כיצד בנויים מעגלי איכות

זוהי קבוצה של עובדים מאותו מוסד או חברה שמבצעים משימות דומות ונפגשים מרצונם באופן קבוע, במהלך שעות העבודה, כדי לזהות את הגורמים לבעיות בעבודותיהם ולהציע פתרונות לעסקים הַנהָלָה.
הפגישות שלהם נמשכות בדרך כלל כשעה והן מתקיימות פעם או פעמיים בשבוע במהלך שעות העבודה הרגילות או אחריהן. חברי מעגל איכות מקבלים בדרך כלל שעות נוספות אם הם נפגשים לאחר סיום העבודה. הם מקבלים בדרך כלל שמונה שעות של הכשרה רשמית בקבלת החלטות ותהליכים קבוצתיים, ידע שהם מיישמים בפגישות שלהם. לא מקובל שלמעגלי איכות יש סמכות לבצע את הפתרונות שהם מציעים, מבלי להעביר אותם לשיקול ההנהלה. מעגלי איכות היו אופנה ארגונית של שנות השמונים, אך כיום הם מוחלפים בצוותים בעלי סמכות להחליט ולפעול. העצמה מייעלת את קבלת ההחלטות, מפחיתה את הצורך לפנות לרבים מנהלים ומייצר מחויבות רבה יותר לצוות ותחושת אחריות רבה יותר כלפיו התוצאות.

יש דמויות שאחראיות על פיתוח מעגלי האיכות:
המנחה. - הוא או היא אחראים להנחות את פעילויות המעגלים ולהשתתף בישיבותיהם. הוא משמש כקישור או מסלול בין המעגלים לשאר המוסדות ומדווח לרשות גבוהה התומכת ברעיון מעגלי בקרת האיכות.
אחריות אחרת כוללת הכשרת מנהיגים והקמת חוגים אחרים בארגון. קבל סיוע טכני חיצוני במידת הצורך.

מנהיג מעגל האיכות. - הוא הראש הטבעי של קבוצת העבודה ובו זמנית סמל התמיכה של ההנהלה, ההכוונה או ההנהגה. היעדרותם ממעגלי האיכות, באופן כזה או אחר, מזיקה תמיד לתהליך. עם הזמן חברי מעגל האיכות יבחרו את המנהיג שהם מעדיפים יותר על פי הסכמותיהם; בינתיים ועד שזה יקרה, המפקח יהיה זה שנבחר בדרך כלל.

פעילויות המנהיג כוללות: יצירת סביבת פגישות המעודדת השתתפות. השתמש בטכניקות אינטראקציה שנותנות לכולם את ההזדמנות לדבר כך שכל נקודות המבט נשמעות. עבוד עם הצוות כדי לעזור להם לקבל החלטות ללא סכסוך. דאג שמישהו יהיה אחראי על ביצוע ההחלטות וההסכמים שקיבל מעגל האיכות. עקוב אחר ההצעות וההחלטות שהתקבלו.

מדריך. - מארגן ועורך השתלמויות לאנשי תפעול, מפקחים וראשי חוגים וכן לעובדים החברים במעגלים ויועצים. בתחילה, הקורסים נועדו להסביר את הפונקציות שכל אחד מהם צריך לבצע בתהליך, ואז ההדרכה מכוונת לשימוש בכלים וטכניקות לזיהוי ורזולוציה של בעיות.

יועץ. - מייעץ למעגלים ובמיוחד למנהיגים, על דרך הטיפול בפגישות, פתרון הבעיות והצגת התיקים להנהלה. היועץ משתתף בכל ישיבות החוגים שהוקצו לו, נפגש באופן פרטי עם מנהיגיהם לפני ואחרי כל פגישה במטרה לעזור להם לארגן ולהעריך את התקדמותם ותומכת בחומרי הדרכה לימוד.

המומחה. - מי שמספק את הידע המדעי או הטכני שלו מוסמך לקבוע את כדאיות הפיתרון או המדד שהציע מעגל האיכות.