Bagaimana Membuat Surat?

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis surat dalam waktu kurang dari 10 menit.

Dunia kita berubah dengan kecepatan yang memusingkan. Masyarakat industri yang diciptakan sejak abad kedelapan belas telah memberi jalan dalam dekade terakhir abad kedua puluh kepada masyarakat dunia. informasi, dan di abad ke-21 kita, komunikasi instan tentang apa yang terjadi di seluruh dunia menjadi ciri khas kita masyarakat.

Penciptaan e-mail, pesan instan dan twitter adalah sarana yang membuat kita praktis dalam dialog konstan dan pribadi dengan siapa pun di belahan dunia manapun.

Ini mengesampingkan bahasa formal dan formal, mengakar gaya yang dekat dan ramah, yang kita gunakan dengan teman mana pun.

Perlakuan dekat ini melampaui perusahaan, di mana para eksekutif muda dan bentuk-bentuk baru dari hubungan sosial dan tenaga kerja menghancurkan break jarak, dan dalam semua hubungan "Anda" dikesampingkan, mendukung dialog antara yang sederajat, antara rekan-rekan yang mengejar tujuan umum

Jika kita tambahkan ini bahwa di sekolah kita, kita diajarkan sangat sedikit atau tidak sama sekali tentang cara menulis surat, atau dalam kasus terbaik, mereka mengajari kami model yang kaku dan agak terbelakang, kami menemukan bahwa menulis surat adalah masalah, karena kami tidak selalu tahu apa dan bagaimana untuk menulis.

Agar berhasil menulis surat, kita harus sangat jelas, ringkas dan singkat, memperjelas siapa yang menulis dan kepada siapa kita ditujukan, apa yang ingin kita katakan dan mengapa. Untuk itu, surat kita harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Siapa? Di mana? Kapan? Apa? Bagaimana?

1. Blok Pertama: Header

Blok pertama surat kita harus memuat unsur Siapa yang menulis dan kepada siapa surat itu ditujukan, pengirim dan penerima, serta tempat dan tanggal surat itu ditulis.

WHO pertama adalah orang yang mengirimkannya. Ini harus diatur dalam kesejajaran yang benar di badan surat kami; Di sana kami akan menunjukkan nama perusahaan kami (jika diperlukan), nama kami, posisi (jika ada), dan informasi kontak kami: alamat, nomor telepon atau email, di mana kami dapat dihubungi.

Segera datang KAPAN dan DIMANA, tempat dan tanggal kami mengeluarkan surat kami :

WHO Kedua: Penerima, orang yang kita tuju. Di sini Anda harus menyertakan, jika perlu, perusahaan atau agen tempat ia berada, dan nama penerima dan, jika sesuai, posisi mereka; Jika Anda berbicara kepada orang tertentu yang merupakan bagian dari departemen atau kantor, kami harus menunjukkan bahwa kami memerlukan perhatian mereka.

2. Blok Kedua: Tubuh

Di blok kedua surat kami, kami akan menjelaskan APA dan BAGAIMANA, yaitu alasan mengapa kami berbicara kepada penerima, dan pengamatan untuk mencapai apa yang kami inginkan.

Kami akan mulai dengan PARAGRAF PENGANTAR, di mana kami akan menjelaskan dengan sangat singkat tentang apa surat kami, dengan perlakuan hormat, tidak terlalu formal, atau terlalu dekat. Kami akan menghindari memulai dengan formalitas usang seperti "Saya berbicara kepada Anda ...", "Mengalamatkan orang termasyhur Anda ..." atau lingkungan seperti "Hei, saya mengirimi Anda surat ini ...

Kemudian kami akan menjelaskan APA, yaitu subjek surat kami dan yang kami buat terlebih dahulu dalam pendahuluan dan BAGAIMANA, jika diperlukan pengamatan atau bahan pelengkap. Kami akan menggunakan paragraf yang diperlukan, tetapi mencoba menulis dengan benar dan ringkas, mengingat bahwa orang lain memiliki hal lain untuk dilakukan, selain membaca kami.

3. Blok Ketiga: Penutupan dan perpisahan

Ini adalah blok ketiga dan terakhir dari surat kami. Rumus sederhana sudah cukup, mari hindari penggunaan formulir yang rumit dan tidak digunakan, seperti "Server Anda yang sangat penuh perhatian dan aman" atau sejenisnya. Mari kita gunakan ekspresi sederhana seperti "Salam", "Hormat kami", dll.

Segera setelah itu, sebaiknya dengan perataan tengah, nama kami dan tanda tangan kami.

Jika bermanfaat bagi Anda, beri kami suka atau +1.