איך לכתוב מכתב?

לא מאוד שימושי ליידע את הלקוחות אם אנו הולכים לעשות זאת בסגנון ובטיפול במילים שקשה לקרוא או שאינן מובנות היטב.
במסמך זה ננסה ללמד את המפתחות הכלליים לכתיבה נכונה של מכתבים עסקיים, והשונה חלקים שעלינו לציין על מנת להשיג תקשורת טובה בסוף: במהותה, לקבל תשובה שהיא משביע רצון.
בסביבה אנושית כמו חברה מופיעים בעיות תקשורת, ופתרון חשוב מאוד. החברה צריכה להיות קשורה לעולם החיצון על מנת לא לאבד את יעדיה העיקריים, שהם להיות מסוגלים להציע את המוצרים שהם מייצרים לשווקים.
פעמים רבות, חברה מופתעת ואינה מבינה מדוע לאחר מאמצים גדולים לשמור על החברה לקוחות בעניינים שמעניינים אותם, לא מצליחים לגרום להם להבין או לא מצליחים לקבל תשובה משביע רצון. באמצעות ניתוח קל ניתן לדמיין כי בעניינים אלה, מי שמקבל את המסר לא קלט את הרעיון כי, או שיש לו טקסט ארוך מדי, או אולי הוא כתוב במילים כבדות או קשות מדי הֲבָנָה.
כעת, המפעלים הללו צריכים לשקול מחדש שמה שהם עושים זה לשלוח הנחות אהבה לקהל שלהם. הצורך לפתות אותם תלוי בשימוש נכון בסטנדרטים אסתטיים שונים ובמבנה תוכן נכון.
להלן מספר הנחיות נכונות לכל סוגי הכתיבה:
- הקפידו על איות.

שגיאות כתיב מעוותות את האפקט שאנו רוצים להעביר, התת מודע לוכד אותן ודימוי הדחייה נוצר באופן בלתי הפיך.
- סימני פיסוק: באופן מוזר, עודף פסיקים מקשה על קריאת אות. המידע נטען מחדש והושגת השפעה של כבדות בקריאתו, לכן עלינו להשתמש בסימני הפיסוק במידה הנכונה.
- טיפוגרפיה. זו קבוצת הדמויות בה אנו משתמשים בעת כתיבת המסמכים שלנו. תוכניות דמויי מילים מקלות עלינו להשתמש בגופנים שונים. על התדמית הארגונית להשתמש באותה גופן לכל הטקסטים.
- יישור: יישור טוב מקל על הקריאה הנכונה והופך אותו לנעים לעין. מדובר בדאגה לאסתטיקה ולאחידות הכתבים. הצדקה לשוליים ימניים מומלצת כדי להימנע מיצירת תמונה עמוסה.
- רצוי גם להשתמש בריווח כפול בין השורות.
- השתמש בהדגשה מודגשת, מודגשת ונטויה, רק כדי להדגיש את המילים הרלוונטיות באות, מבלי לעשות בה שימוש לרעה כדי לא ליפול לביטויים מוגזמים המעמיסים את התוכן.
- צריך לדעת שככלל מקובל פסקה קצרה מזמינה אותך לקרוא בצורה נעימה יותר מאשר פיסקה ארוכה.
מלבד הנחיות אסתטיות אלה, עלינו להתמקד גם ביעדים שלשמן אנו כותבים את המסמך, כך שהלקוח ישים לב למטרתנו.
- חשוב לדעת מראש את סוג הלקוח או את בסיס הנתונים הספציפי אליו אנו הולכים לשלוח את מכתבינו. ככל שנכיר את הציבור טוב יותר, נדע כיצד לגשת לכתיבה.
- לכן נוח לחלק את מאגר הלקוחות שלנו לקבוצות ספציפיות. ולאחר מכן, צור אסטרטגיית תקשורת שונה לכל קבוצה.
ולבסוף, עלינו לעשות סדר ברעיונות ובנתונים האינפורמטיביים כדי להקל על הכתיבה:
- הקדמה
- המטרה: משוך את תשומת ליבנו
- התוכן: המידע שלשמו אנו מתקשרים, מותאם לקבוצה הספציפית.
- תוֹצָאָה: שאר המידע המשני.
- פרידה לבבית: מותאם גם לסוג האנשים שמכוונים.
עם יישום ההנחיות הללו נשיג מסמכים מסחריים שימושיים אשר יתפסו את האינטרס של לקוחותינו הציבוריים והעתידיים הפוטנציאליים.
חשוב גם להתבלט משאר המתחרים שלנו דרך המגע האישי שלנו, חלקם תגובה מצחיקה או בולטת שהופכת אותנו למיוחדים, כאן היכולת שלנו יְצִירָתִיוּת. איזה ביטוי או סיסמה כמו "אם אתה צריך את זה, יש לנו את זה" ...
לבסוף, נוח לסווג את המסמכים שלנו ולשמור עליהם בסדר ולבצע את המחקרים מעת לעת רלוונטי לדעת איזה סוג מכתב משיג את היעדים הטובים ביותר, בדרך זו נלמד מהטעויות שלנו.