Bagaimana cara menulis email resmi?

Bagaimana cara menulis email resmi?

A email resmi adalah salah satu yang perlu kita tulis untuk suatu hal penting, seperti melamar pekerjaan, berkomunikasi dengan institusi, membuat bisnis atau mengungkapkan informasi dengan cara yang hormat dan resmi, bukan bahasa sehari-hari.

Seperti pada jenis tulisan lainnya, email formal mengikuti protokol dan menghormati peraturan tertentu mengenai terhadap penggunaan bahasa, sehingga ketika menulisnya penting untuk mempertimbangkan aspek-aspek dasar seperti: mengikuti:

Bagian dari email formal

Dengan mempertimbangkan pertimbangan umum ini, kami dapat melanjutkan ke penulisan email formal. Semua surat resmi harus menyertakan:

• Penerima. Ini adalah orang atau lembaga yang kami tujukan surat. Jika ada lebih dari satu alamat, disarankan untuk menggunakan bidang Bcc (blind copy) daripada "ke", agar tidak mengungkapkan alamat orang lain kepada mereka yang menerima surat. Selain itu, tidak baik untuk mengirim email kolektif jika kami mengharapkan tanggapan yang dipersonalisasi. Yang terbaik adalah mengirim email individual ke setiap penerima.
instagram story viewer
• Perselingkuhan. Ini adalah subjek surat, alasan pengirimannya. Dalam hal ini, kita harus singkat, spesifik dan lengkap, yaitu kita harus mengatakan dalam sebuah kalimat apa yang kita inginkan. Jika email kami tentang permintaan tertentu, kami harus memasukkan subjek "permintaan xxx". Jika untuk mencari pekerjaan atau tempat belajar, sesuatu seperti "lamar untuk posisi xxx" atau "lamar untuk program xxx" adalah tepat. Jika kita ingin mengirimkan dokumen, mari kita bertaruh pada keterangan dari dokumen yang dimaksud: "laporan penjualan" atau "presentasi untuk besok".
• Badan email. Di situlah kita akan menulis isi email. Selalu berusaha untuk sesingkat dan seprofesional mungkin. Segmen ini dapat dibagi lagi menjadi:
  • Salam atau sapa. Semua surat dimulai dengan satu baris untuk mengatakan kepada siapa surat itu ditujukan. Ungkapan "terhormat" atau "dihormati" dan nama siapa atau siapa yang kita sapa sering digunakan. Misalnya: "Profesor Montoya yang terhormat" atau "Anggota juri yang terhormat", atau "Enrique Zuloaga yang terhormat". Baris ini harus solo di awal email.
  • Isi. Memulai baris di bawah salam, ini adalah segmen di mana kita mengatakan apa yang kita inginkan atau tentang apa surat kita. Disarankan untuk menggunakan nada yang jauh tapi ramah, dengan doa Singkat dan to the point, membentuk paragraf pendek, masing-masing membahas topik tertentu. Kita dapat menggunakan frasa seperti "Saya senang menyapa Anda." atau "Saya menulis kepada Anda kali ini untuk". Selain itu, jika kami mengirim dokumen terlampir, itu harus disebutkan di bagian ini.
  • Penutupan. Ini juga merupakan bagian dari protokol formal surat, dan cenderung menjadi satu kalimat di akhir surat, meninggalkan ruang kosong saat konten berakhir. Biasanya ini adalah ungkapan sopan santun yang dengannya kami mengundang pembaca untuk menanggapi, seperti "Hormat kami," "Tidak ada yang khusus untuk dirujuk", "Bersyukur atas perhatian Anda" atau "Menunggu prompt Anda menjawab".
  • Perusahaan. Tanda tangan adalah hal terakhir yang ada di badan email, dan menyertakan nama lengkap kami, atau jika email adalah bagian dari string atau pertukaran, inisial kami. Dalam beberapa kasus, tanda tangan dapat disertai dengan nomor dokumen kami atau deskripsi posisi kami, misalnya: “Miguel Yepez "dan di bawah:" Koordinator penjualan ", dan kemudian nomor telepon kami jika pembaca ingin membuat jenis lain dari komunikasi.

• File-file terlampir. Kami harus selalu melampirkan apa yang kami umumkan di badan email, jadi sebaiknya sebelum mengirim email untuk memeriksa apakah kami telah melampirkannya dan itu sebenarnya adalah file yang ditunjukkan.

Contoh surat resmi

1. Surat resmi untuk meminta laporan akademik

Untuk: [dilindungi email]
Dari: [dilindungi email]
Perihal: Permintaan laporan akademik

Tuan-tuan yang terhormat dari Universitas Nasional:

Saya dengan senang hati menulis kepada Anda untuk meminta penerbitan laporan akademik atas nama saya, yang Saya bercita-cita untuk bersaing mendapatkan alokasi beasiswa untuk program magang selama tahun ajaran berikutnya. Oleh karena itu, akan sangat mudah untuk memiliki laporan sesegera mungkin.

Terima kasih sebelumnya atas perhatian dan jasa baik Anda,

Sungguh-sungguh,
Marco Rabanal
Siswa #846593

1. Surat resmi untuk melamar posisi inspektur kualitas

Untuk: [dilindungi email]
Dari: [dilindungi email]
Subjek: Untuk posisi inspektur kualitas

Tuan-tuan yang terhormat. dari Exxon:

Nama saya Ana Mendez, saya memiliki gelar dalam perdagangan internasional dengan pengalaman luas dalam berbagai hal jaksa, dan saya tertarik dengan posisi inspektur kualitas, yang saya pahami saat ini kosong. Curriculum vitae saya lampirkan kepada Anda, untuk diperhitungkan dalam proses seleksi Anda. Saya yakin bahwa pengalaman dan pelatihan saya akan menjadikan saya kandidat yang cocok untuk organisasi Anda yang diakui.

Tanpa referensi khusus lainnya,

Benar-benar milikmu,

Ana Mendez
Telepon: +99 3923 1734

1. Surat resmi untuk memberitahukan penolakan permohonan kredit

Untuk: [dilindungi email]
Dari: [dilindungi email]
Perihal: Permintaan Anda untuk pertimbangan kredit

Miguel yang terhormat:

Saya menulis kepada Anda untuk menyambut Anda dan memberi tahu Anda bahwa komite evaluasi kredit telah mempertimbangkan Anda kasus dan telah mengambil keputusan untuk menolak aplikasi kredit Anda (nomor aplikasi # 345648) tertanggal 15/8/2021. Alasan yang diberikan oleh panitia untuk membuat keputusan ini adalah:

192 - Kurangnya dukungan kredit

Perhatikan bahwa Anda dapat membuat permintaan baru melalui saluran reguler, tanpa hasil ini mempengaruhi pertimbangan komite di masa mendatang.

Sungguh-sungguh,

Jorge Pereira
Eksekutif Kredit
Cabang 004 - Bank Investasi

Referensi:

• "Pendaftaran Linguistik" di Wikipedia.
• "Cara menulis email formal" di infobae.
• "Bagaimana cara menulis email formal?" di Universitas Katolik Kepausan Peru.

Apa itu bahasa formal?

Bernama bahasa formal o pendaftaran linguistik formal ke salah satu mode penggunaan bahasa, di mana lebih banyak perhatian diberikan pada aturan koreksi dan protokol kesopanan, karena situasinya membutuhkan perawatan hormat. Ini adalah daftar yang direkomendasikan untuk berkomunikasi dengan institusi, orang-orang dengan hierarki yang lebih tinggi, atau dalam acara sosial yang sangat penting. Secara garis besar, bahasa formal dicirikan oleh:

Ikuti dengan: