóltam, dokumentumok, amelyek a számítógép, hagyományosan fájloknak hívják és miután az érdekelt fél létrehozta őket, egy dokumentumszerkesztő program, például a Word használatának köszönhetően nevet és Formátum, majd mentse őket a meghajtóba tárolás ezt választják, és így a keresés jobban szervezett marad, ha később szükséges megnyitni őket a konzultációhoz vagy módosításhoz.

A dokumentumok szintén osztályozhatók elsődleges dokumentumok, amelyek a szerző eredeti információit tartalmazzák, és amelyeket nem kezeltek vagy módosítottak a felelős személyétől eltérő más személyekkel, másodlagos, amelyek azok lesznek, akik valóban részesültek kezelésben, és a harmadlagos, amelyek azok a másodlagos dokumentumok, amelyekre kezelést alkalmaztak.