Come scrivere un'e-mail formale?

Come scrivere un'e-mail formale?

UN e-mail formale è quello che dobbiamo scrivere per una questione importante, come fare domanda per un lavoro, comunicare con un'istituzione, fare attività commerciale o esprimere informazioni in modo rispettoso e ufficiale, non colloquiale.

Come in altri tipi di scrittura, le e-mail formali seguono un protocollo e rispettano determinate normative in materia all'uso della lingua, quindi quando li scrivi è importante prendere in considerazione aspetti di base come a seguire:

Parti di un'e-mail formale

Tenendo conto di queste considerazioni generali, possiamo procedere alla stesura di una mail formale. Tutta la posta formale deve includere:

• Destinatario. È la persona o l'istituzione a cui inviamo la posta. Se sono presenti più indirizzi, si consiglia di utilizzare il campo Ccn (copia nascosta) invece di "a", in modo da non rivelare gli indirizzi di altri a chi riceve la posta. Inoltre, non va bene inviare un'e-mail collettiva se prevediamo di avere una risposta personalizzata. È meglio inviare un'e-mail individuale a ciascun destinatario.
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• Affare. È l'oggetto della mail, il motivo dell'invio. In questo caso, dobbiamo essere brevi, specifici e completi, cioè dobbiamo dire in una frase ciò che vogliamo. Se la nostra email riguarda una richiesta specifica, dovremmo inserire nell'oggetto "richiesta per xxx". Se si tratta di cercare un lavoro o un luogo di studio, dovrebbe essere appropriato qualcosa come "candidatura alla posizione di xxx" o "candidatura al programma di xxx". Se vogliamo consegnare un documento, scommettiamo semplicemente sul descrizione del documento in questione: "relazione di vendita" o "presentazione per domani".
• Corpo dell'email. È dove scriveremo il contenuto dell'e-mail. Cerca sempre di essere breve e il più professionale possibile. Questo segmento può essere suddiviso in:
  • Saluto o saluto. Tutta la posta inizia con una riga per dire a chi è indirizzata la posta. Si usa spesso la frase "stimato" o "rispettato" e il nome di chi oa chi ci si rivolge. Ad esempio: "Caro Professor Montoya" o "Rispettati membri della giuria" o "Caro Enrique Zuloaga". Questa riga deve andare da sola all'inizio dell'e-mail.
  • Contenuto. Iniziando una riga sotto il saluto, questo è il segmento in cui diciamo cosa vogliamo o di cosa tratta la nostra posta. Si consiglia di usare un tono distante ma amichevole, con preghiere Breve e puntuale, formando brevi paragrafi, ognuno dei quali affronta un argomento specifico. Possiamo usare frasi come "Sono lieto di rivolgermi a te". oppure "Ti scrivo questa volta a". Inoltre, se inviamo documenti allegati, dovrebbe essere menzionato in questa sezione.
  • Chiusura. Fa anche parte dei protocolli formali della posta e tende ad essere una singola frase alla fine della posta, lasciando uno spazio vuoto quando il contenuto finisce. Di solito è una frase di cortesia con cui invitiamo il lettore a rispondere, come "Cordiali saluti", "Nessun altro particolare a cui fare riferimento", "Grazie per la tua attenzione" o "In attesa di un tuo sollecito Rispondere".
  • Ditta. La firma è l'ultima cosa che va nel corpo dell'e-mail e include il nostro nome completo, o nel caso l'e-mail sia parte di una stringa o di uno scambio, le nostre iniziali. In alcuni casi, la firma può essere accompagnata dal nostro numero di documento o dalla descrizione della nostra posizione, ad esempio: “Miguel Yepez "e sotto:" Coordinatore vendite ", e poi il nostro numero di telefono nel caso in cui il lettore desideri stabilire un altro tipo di comunicazione.

• Files allegati. Dobbiamo sempre allegare ciò che annunciamo nel corpo dell'e-mail, quindi è consigliabile prima di inviare l'e-mail verificare di averlo allegato e che sia, in effetti, il file indicato.

Esempi di posta formale

1. Posta formale per richiedere un rapporto accademico

Per: [e-mail protetta]
A partire dal: [e-mail protetta]
Oggetto: richiesta relazione accademica

Cari signori dell'Università Nazionale:

Ho il piacere di scrivervi per richiedere il rilascio di una relazione accademica a mio nome, con la quale Aspiro a concorrere per l'assegnazione di una borsa di studio per il programma di tirocinio durante il prossimo anno scolastico. Per questo motivo sarebbe molto conveniente avere il referto il prima possibile.

Grazie in anticipo per l'attenzione e i buoni uffici,

Cordiali saluti,
Marco Rabanal
Studente n. 846593

1. Posta formale per richiedere una posizione di ispettore di qualità

Per: [e-mail protetta]
A partire dal: [e-mail protetta]
Oggetto: Per la posizione di ispettore di qualità

Rispettati signori da Exxon:

Mi chiamo Ana Mendez, ho una laurea in commercio internazionale con una vasta esperienza in materia pubblici ministeri, e sono interessato alla posizione di ispettore della qualità, che mi risulta sia attualmente vacante. Vi allego il mio curriculum vitae, da tenere in considerazione nei vostri processi di selezione. Sono sicuro che la mia esperienza e formazione mi renderanno un candidato adatto per la vostra organizzazione riconosciuta.

Senza altri particolari a cui riferirsi,

Veramente tuo,

Ana Mendez
Telefono: +99 3923 1734

1. Mail formale per notificare il rifiuto di una domanda di credito

Per: [e-mail protetta]
A partire dal: [e-mail protetta]
Oggetto: la tua richiesta di considerazione del credito

Caro Michele:

Ti scrivo per salutarti e per informarti che il comitato di valutazione del credito ha valutato la tua caso e ha preso la decisione di respingere la tua richiesta di credito (numero di domanda # 345648) datata 15/08/2021. Le ragioni addotte dal comitato per prendere questa decisione sono state:

192 - Mancanza di supporto creditizio

Si ricorda che è possibile effettuare una nuova richiesta attraverso i canali regolari, senza che ciò influisca in alcun modo sulle future considerazioni della commissione.

Cordiali saluti,

Jorge Pereira
Dirigente del credito
Filiale 004 - Banca d'Investimento

Riferimenti:

• "Registro linguistico" in Wikipedia.
• "Come scrivere un'e-mail formale" in Infobae.
• "Come scrivere un'e-mail formale?" sul Pontificia Università Cattolica del Perù.

Che cos'è il linguaggio formale?

È chiamato linguaggio formale o registrazione linguistica formale a una delle modalità di fruizione della lingua, in cui si presta maggiore attenzione a le regole dei protocolli correttivi e di cortesia, poiché la situazione richiede un trattamento rispettoso. È il registro consigliato per comunicare con istituzioni, persone di maggiore gerarchia o in eventi sociali di grande importanza. In generale, il linguaggio formale è caratterizzato da:

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