Ringkasan Buku Revaluasi Manajemen

PENGANTAR

Buku "Revaluasi Manajemen" ini dibagi menjadi 10 bab, di mana berbagai masalah ditangani. yang dihadapi seorang manajer dalam pengelolaan suatu perusahaan, terutama dalam menangani sumber daya manusia yang ada di dalamnya bekerja.
Setiap bab dibagi menjadi berbagai bagian, yang secara umum adalah: pengantar singkat tentang masalah yang akan ditangani, masalah itu sendiri dan turunannya, solusi yang digunakan di masa lalu untuk solusi yang sama, modis dan solusi terbaik, yang umumnya terdiri dari menggabungkan formulir manajemen baru dengan administrasi tradisional.
Saat ini, setiap bab akan dikembangkan dalam satu bagian di mana yang paling signifikan akan dimasukkan.
Dari membaca buku ini kita dapat menyadari bahwa saat ini kemajuan-kemajuan yang terjadi di bidang administrasi bisnis memungkinkan a atau cara lain untuk memperbaiki banyak masalah yang muncul di sebagian besar organisasi, meskipun pada gilirannya perkembangan ini juga membawa: Hal ini menyebabkan banyak masalah dengan membuat yang sudah ada menjadi lebih kompleks, yang dalam banyak kasus jauh melebihi beberapa manfaat yang mungkin didapat. menawarkan.

Beberapa topik yang dibahas dalam buku ini adalah: restrukturisasi perusahaan, kepemimpinan, pemberdayaan, delegasi, kreativitas, motivasi, loyalitas kepada perusahaan tempat Anda bekerja, ubah, komunikasi, email dan pesan suara, tim mandiri, nilai dan standar, organisasi virtual, dan lain-lain.

BAB 1
HARUS BERBAGI KEPEMIMPINAN?

Berbagi kepemimpinan berarti bahwa karyawan memiliki kesempatan untuk membuat rencana dan membuat keputusan untuk diri mereka sendiri, baik atas rencana mereka sendiri atau rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penerapan kepemimpinan bersama memungkinkan para eksekutif untuk fokus pada aktivitas baru yang memungkinkan pertumbuhan, serta menerima manfaat dari pengetahuan karyawan, yang lebih dekat dengan tindakan, dan yang pada gilirannya memperoleh perasaan bahwa mereka diperhitungkan dan bahwa mereka dapat mengendalikan nasib mereka, pekerjaan mereka menjadi lebih menarik dan mereka diberikan kesempatan untuk memperoleh keterampilan dan pengetahuan baru yang akan memungkinkan mereka untuk meningkatkan kemampuan mereka. harga diri dan motivasi.
Adalah perlu bahwa ketika kita berbicara tentang kepemimpinan bersama, itu dilakukan, karena dalam banyak kasus itu tetap saja dalam kata-kata dan tidak pernah dipraktekkan, yang mengakibatkan penurunan semangat kelompok dan produktifitas.
Kepemimpinan bersama membawa peningkatan yang signifikan dalam operasi: kreativitas ditingkatkan dan ditingkatkan, penghematan biaya yang signifikan diwujudkan, dan produktivitas yang lebih tinggi tercapai.
Hal ini diperlukan untuk mengkorelasikan gaya kepemimpinan yang berbeda (otokratis eksploitatif, otokratis baik hati, demokratis dan partisipatif) dengan motivasi karyawan. Masing-masing cocok dalam situasi yang berbeda yang akan ditentukan dari perilaku karyawan.
Niehouse berbicara tentang perlunya menghubungkan gaya kepemimpinan dengan kematangan pengetahuan karyawan dan dengan tugas di pertanyaan (E1, E2 ...), serta dengan kedewasaan, tingkat kompetensi karyawan, kemauan untuk memikul tanggung jawab dan mengikutsertakan. (R1, R2 ...).
Kepemimpinan bersama telah mengambil bentuk tim mandiri, karena melalui mereka tugas melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan difasilitasi. Dalam mengelola ini, ada empat kesalahan yang biasa dilakukan: melakukan kontrol yang berlebihan dan mendominasi sesi tim, memaksakan partisipasi berlebihan, merendahkan tim, mengadopsi sikap acuh tak acuh terhadap anggota dan tujuan tim.
Untuk melaksanakan kepemimpinan bersama perlu untuk: memeriksa gaya kepemimpinan, menganalisis individu staf Anda atau tim yang memimpin atau memberi saran untuk menentukan siapa yang paling siap untuk berpartisipasi, tanyakan pada diri sendiri apakah Anda mengadaptasi pendekatan kepemimpinan bersama, berdasarkan individu dan tugas, tanyakan pada diri sendiri apakah adalah melepaskan wewenang pengambilan keputusan dalam kelompok atau sebagai pemimpin staf, tidak berlebihan dalam melibatkan bawahan, mendorong karyawan untuk mengenali potensi dan kemampuan mereka, berbicara dengan karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka, menghargai pembuat keputusan independen decision (bonus, aktivitas), memimpin atau mensponsori tim yang produktif, menumbuhkan budaya yang mendorong kepemimpinan bersama, dan menjelaskan apa yang dimaksud dengan “bekerja keluar dari pekerjaan”.

