סינתזה של מניעות להצגה נכונה

1. בחר בזהירות את החומרים המתאימים ביותר למשימה, כאילו היית עושה יצירת אמנות.
2. לכתיבה פורמלית, לעולם אל תשתמש בניירות שנראים חתוכים, ישנים או בלויים, גליונות פתקים וכדומה.
3. דאג, בכל המקרים, כי ההפצה מתאימה לתוכן ובמקביל, אסתטית (שוליים, רווחים, כניסות, ריקים וכו '), בהתאם לסוג וגודל הכתיבה.
4. אל תניח הערות חצויות בשוליים (למעט במקרה של טיוטות או התכתבויות מהימנות). השתמש בנייר הדרוש כך שכל התוכן יתאים באופן רופף.
5. שימו לב להרמוניה בין צבע הדיו שבשימוש לזה של הנייר, נייר המכתבים, הכתובות ואלמנטים גרפיים אחרים הנלווים לכתיבה.
6. אל תחפוף אותיות ותסתיר הכי טוב שאפשר את המחיקות הבלתי נמנעות (בכתב עדין אין לאפשר אפילו אחת).
7. וודא כי סימני הפיסוק והעזרה, המבטאים, הקו התחתון וכל סימן שיש להשתמש בו ממוקמים כראוי, כי הם אינם חסרים או משתנים. כמו כן, שהם לא מחוררים בעיתון או לא קריאים.

במסמכים הדורשים חתימה היא לעולם לא צריכה להיעדר. ככלל, יש לכתוב אותו בכתב יד. אם הוא מודפס, הוא ישחזר בדיוק את כתב היד המקורי. כאשר הוא אינו קריא, יש להבהירו. עיין היטב בכתיבה לאחר סיום. לתקן או להשלים את הדרוש, במקרה של פרטים קטנים ובכתבים נפוצים; אך כשיש שגיאות או השמטות חשובות, או שהכתיבה עדינה, נוח לבצע את העבודה מחדש.

מחק "כל עבודה שיש בה כתמים, כתמים, קרעים או קמטים.
אל תשתמש במערכות הדפסה סדרתיות לצורך כתיבה עדינה, כאשר גורמי "יחס אישי" ממלאים תפקיד פסיכולוגי חשוב ביותר.
לעולם אין לשלוח העתקים או כפילויות כאילו היו מקוריות; הם לא בוגדים והערך שלהם שונה מאוד.
קפלו את הניירות בצורה מסודרת (בכמה שפחות קיפולים), אם יש להכניסם למעטפה.
הזמינו בזהירות את האלמנטים המצורפים לכתיבה והניחו אותם באופן שלא יאבדו בעת הסרת הגיליונות