חשיבות התכנון

המושג תכנון בא מהמילה תכנית, שהיא פועל ופירושו לארגן משהו לפני שהוא קורה כדי למצוא את עצמך מוכן יותר. תכנון הוא אם כן המעשה שבאמצעותו מתארגנים אדם, מוסד או קבוצה לצפות סיטואציה, אירוע או פעולה שכבר ידוע שהתרחשו כדי לעשות זאת בצורה הטובה ביותר אפשרי.

תכנון נפוץ מאוד בתחומים מסוימים שקשורים לפעולות ארוכות טווח או לפעולות שיש להעריך את תוצאותיהן. במובן זה, מקובל לדבר על תכנון בסביבה העבודה והעסקית שכן כל מוסד או ארגון המבקשים להשיג רווחים חייבים לתכנן מראש אלמנטים כגון הַשׁקָעָה, הוצאות צפויות, זמן התאוששות השקעות, הוצאות נלוות, קשיים אפשריים המגבילים רווחים, זיכויים וכו'. כל זה צריך להיחשף בתכנון על מנת לארגן טוב יותר את הביצוע ולהיות מודעים להשלכות האפשריות של העבודה.

תכנון בסביבת בית הספר

מקובל שמורה לתכנן לפני הפעילות שתתקיים במהלך שנת הלימודים, בין אם מבחינת תכנים שינסו להגיע כדי לראות כמו גם מבחינת מתודולוגיות, אסטרטגיות עבודה, פעילויות, משאבים לשימוש, וכו

כדי להגיע להצלחה בכל היבטי חיינו, לא די בביסוס מטרות ברור, מדיד ובר השגה, יש צורך גם שנקבע את כל הפעולות שעלינו לבצע כדי להשיג אותן. התהליך מתחיל בניתוח היכן אנחנו נמצאים כרגע, מה יש לנו ומה אנחנו צריכים לשפר כדי להגיע ליעדים שלנו.

מנהיג למופת מבין את החשיבות של תכנון ותזמון. למעשה, שתי הפעילויות הללו הן הבסיס לכל הפעילות העסקית ברמה מסוימת וניתן ליישם אותן גם בחיים האישיים.

התכנון נותן לנו כיוון

עיצוב תוכנית מציין את הנתיב הנכון שעלינו ללכת כדי להשיג את מה שאנו מציעים וקשור באופן נרחב לתכנות. כאשר אנו יוצרים תוכנית עסקית עלינו לקבוע את האסטרטגיות שיש לפעול לפיהן, מוגבלות לתקופה של הזמן שבו יש לבצע את אלה, כך יהיה ברור לנו מה יש לעשות כל אחד יְוֹם.

היבט חשוב נוסף הוא שהוא מחייב אותנו לבצע ניתוח מפורט של כל המשאבים שאנו צריכים הפרויקט שלנו ומבקשים לייעל אותם למקסימום, לצמצם את הפסולת שלהם ולהימנע משכפול מַאֲמָצִים. המטרה היא לקבל את הרווחיות הגבוהה ביותר בעלות הנמוכה ביותר האפשרית, ולכן הגדלת היעילות.

ניהול סיכונים

תכנון ברור יציין לאן עלינו להגיע, אבל מה לגבי אירועים בלתי צפויים שיכולים להשפיע על התהליך שלנו?

בכל פרויקט שנבצע, תמיד ניתקל באפשרות שיתרחשו מצבים בעלי השפעה שלילית ומסכנים את ביצועו. תכנון מפורט כרוך גם בלימוד מדוקדק של כל הגורמים העשויים למנוע הצלחה. למרות שיש היבטים חיצוניים שאינם תלויים בנו, חשוב לקחת אותם בחשבון כדי למנוע אותם ולהיות מסוגלים לכבד את התכנות וה תַקצִיב התכוון. באותו אופן, יש צורך בפיתוח אסטרטגיית מגירה, המציינת את הפעולות שיבוצעו כדי להגיב במהירות וביעילות לכל אירוע.

דרך להניע אותנו

בין אם אנו עובדים בנפרד או כצוות, תכנון הוא נהדר כלי להניע אותנו, כי זה נותן לנו נקודת התייחסות לחזור בכל עת של תהליך. התבוננות בתוכנית ולראות כמה רחוק הגענו היא מאוד מעודדת ויכולה לעזור לנו לקבוע כמה רחוק סטינו מהחזון המקורי, מה שמאפשר לנו לחזור למסלול.

בנוסף לכך, תהליך זה מקדם את יְצִירָתִיוּת וחדשנות, שכן היא מאפשרת לנו לבטא את הרעיונות שלנו בחיפוש אחר פתרונות לאתגרים שצצים.

אם זה לא כתוב, זה לא נחשב

מומחים רבים מסכימים שהדרך הטובה ביותר להשיג את מה שאנו רוצים היא להעלות את תוכנית הפעולה שלנו על הנייר. רוב האנשים פשוט הולכים ברגל מבלי שיהיה להם יעד ברור שאליו הם רוצים להגיע ומופתעים כשהם מבינים שהחיים שלהם אינם מה שהם היו מצפים.

כדאי לקחת את הזמן כדי ליצור את התוכנית הכתובה שלנו, שכן היא עוזרת לנו לקבוע סדרי עדיפויות, ומאפשרת לנו לשמור על איזון. זה גם גורם לנו לקחת שליטה ו אַחֲרָיוּת להשיג עתיד שיעשה אותנו מאושרים יותר, כדי שלא נגיע לסוף הדרך ומצטערים על שלא עשינו את מה שרצינו.

תהליך התכנון עשוי להיראות ארוך ומייגע, אולם חשוב להבטיח ביצוע מוצלח של כל פרויקט עסק או חיים. אי ביצוע זה עלול להיות הרבה יותר יקר בטווח הארוך.

נושא זה מתמקד בעובדה שהוא מאפשר לאדם או למנהל להקרין את הפעילות שתתבצע בטווח הבינוני או הארוך, ובכך לגשת ביתר קלות אל היעדים וראייתם בבהירות ובתמציתיות, תוך הימנעות ממעיט בערכה או בהגזמה רבה של תחזיות לגבי תוצאה שבהמשך בפועל היא קשה הֶשֵׂג. פעמים רבות ייתכן שיהיה צורך לשנות את התכנון עקב נסיבות בלתי צפויות או בלתי צפויות במקרה זה יש לשפץ בהתאם לצרכים ולאפשרויות שהמצב מאפשר. בכל מקרה היא תמשיך לאפשר לדעת מה תהיה תכנית העבודה, גם במצב חריג.

צילומים: iStock, Georgijevic/Ismagilov