EPISODE 2
BAGAIMANA CARA MEMBUAT PROGRAM Pemberdayaan BEKERJA MAJU

Pemberdayaan mewakili otoritas yang kita bagikan secara sukarela dengan seseorang.Ketika diberdayakan, pengambilan keputusan diserahkan kepada bawahan.
Ketika pemberdayaan hanya memberi kesan kepada staf bahwa mereka telah berpartisipasi karena mereka tidak diberi kemungkinan Untuk melakukannya, itu menurunkan moral dan menghasilkan kebencian alih-alih meningkatkan produktivitas, itulah yang terjadi ketika itu terjadi secara efektif.
Ketika seorang manajer memberi bawahan situasi untuk menyelesaikannya, dia harus mempersiapkannya terlebih dahulu sehingga dia dapat memenuhi tanggung jawab. Sering kali mereka tidak diajarkan teknik, pengetahuan atau keterampilan yang mereka butuhkan untuk berhasil memenuhi misi mereka, dan inilah peran mereka dalam memberdayakan mereka. Mereka tidak lagi mengendalikan mereka, tetapi membimbing dan mendukung mereka.
Ketika kami memberdayakan, kami mendapat manfaat dari memiliki orang-orang yang termotivasi yang terinspirasi untuk lebih berupaya dalam pekerjaan mereka. Setelah diberdayakan, mereka lebih dinamis dan ingin mencari cara untuk membantu perusahaan mereka, mereka bersedia mengambil inisiatif untuk meningkatkan cara mereka bekerja dan memperhatikan hal-hal yang mereka lakukan secara tidak efisien dan kemudian dapat merekomendasikan lebih banyak efisien.
Dengan partisipasi karyawan, tujuannya adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Ketika Anda mendelegasikan Anda mempertahankan kendali atas pekerjaan akhir, delegasi menghemat banyak waktu manajer.
Beberapa masalah yang dihadapi manajer yang menolak pemberdayaan dan pendelegasian adalah: kurang percaya diri, kehilangan kendali, dan takut kehilangan pekerjaan. Mengatasi hal ini membutuhkan: menetapkan standar, melatih bawahan untuk melakukan pekerjaan, dan membangun kepercayaan di antara bawahan.
Masalah dengan pemberdayaan adalah bahwa hal itu dimaksudkan untuk melihat hasil secara instan, karena merupakan transformasi budaya radikal, yang tidak terjadi dalam semalam. Karyawan perlu diyakinkan bahwa kita bermaksud memberi mereka suara dalam pengambilan keputusan dan bahwa suatu sikap akan diadopsi Komprehensif jika mereka membuat kesalahan, juga harus dicapai bahwa mereka mengatasi ketidakamanan kerja di lingkungan kerja modern.
Beberapa karyawan mungkin merasa lebih percaya diri, termotivasi, dan antusias bekerja dalam struktur tim Mungkin perlu untuk mensponsori tim mandiri, yang bekerja tanpa kehadiran supervisor, menghemat waktu dan Energi.
Agar pemberdayaan berhasil, Anda harus: berinvestasi dalam pelatihan staf, percaya pada kemampuan karyawan, berkomunikasi, dan menjelaskan harapan dan kebijakan dengan jelas, memanfaatkan kekuatan karyawan, berbagi informasi, melobi di tempat kerja melalui teman sebaya, menjelaskan niat, belajar untuk tidak mengendalikan orang lain, tidak terburu-buru, menawarkan pedoman, tidak menghukum orang lain para karyawan
ketika mereka melebihi otoritas mereka, bersabarlah dengan hasilnya, berikan proyek yang paling penting kepada karyawan diberdayakan, pastikan anggota tim tahu bagaimana melanjutkan, ingat bahwa satu karyawan tidak dapat melakukan banyak kesalahan.
Saat mensponsori tim mandiri, Anda harus: menentukan proyek yang akan dilaksanakan oleh tim dengan persyaratan yang membuat tujuan jelas, spesifik dan dapat dicapai, memastikan bahwa tim bersedia memikul tanggung jawab ini, menjelaskan kepada tim bagaimana pencapaian tujuannya sesuai dengan misi global perusahaan, mengetahui tingkat keterampilan diperlukan untuk melaksanakan proyek dan mencari tahu apakah anggota tim memiliki tingkat ini (melatih mereka atau memasukkan anggota yang sudah memilikinya), tentukan wewenang yang Tim harus memiliki dan mengomunikasikannya kepada anggotanya, menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan tim dan membuat pengaturan yang diperlukan agar dapat mengaksesnya (uang, waktu, peralatan), menentukan situasi yang harus dihindari tim atau kebijakan yang harus dipatuhi, memperjelas ruang lingkup tanggung jawab tim, menentukan faktor-faktor apa yang hasil kegiatan tim, bersama dengan tim, menetapkan jenis dan frekuensi komunikasi untuk mengetahui keputusan dan kemajuan tim, menjelaskan kepada lainnya mengapa tim dibentuk, hadir ketika tim membutuhkannya (untuk menunjukkan minat dan memberikan bimbingan), memungkinkan tim untuk mengembangkan program kerjanya, merangsang mengambil risiko, mengidentifikasi dan memodifikasi kondisi yang menciptakan perasaan tidak berdaya pada karyawan, belajar mendengarkan dalam sesi tim (80/20), memberikan dukungan, yang itu harus menjadi prioritas Anda.

