Definizione di archivi (gestione dei documenti)

Tecniche standardizzate per la gestione dei documenti in un'organizzazione o entità

Il concetto di archiviazione o gestione dei documenti è utilizzato nel nostro linguaggio nominare le tecniche standardizzate utilizzate su richiesta del amministrazione di documenti che appartengono a un'organizzazione o ente, un'azienda o una biblioteca, per citare alcuni esempi comuni.

Una vecchia disciplina che si è evoluta in modo fantastico grazie alle nuove tecnologie

Dobbiamo indicare che sebbene le tecniche e le pratiche applicate siano cambiate e si siano evolute come diretta conseguenza del progresso del nuovo tecnologie in quasi tutti i settori, e naturalmente l'archivistica non faceva eccezione, bisogna dire che l'archivistica è sicuramente un'antica e che viene dispiegato dall'uomo da tempo immemorabile prima della necessità imperativa di documentare, lasciare un'impronta amministrativa, legale o commerciale di tutto quanto.

Per darci un'idea del tremendo Evoluzione

che c'era in materia di supporti e tecniche di Conservazione Basti dire che gli uomini più primitivi archiviavano i loro "documenti" su fogli di papiro o in argilla, mentre quelli di oggi lo fanno nel computer o qualsiasi altro dispositivo elettronico.

Il grande contributo dell'informatica e di Internet

In questo senso, non possiamo ignorarlo informatica e il successivo sviluppo di Internet hanno permesso un grande progresso in materia di gestione documentale rendendo il compito sia in termini di archiviazione delle informazioni che di recupero di documenti immagazzinato.

Perché, naturalmente, prima, gli incaricati di questo compito, archivisti, bibliotecari o archivisti, tra gli altri nomi che sono stati attribuiti a coloro che sviluppano questo compito, dovevano utilizzare e fare uso di pesanti libretti, schede, cartelle, scatole, scaffali, mentre ora basta un clic per specificare il file nonché il recupero di documenti o opere.

Principali compiti che svolge

In sostanza, l'archiviazione si occuperà di: generare e stabilire una serie di standard e pratiche che consentano l'identificazione dei documenti che vengono archiviati, la recupero delle informazioni da essi, il tempo che devono rimanere archiviati nel caso di quelli che possono essere eliminati dopo qualche tempo e al contrario devono garantire il conservazione per sempre di quei documenti che hanno un grande valore.

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