Modernizzazione dei file

Il risparmio di spazio nell'archiviazione dei file è stato ottenuto grazie al MICROFILM, un team composto da un proiettore e una fotocamera a pellicola da 16, 35 o 70 mm che fotografa i documenti. Successivamente, il proiettore attraverso lo schermo ci permette di consultare rapidamente i brief di un file.
Questa macchina riduce i documenti fino al 99 percento della loro dimensione normale, ad esempio, è possibile fotografare 2 0.00 0 lettere su un rotolo da 33 metri di pellicola da 16 millimetri.
Negli istituti bancari le firme dei correntisti vengono microfilmate, quindi quando hanno bisogno di verificarne l'autenticità, vengono poste il negativo (microfilm) nel proiettore, facendo apparire sullo schermo la firma necessaria per il confronto con quella del documento da addebitare.
Attualmente esiste una tecnologia molto moderna come il FILE ELETTRONICO. Si tratta di un dispositivo simile a quello di un computer, consiste in un sistema di archiviazione automatica su dischi ottico-magnetico, che ha un lettore che registra alla sorprendente velocità di 40 pagine al minuto il documentazione ricevuta.

La capacità di archiviazione su ciascun disco ottico è di 13.000 documenti in formato lettera (6.500 per lato), che rappresentano molti classificatori convenzionali su un singolo disco. Scansiona rapidamente i documenti, classificandoli per nome, oggetto, data e numero. Quando è richiesto un documento è possibile stamparlo immediatamente.
Le grandi aziende o istituzioni sono indicate per utilizzare questo sistema di archiviazione elettronica, a causa della necessità che hanno quando si trattano elevati volumi di documenti.