BAGIAN 3
BAGAIMANA MERENOVASI APARTEMEN DENGAN KERAS. KARYAWAN KELELAHAN

Perusahaan modern yang kekurangan staf memberikan banyak tekanan pada karyawan. Waktu dan tekanan kerja adalah aspek yang sangat negatif ketika kita membutuhkan karyawan dengan ide dan energi untuk mempraktikkannya; Ini diperparah oleh perasaan tidak berdaya, karena tidak adanya alternatif.
Stres berkepanjangan menyebabkan kelelahan kerja, menunjukkan gejala fisik dan mental (keragu-raguan, ketidakpedulian, kecemasan, kejengkelan), yang membawa serta keterlambatan dalam pekerjaan, kurangnya konsentrasi dan kesalahan, kurangnya kreativitas; Untuk memanfaatkan kreativitas karyawan, mereka harus dihidupkan kembali dan dimotivasi kembali tepat waktu.
Beberapa gangguan tersebut adalah: tidak adanya struktur yang jelas, ketidakamanan kerja, kurang percaya diri, umpan balik sporadis, Tuntutan dan perintah yang kontradiktif, perasaan tidak berdaya, ambiguitas fungsi, kurangnya sumber daya untuk melaksanakan pekerjaan, Perubahan peran, harapan yang tidak jelas dan tidak realistis, birokrasi, ketakutan akan kegagalan, beban kerja yang berlebihan, kehilangan bakat menentukan, dll.
Pemberdayaan dan kerja tim adalah solusi yang mungkin untuk kelelahan kerja, manfaat sosial dan peningkatan pendapatan juga.
Terkadang menjadi bagian dari tim membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, lebih menyenangkan, dan Anda dapat mengatasi rasa takut, meskipun terkadang menjadi neraka, tidak semua orang siap untuk itu.
Pemberdayaan dapat membuat kegiatan sistematis lebih menarik dan menyegarkan serta mengungkap potensi besar yang belum dimanfaatkan untuk organisasi. Itu bukan solusi yang sempurna, karena berkali-kali pelatihan yang diperlukan tidak diberikan dan juga terlihat epticism dan taktik di dalamnya untuk membuatnya bekerja lebih keras.
Manfaat sosial memungkinkan untuk mengurangi tekanan yang berkaitan dengan waktu dengan menawarkan layanan internal (estetika, pembelian tiket untuk acara, binatu, dll.). Diperkirakan Anda ingin membuatnya bekerja lebih banyak.
Penghargaan moneter digunakan dalam dua cara: untuk memotivasi dan untuk menghubungkan kinerja dan gaji. Peningkatan kinerja yang diilhami bonus cenderung berumur pendek, menurun setelah bonus dihabiskan. uang, ada juga bahaya bahwa uang dipandang sebagai sesuatu yang berhak dan diharapkan menerima. Itu juga dapat menggantikan motivator intrinsik. Ketika tujuan tidak berada dalam jangkauan staf, frustrasi meningkat. Dapat dikatakan bahwa penghargaan ini diperlukan, tetapi harus dikombinasikan dengan motivator lainnya. Jika ditiadakan, para pekerja kehilangan motivasi. Uang adalah bentuk pengakuan; karyawan menggunakannya untuk mengukur prestasi mereka, pentingnya mereka bagi perusahaan, dan tempat mereka dalam kaitannya dengan anggota lain.
Pemberdayaan dan manajemen tim adalah perpanjangan dari pengayaan dan desain ulang pekerjaan, yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan diri.
Beberapa rekomendasi untuk mengurangi stres meliputi: menyediakan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk lakukan pekerjaan Anda dengan baik, tawarkan umpan balik secara teratur, belajarlah untuk mengatakan "terima kasih" ketika Anda menerima kebaikan,
melibatkan karyawan dalam keputusan yang mempengaruhi mereka, secara terbuka mengakui pekerjaan yang baik, mendistribusikan penghargaan secara adil, membangun saluran komunikasi yang dapat diakses, menyediakan peralatan yang diperlukan untuk karyawan (tim dan sumber daya manusia), memberikan pekerjaan yang baik kepada karyawan (menarik), memperhatikan membantu kebutuhan staf, hentikan kritik sepele, hindari menciptakan stres yang tidak perlu di antara bawahan, kenali perilaku dan hasil luar biasa.
Pesan yang ingin Anda sampaikan selalu sama: Anda benar-benar tertarik pada bawahan Anda.
Untuk mengurangi stres pada bawahan, manajer harus memperhatikan kesehatan mental dan fisiknya sendiri, karena jika dia tidak sehat, dia tidak akan dapat membantu mereka.

BAB 4
HUBUNGAN BARU: LOYALITAS

Banyak penyintas kerugian tidak memiliki keterikatan pada perusahaan mereka, menyimpan kebencian terhadapnya karena memberhentikan karyawan mereka. kolega dan skeptis terhadap janji yang membuat mereka menjadi masa depan yang lebih baik, sehingga hilangnya loyalitas perusahaan adalah masalah manajerial.
Dihadapkan dengan pasar tenaga kerja yang jenuh yang tidak menawarkan alternatif untuk pekerjaan mereka saat ini, sebagian besar karyawan tidak ingin mengambil risiko kehilangan pekerjaan mereka. Dengan demikian, mereka melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka dengan memanfaatkan kesempatan belajar yang disajikan kepada mereka.
Saat ini kurikulum karyawan tersedia untuk perusahaan mana pun karena mereka tidak lagi memiliki loyalitas. bahwa diri mereka sendiri, mereka akan berganti pekerjaan sebanyak yang diperlukan jika ini memastikan stabilitas mereka profesional. Inilah sebabnya mengapa perusahaan kehilangan banyak ketika karyawan berhenti merasa terikat padanya. Selain loyalitas, mereka kehilangan keuntungan lain: biaya pelatihan, biaya perekrutan yang lebih rendah, produktivitas, rujukan, kandidat oleh staf, produk, dan layanan pelanggan yang hebat kualitas.
Lebih baik untuk mencegah masalah sikap, perlu untuk mengenali rasa tidak aman yang dirasakan karyawan tentang pekerjaan mereka dan menegaskan kembali nilai yang mereka miliki untuk perusahaan. Ketika karyawan pergi untuk mencari pekerjaan lain, elemen terbaik kemungkinan besar akan hilang.
Beberapa tindakan yang harus diikuti untuk mencoba membangun kembali loyalitas perusahaan yang hilang dalam menghadapi restrukturisasi dan perampingan yang terus-menerus Mereka adalah: mencari pekerjaan untuk membantu mereka yang diberhentikan dan berkomunikasi dengan para penyintas bahwa mereka ingin diperlakukan secara adil, menjalin kemitraan dengan karyawan melalui peningkatan keterlibatan di pihak mereka, menciptakan program kompensasi dan tunjangan, dan menawarkan kesempatan untuk pengembangan profesional dan pribadi. Pemenuhan kebutuhan karyawan setelah jam kerja akan meningkatkan komitmen mereka terhadap pekerjaan yang mereka lakukan. Karyawan harus dilatih dan diinstruksikan untuk memenuhi fungsi di perusahaan saat ini atau di perusahaan lain jika mereka kehilangan pekerjaan.
Beberapa tindakan yang harus diikuti adalah: membantu karyawan menetapkan tujuan karir dan rencana tindakan untuk mencapainya, menemukan tugas yang membantu mereka untuk mengikuti arah yang benar, menjadi pemandu di labirin politik organisasi, promosi di antara staf perusahaan, menjadi lebih sadar akan kebutuhan pribadi karyawan, membuat program yang menawarkan pengakuan kepada individu, mengadakan pertemuan departemen Atau tim di mana pengakuan publik dapat diberikan untuk kontribusi yang paling menonjol, berbagi informasi dengan karyawan, melaksanakan carry mengevaluasi kinerja secara berkala, memungkinkan karyawan untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab saat keterampilan mereka meningkat, menetapkan kontrol dalam program kemitraan untuk secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan pencapaian, mempertahankan kebijakan pintu terbuka, memungkinkan karyawan karyawan mencoba hal baru, mengambil risiko dan bahkan membuat kesalahan, menemani berita buruk dengan penjelasan, mengatasi skeptisisme dari karyawan secara jujur.

BAB 5
SESUATU YANG HARUS KITA TERIMA: PERBAIKAN TERUS MENERUS BERARTI PERUBAHAN TERUS MENERUS

Seiring waktu, perusahaan telah mengalami perubahan besar. Untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, perusahaan harus terus berinovasi, harus mengadopsi teknologi yang muncul dan segera merespons pasar yang berubah dengan cepat.
Manajemen perubahan mencoba menemukan dan menerapkan pendekatan yang lebih baik, kemudian mengidentifikasi dan menerapkan yang lebih baik, dan seterusnya. Tujuan dari perubahan adalah perbaikan terus-menerus, yang pada gilirannya diterjemahkan menjadi perubahan berkelanjutan, yang membutuhkan partisipasi manajer dan karyawan untuk melaksanakannya.
Dalam sebuah organisasi sangat sulit untuk mencapai perubahan, karena pada umumnya para birokrat yang menduduki posisi kunci tidak menerima, faktor lainnya adalah: anggaran yang ketat, tekanan kerja dan waktu, resistensi dalam resistance organisasi. Upaya frustrasi perusahaan untuk berubah untuk beradaptasi dengan waktu dapat menyebabkannya kehilangan pelanggan, pangsa pasar, produktivitas, dan karyawan yang sangat dihargai karena bakatnya.
Menolak perubahan dapat berarti kehilangan kesempatan untuk mempengaruhi sifatnya di dalam perusahaan; cara terbaik untuk memastikan visi adalah dengan terus memperbarui diri. Manajer harus memberdayakan diri mereka sendiri dan bawahan mereka. Hal ini diperlukan untuk mengetahui apa yang dibutuhkan untuk mencapainya.
Jalan paling pasti menuju kemajuan profesional adalah kemauan untuk memulai perubahan dan menerima risikonya.
Saat ini perubahan dilakukan terutama melalui tim, karena tim dapat melakukan lebih dari sekadar individu. Mereka cenderung menghasilkan ide-ide dengan kualitas dan kuantitas yang lebih baik, selain itu beberapa disiplin ilmu dapat digabungkan.
Tim dapat menjadi agen perubahan yang sangat efisien, tetapi tidak semua berhasil. Karena mereka mendasarkan kesimpulan mereka pada asumsi dan bukan pada fakta, mereka fokus pada gejala dan bukan pada Penyebab. Banyak inisiatif tidak didasarkan pada kebutuhan perusahaan, melainkan pada laporan majalah.
Saat ini, perusahaan berpindah dari satu mode ke mode lainnya, beberapa membentuk tim teams eksekutif untuk menyelidiki nilai yang mungkin mereka miliki, tetapi banyak yang mengabaikan ini, yang membawa mereka ke kegagalan.
Jika perubahan diupayakan melalui tim, hal-hal berikut harus diperhitungkan: inisiatif perubahan melalui tim memerlukan sponsor, perubahan tim membutuhkan jaringan pendukung, tim perubahan membutuhkan campuran orang yang tepat, pemimpin tim perubahan perlu merencanakan untuk mengatasinya resistensi internal. Untuk mendorong perubahan, pemimpin perlu menggunakan keterampilan bimbingan dan konselingnya dan bersikap bijaksana.
Perencanaan perubahan mencakup banyak pertanyaan untuk dijawab seperti: Apa tujuan atau misi kita? Sumber daya apa yang dibutuhkan? Kapan diharapkan berakhir? Apa yang akan menjadi timeline? Hasil apa yang diharapkan...
Untuk mengelola inisiatif perubahan secara efektif, Anda harus: mempertahankan perubahan secara meyakinkan, merencanakan siapa, apa, dan di mana, serta mengapa, harus dikomunikasikan secara efisien, toleran terhadap kesalahan, mencoba mencapai hasil jangka pendek istilah.
Mengatasi penolakan terhadap pengenalan perubahan membutuhkan: bersikap empati, melibatkan bawahan, memberi staf kesempatan untuk memutuskan hubungan dengan masa lalu, mengekspos perlawanan, memilih dengan hati-hati langkah pertama, tidak membuat konsesi, tidak melawan tetapi mencapai penerimaan dengan keyakinan, menyesuaikan komunikasi dengan mereka yang lawan, jangan meremehkan kekuatan birokrat, buat sistem penghargaan, lacak kemajuan, tahu kapan harus menyerah dan lakukan dengan benar dan dengan umpan balik positif.

BAB 6
TERLALU BANYAK PERCAKAPAN, TERLALU BANYAK EMAIL TAPI KOMUNIKASI TERLALU SEDIKIT

Komunikasi selalu menjadi bagian penting, tetapi saat ini banyak informasi diterima tanpa perlu untuk mewakili komunikasi, yang yang telah menimbulkan dua masalah mendasar: stres karena berusaha mengikuti semua informasi, yang membuat kita menjadi korban a informasi yang berlebihan dan rasa frustrasi yang kami rasakan karena, meskipun begitu banyak percakapan dan komunikasi tertulis, ternyata tidak ada komunikasi yang nyata.
Komunikasi selalu menjadi masalah manajemen, seperti yang ditunjukkan dalam contoh berikut: tidak mendengarkan karyawan, tidak memasok umpan balik, fokus pada kebutuhan kita daripada kebutuhan lawan bicara kita, tulis pesan yang tidak teratur dan tidak dapat dipahami, kompulsif menulis memo, berbicara kompulsif, menulis untuk mengesankan, bukan untuk mengungkapkan, informasi yang berlebihan dan kurangnya keterampilan fasilitasi.
Jumlah informasi yang berlebihan mencapai meja eksekutif setiap hari dan ada terlalu banyak pertemuan di mana ada banyak pembicaraan tetapi sedikit yang terdengar; dalam tim umumnya lebih penting untuk mengetahui cara mendengarkan daripada berbicara. Anggota tim lintas fungsi yang tidak berkomunikasi secara terus terang meningkatkan ketidakpercayaan dalam tim sehingga menciptakan lingkungan yang kontraproduktif.
Demotivasi utama dalam perusahaan adalah komunikasi yang buruk. Ketika kita tidak mendengarkan, kita secara negatif mempengaruhi cara kita melihat lingkungan kerja, dan demotivasi ini pada gilirannya menyebabkan semangat tim yang buruk, tingkat ketidakhadiran yang tinggi, pergantian staf yang tinggi, produktivitas kualitas yang buruk, dll. 75% kesalahan yang dilakukan adalah karena komunikasi yang tidak efektif yang menghabiskan waktu dan biaya.
Komunikasi adalah suatu proses, di mana muncul hambatan yang mencegahnya dan adalah: sedikit kejelasan, momen yang tidak tepat, tidak mengetahui mendengarkan, pemilihan media yang tidak tepat, hambatan bahasa dan budaya, perbedaan persepsi, dan penggunaan kata-kata yang membebani emosional.
Kejelasan komunikasi sangat penting dan dimulai dengan pengorganisasian ide; Skema juga sangat berguna, terutama dalam hal laporan atau memo yang panjang; Kata-kata umum dan singkat harus digunakan, serta menghindari jalan memutar, beberapa kata mengatakan lebih banyak.
Hari ini email dan pesan suara memungkinkan kita untuk berkomunikasi lebih cepat, yang berarti lebih baik komunikasi, tetapi banyak orang masih tidak menguasai penggunaannya. Penggunaan yang berlebihan ini telah meningkatkan kelebihan beban informasi.
Melalui pesan suara Anda dapat membuat pesan lisan jika orang tersebut tidak di rumah, nya Masalahnya tidak menjamin bahwa proses komunikasi dilakukan, pesan mungkin diterima tetapi tidak memahami.
E-mail memungkinkan kita untuk mengirim pesan yang sangat lengkap yang tidak dapat kita kirimkan secara efisien dengan cara lain dan untuk memastikan bahwa penerima akan menerimanya ketika mereka membukanya. Ini memungkinkan kami untuk melampirkan dokumen tambahan ke pesan, yang dengannya kami dapat mengirim lebih banyak informasi. Penggunaannya membutuhkan keterampilan tertentu.
Di perusahaan modern, komunikasi bukan hanya tentang memperjelas sifat dan isi bahasa, tetapi juga tentang meningkatkan cara kita berhubungan dengan orang lain.
Mengenai jenis kelamin, kita mendapati bahwa wanita melihat dalam percakapan sebagai sarana untuk menjalin hubungan dengan orang lain dan cara untuk menyelidiki pendapat orang lain, sementara pria cenderung melihatnya secara eksklusif sebagai sarana untuk bertukar informasi dan menyelesaikan masalah.
Dalam hal rapat, kebijaksanaan dalam memutuskan kapan harus mengaturnya berarti akhir dari rapat yang tidak perlu dan kemampuan untuk mengadakannya menjamin penggunaan produktif waktu yang didedikasikan untuk mereka, interaksi yang tepat antara asisten berarti pertukaran yang bermanfaat informasi.
Secara umum kami banyak bicara dan sangat sedikit komunikasi, untuk meningkatkan ini kami harus merangsang partisipasi, mendengarkan ide orang lain, berfungsi sebagai tim dan merangsang and umpan balik.
Untuk meningkatkan komunikasi kelompok dan pribadi perlu menggunakan keterampilan komunikasi dan mendengarkan yang telah diajarkan selama bertahun-tahun. Kita juga harus melatih keterampilan itu ketika kita menulis secara elektronik, agar komunikasi ini lebih jelas. Kita dapat meningkatkan komunikasi dengan mengambil langkah-langkah berikut: menciptakan suasana kepercayaan dalam situasi tim, mendorong partisipasi, menggunakan pertanyaan untuk mengendalikan dan membimbing pertemuan, tidak menjawab pertanyaan yang diajukan, mengurangi situasi sulit atau bermasalah, mengukur kualitas komunikasi kita dengan orang lain, tidak secara konsisten menggunakan pesan suara dan email alih-alih komunikasi pribadi, yang memungkinkan kami untuk menjernihkan kesalahpahaman dan membaca bahasa jasmani; waspada terhadap filter yang dapat memblokir pesan, belajar memutuskan informasi apa yang benar-benar dibutuhkan, belajar menggunakan e-mail dengan benar, tulis pesan yang baik darinya, jangan menjadi penulis yang kompulsif, gunakan format terbaik untuk komunikasi, untuk mengatasi masalah kelebihan informasi, mulailah dengan mendelegasikan tanggung jawab untuk menetapkan prioritas dalam penerimaan komunikasi.

BAB 7
RAPAT TIM: KAPAN DAN BAGAIMANA

Tim dapat menjadi sangat produktif, menghasilkan lebih banyak ide dan lebih baik untuk produk dan layanan baru, memperkenalkannya lebih cepat, mengurangi biaya, Mereka mencapai waktu siklus yang lebih pendek dan meningkatkan kualitas, serta memungkinkan implementasi keputusan yang lebih cepat dan meningkatkan semangat kelompok, Mereka juga memungkinkan Anda untuk memanfaatkan berbagai pengalaman dan sudut pandang, serta menganalisis lebih mendalam ide-ide yang muncul pada mereka dan memilih ide dengan lebih baik. terakhir.
Tidak semua inisiatif tim berhasil, karena masalah tim ada empat: pemanfaatan yang buruk, manajemen yang buruk dari Pertemuan-pertemuan diberikan terlalu banyak waktu, langkah-langkah yang tidak memadai yang ditujukan untuk mengintegrasikan anggota, fasilitasi yang tidak memadai dan banyak pemeliharaan.
Pemimpin dan anggota tim harus dilatih dalam mengambil solusi dan memecahkan masalah, yang memungkinkan mereka memanfaatkan kreativitas mereka. Jika Anda ingin memaksimalkan potensi tim, Anda harus mempelajari kapan dan bagaimana kepemimpinan tim.
Secara teori, tim adalah sumber daya yang sangat baik, tetapi mereka harus menguntungkan dalam praktiknya untuk membenarkan waktu yang dihabiskan untuk mereka. Anda harus lebih selektif dalam memutuskan masalah mana yang membutuhkan kebersamaan dan mana yang tidak.
Hampir 50% rapat tim tidak produktif karena tidak dikelola dengan benar, karena persiapan yang buruk atau tidak adanya misi atau tujuan yang jelas, keterampilan fasilitasi yang tidak memadai dari pihak pemimpin, dan kurangnya lack penutupan.
Keterampilan kepemimpinan tim yang buruk dapat berarti pemborosan waktu yang tidak perlu, proyek yang belum selesai, kegigihan masalah yang harus ditanggung tim team untuk mengatasi atau menghilangkan ide kreatif yang seharusnya ditemukan, yang dapat menurunkan produktivitas, dan menghancurkan semangat kelompok dan rasa kebersamaan. tim.
Ketika kita mendapatkan reputasi karena berperilaku buruk dalam rapat tim, akan sulit bagi kita untuk menjadikannya bagian dari apa yang kita pimpin.
Agar kegiatan tim memberikan hasil yang sangat baik, hal-hal berikut harus diterapkan pada mereka: kenali kontribusi tim, ingat bahwa ini adalah pertemuan tim tim, tentukan bagaimana keputusan akan dibuat, jelaskan tujuan dan bubarkan potensi kesalahpahaman mengenai misi, pastikan anggota dilatih, ingat tidak semua jawaban diketahui, jangan menilai atau mengomentari pengamatan dan ide anggota, lawan pemikiran kelompok, dengarkan baik-baik empati, berbagi kendali rapat, menciptakan rasa persahabatan antar anggota, mengurus logistik rapat, memuji dan memberi umpan balik umpan balik positif kepada anggota, mendukung inisiatif pembayaran berbasis tim, memberikan penutupan, menyebutkan dan memuji pencapaian tim, dan melacak tim keputusan yang dibuat.

BAB 8
ORGANISASI BERORIENTASI NILAI: PERBEDAAN ANTARA NILAI DAN STANDAR

Karyawan membutuhkan nilai-nilai untuk mengarahkan tindakan mereka secara efisien. Nilai sangat penting dalam perusahaan di mana mereka telah diberdayakan untuk membuat keputusan sendiri. Nilai menyatukan karyawan dengan tujuan bersama, tanpa memerlukan aturan, norma, dan hierarki organisasi.
Nilai menjawab mengapa sesuatu dan ini umumnya dirumuskan dari strategi pemasaran perusahaan.
Di banyak perusahaan yang telah mengadopsi seperangkat nilai, ada sedikit korespondensi antara nilai-nilai yang diberlakukan dan yang dipraktikkan, jadi Tidak sejalan dengan apa yang dianjurkan, yang membawa serta kebingungan, kemerosotan semangat kelompok dan runtuhnya produktifitas.
Nilai-nilai tersebut memiliki tujuan yang benar, karena lahir dari visi perusahaan, sehingga harus didasarkan pada kebutuhan pasar yang sebenarnya.
Masalah yang dihadapi perusahaan terkait dengan cara mereka mencoba untuk mendapatkan penerimaan staf daripada sistem nilai itu sendiri.
Nilai-nilai tersebut umumnya berasal dari manajer yang menyebabkan masalah dengan karyawan, karena mereka dijanjikan akan berpartisipasi dalam nilai-nilai dirumuskan dan pertemuan diadakan di mana mereka merenungkannya dengan hati-hati, tetapi hasil dari pertemuan ini jarang mempengaruhi tulisan akhir.
Banyak yang bisa dipelajari tentang bagaimana nilai akan memandu kegiatan; Untuk itu, prinsip-prinsip penetapan tujuan yang baik harus diperhatikan, yaitu: karyawan perlu mengetahui mengapa nilai-nilai itu yang penting bagaimana menerjemahkannya ke dalam prestasi kerja, mereka harus memiliki prioritas yang terdefinisi dengan baik, mereka yang mengolah nilai-nilai harus mendapatkan hasil positif, mereka tidak boleh berpikir bahwa mereka mempraktikkan nilai-nilai padahal tidak, karyawan tidak boleh melihat memberi penghargaan kepada mereka yang tidak mempraktikkan nilai-nilai nilai-nilai.
Staf harus terlibat dalam menetapkan tujuan, merumuskan nilai, menetapkan norma-norma, dalam menentukan titik-titik di mana terdapat konflik dan dalam memperoleh solusi untuk menggabungkan nilai-nilai dan aturan.
Harus ditunjukkan dengan kata-kata dan perbuatan bahwa Anda bertekad untuk mempraktikkan nilai-nilai itu. Beberapa saran agar semua tindakan selaras dengan nilai-nilai adalah: modelkan nilai-nilai yang telah ditetapkan perusahaan, dapatkan umpan balik dari orang lain mengenai gaya manajemen, merangsang pemodelan nilai di seluruh perusahaan, menawarkan insentif dan incentive menyampaikan.
Nilai bukanlah iseng-iseng, melainkan prinsip yang menentukan bagaimana kita ingin perusahaan berfungsi, standar di mana karyawan yang diberdayakan beroperasi, tujuan yang tanpanya perusahaan tidak akan dapat bertahan.

BAB 9
CARA MENDAKI DINDING TAK TERLIHAT: PELAJARI FUNGSI LINK

Ketika perusahaan mulai melakukan reorganisasi, banyak dari mereka di sekitar tim, silo fungsional yang menghambat komunikasi diharapkan menghilang. Dengan meruntuhkan tembok dan membuat perusahaan lebih horizontal, komunikasi yang lebih besar dan lebih baik akan dirangsang, serta kolaborasi antar daerah. Tetapi restrukturisasi di sekitar tim tidak sepenuhnya mengakhiri silo, tetapi malah memunculkan silo baru.
Masalahnya, jalur komunikasi yang ada sebelum reorganisasi dan restrukturisasi tidak berubah drastis seperti yang diharapkan. Manajer tidak menyadari manfaat memperluas jaringan pengaruh mereka atau membentuk aliansi atau kemitraan dalam tim atau departemen, atau mereka tidak memiliki keterampilan untuk melakukannya.
Dengan membentuk aliansi atau kemitraan seseorang dapat menunjukkan komitmennya kepada tim kerja, ini akan meningkatkan peluang untuk kemajuan profesional professional Dalam dua aspek: pada saat ini perusahaan mencari pemimpin tim dan kerjasama dengan orang lain akan memungkinkan mereka untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Jaringan hubungan, aliansi dan kemitraan berarti: informasi, umpan balik, penguatan psikologis, tambang sumber daya.
Membangun hubungan kooperatif dengan anggota lain akan memungkinkan Anda untuk mencapai hal-hal besar yang tidak mungkin Anda capai sendiri, yang memungkinkan Anda untuk maju dalam karir profesional Anda.
Saat ini, jaringan antar manajer dapat menjadi penentu untuk mencapai tujuan dalam menghadapi sumber daya yang langka, tanpa Namun, banyak manajer tidak memahami nilai membangun hubungan kooperatif dengan mereka yang dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda. misi. Membangun jaringan ini membutuhkan menanamkan keterampilan interpersonal yang diperlukan.
Jika Anda ingin memenuhi kewajiban Anda, Anda harus menjaga hubungan baik. Rahasia untuk mendapatkan kerja sama orang lain adalah dengan mencari tahu apa yang Anda inginkan dari pekerjaan itu dan memuaskan mereka, untuk itu Anda harus mengenal baik para anggotanya. organisasi untuk apa yang harus dilakukan: luangkan waktu untuk membuat jaringan hubungan, evaluasi kontak Anda saat ini, fokus pada aliansi dan hubungan yang paling penting, cari tahu caranya membuat sekutu musuh, menjadi mahir dalam seni mengobrol, tetap berhubungan, mengembangkan basis kekuatan, bersiap untuk berbagi secara adil, mengingat timbal balik.
Saat meminta dukungan dari rekan kerja: nyatakan kebutuhan Anda dengan jelas, dengarkan baik-baik, identifikasi area yang saling membutuhkan, jelaskan alasannya, bersikap fleksibel, dan banyak lagi.
Beberapa keterampilan yang harus dikuasai adalah: mengajukan pertanyaan, menggunakan keheningan secara efektif, mengetahui aturan yang digunakan rekan kerja Anda, memantau perlawanan, mengatasi rasa tidak aman dengan mendiskusikannya secara terbuka, mencoba meniru lawan bicara, menyelesaikan masalah hubungan manusia sesegera mungkin timbul.
Untuk membentuk kemitraan dengan tim lain, Anda perlu: mengadakan pertemuan informal dengan tim Anda dan dengan orang lain di perusahaan yang menyediakan pekerjaan untuk Anda atau untuk siapa Anda bekerja, perkuat kemampuan departemen Anda untuk menjalin hubungan, bentuk tim pemimpin untuk membantu semua orang, jangan batasi kontak tim Anda ke grup di bisnis.
Ketika Anda memiliki dua operasi yang harus berfungsi sebagai satu, Anda harus: merumuskan misi dan rencana untuk grup baru dengan perwakilan dari kedua operasi, segera mulai, tekankan pentingnya kontak formal dan informal antara anggota kelompok yang sebelumnya terpisah, temukan peluang untuk bekerja bersama.

BAB 10
LANGKAH PERTAMA MENUJU ORGANISASI VIRTUAL: PRAKTEK ADMINISTRASI DARI AFAR

Saat ini komputer pribadi memungkinkan karyawan meninggalkan kantor untuk bekerja di rumah atau di pusat kerja yang lebih dekat dengan rumah baik penuh waktu maupun paruh waktu. Tren ini menuju organisasi virtual, di mana sedikit atau tidak ada karyawan yang akan bekerja secara teratur di kantor tetapi akan terhubung oleh telepon dan komputer untuk orang lain dan, mungkin, ke satu atau lebih pusat kerja, merupakan perubahan radikal bagi perusahaan dan eksekutif.
Masalahnya adalah karena kami tidak dapat mengamati karyawan di tempat kerja, kami tidak dapat menentukan berapa lama mereka melakukannya dan, dalam do Akibatnya, produktivitas mereka tidak bisa diukur, sehingga keamanan yang mereka patuhi hilang, itulah sebabnya banyak yang menentangnya. telecommuting.
Kemungkinan penyalahgunaan hak istimewa bekerja di rumah dengan menyisihkan waktu kerja perusahaan adalah salah satu masalah administrasi yang mereka hadapi. Masalah lain dari pengawasan pekerjaan di rumah adalah: menyeimbangkan beban kerja, pengaturan jadwal untuk staf yang bekerja di kantor dan kepada mereka yang bekerja di rumah, aksesibilitas mereka ke karyawan lain ketika mereka berada di kantor untuk menjamin koordinasi kerja dan komunikasi kemajuan. Mereka yang bekerja di rumah mengeluhkan keterasingan yang disebabkan oleh hal ini dan kurangnya umpan balik. Satu lagi masalah yang dapat muncul adalah hilangnya loyalitas karyawan, yang dapat mendorong mereka untuk bekerja untuk orang lain selama hari-hari mereka bekerja di rumah.
Teleworking berkontribusi untuk menyelesaikan konflik antara pekerjaan dan keluarga.
Jika perusahaan menolak untuk menawarkan kesempatan kerja jarak jauh, mereka dapat kehilangan orang-orang yang sangat berbakat, selain: produktivitas, kualitas, dan semangat tim yang lebih tinggi, fleksibilitas, peningkatan keterampilan manajemen waktu, tingkat layanan pelanggan yang lebih tinggi, jam layanan yang diperpanjang, pengurangan biaya umum, dll. Seperti yang Anda lihat, teleworking memiliki kelebihan meskipun bukan tanpa masalah.
Telecommuting adalah kebutuhan dan merupakan kombinasi dari jam fleksibel, lokasi fleksibel dan komunikasi elektronik.
Teleworking telah mengarah pada penciptaan pusat kerja jarak jauh di mana karyawan dapat bekerja jauh dari kantor dan lebih dekat ke rumah, tetapi jauh dari gangguan keluarga. Menghadapi risiko yang ditimbulkan oleh fakta bahwa karyawan beberapa perusahaan bekerja sama, beberapa perusahaan telah mendirikan pusat mereka sendiri yang kadang-kadang mencakup pengawas yang merupakan bagian dari pekerjaan di luar outside kantor.
Salah satu pertimbangan terpenting adalah memutuskan siapa yang akan Anda izinkan untuk bekerja di rumah, siapa, Anda harus menjadwalkan hari yang cukup di kantor agar mereka tidak kehilangan kontak dengan perusahaan dan perusahaannya Roh.
Mengelola mereka yang bekerja di rumah tidak berbeda dengan pengawasan yang baik, yang didasarkan pada hasil, bukan pengamatan. Untuk administrasi dari jauh untuk memberikan hasil yang baik perlu: menetapkan harapan
16
jelas, menerima kriteria kinerja yang akan diukur, menyepakati bagaimana hasil akan dipantau, memberikan umpan balik tentang kinerja, membuat mempercayai, berkomunikasi, meningkatkan keterampilan mendengarkan, memberikan fasilitas akses informasi yang sama kepada karyawan yang bekerja di kantor maupun kepada mereka yang bekerja di luar itu, membangun sistem dukungan teknis untuk karyawan yang jauh, mempertimbangkan reaksi staf jika memungkinkan semua karyawan untuk bekerja di rumah, sadari bahwa Anda perlu membangun semangat tim bahkan ketika anggota tim lainnya tidak berada di kantor yang sama, bantu telecommuter membangun semangat kekompakan untuk saling mendukung meski jarak fisik jauh, jangan sampai kesulitan koordinasi kunjungan dengan mereka yang bekerja di luar kantor menghalangi Anda secara teratur mengumpulkan kelompok untuk membahas masalah operasional, mendorong pekerja untuk berkomunikasi dengan rekan kerja mereka, tidak menunjukkan pilih kasih terhadap karyawan pegawai kantor.
Rahasia untuk mengawasi karyawan yang jauh adalah fokus pada produktivitas mereka dan bukan pada hal-hal seperti pekerjaan, waktu, atau ruang kerja. Hal yang sama berlaku untuk kontraktor independen. Manajer atau supervisor karyawan biasa yang baik juga akan menjadi karyawan rumahan yang baik, karena prinsip manajemen yang efektif bekerja dengan sistem kerja apa pun.

KESIMPULAN

Sebagai kesimpulan dari bacaan ini, saya dapat mengatakan bahwa agar seorang manajer dapat melaksanakan administrasi yang efektif dan memecahkan segala jenis masalah yang mungkin timbul, ia harus untuk secara memadai menggabungkan bentuk-bentuk manajemen baru dengan yang tradisional, karena melalui yang tradisional itulah yang terbaik dari apa yang ada baru.
Ini adalah buku yang, meskipun berfokus pada perusahaan Amerika, memiliki kemungkinan untuk diterapkan beberapa situasi di negara kita, meskipun realistis, banyak yang lain sangat sulit untuk mencapai.
Melalui buku ini, banyak dari kita sebagai manajer atau supervisor masa depan sebuah perusahaan dapat mengetahui beberapa masalah yang akan kita hadapi dan kemungkinan solusi yang dapat kita berikan ini.
Secara pribadi, saya sangat suka membaca buku ini, karena melaluinya saya dapat mengetahui contoh-contoh dari setiap masalah yang dihadapinya, yang memungkinkan saya untuk memberi diri saya gambaran yang lebih jelas tentang masing-masing mereka.
Sepanjang setiap bab kami sangat menekankan pada penggunaan komunikasi yang memadai, serta motivasi permanen yang harus diberikan karyawan untuk mencapai bahwa mereka memberikan yang terbaik dan merasa nyaman dengan pekerjaan yang mereka kembangkan dan terkait dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Ada juga banyak pembicaraan tentang pentingnya tim dalam sebuah perusahaan dan bagaimana mereka dapat dikelola secara efektif untuk mendapatkan semua manfaat yang dapat mereka berikan kepada kita.

LEMBAR DAFTAR PUSTAKA

Florensia M. Stone, Revaluasi Manajemen, Mc Graw Hill, Meksiko: 1998