מודרניזציה של קבצים

חיסכון במקום באחסון קבצים הושג הודות ל- MICROFILM, צוות המורכב ממקרן ומצלמת סרט 16, 35 או 70 מ"מ שמצלמת מסמכים. לאחר מכן, המקרן דרך המסך מאפשר לנו להתייעץ עם סיכומי קובץ במהירות.
מכונה זו מצמצמת מסמכים עד 99 אחוז מגודלם הרגיל, למשל, ניתן לצלם 2 0.00 0 אותיות על גליל 33 מטר של סרט 16 מילימטר.
במוסדות בנקאיים חתימות בעלי החשבונות מסוננות במיקרו, כך שכאשר הם צריכים לאמת את האותנטיות שלהם, הם ממוקמים בשלילה (מיקרופילם) במקרן, החתימה הנדרשת תופיע על המסך להשוואה לזו של המסמך שאותו יחייב.
נכון לעכשיו יש טכנולוגיה מאוד מודרנית כמו ה- ELECTRONIC FILE. זהו מכשיר דומה לזה של מחשב, הוא מורכב ממערכת תיוק אוטומטית על דיסקים אופטי מגנטי, בעל קורא אשר רושם במהירות מדהימה של 40 עמודים לדקה תיעוד שהתקבל.
נפח האחסון בכל דיסק אופטי הוא 13,000 מסמכים בגודל אותיות (6,500 לכל צד), המייצג ארונות תיוק קונבנציונליים רבים על גבי דיסק יחיד. סרוק במהירות מסמכים, סיווג אותם לפי שם, נושא, תאריך ומספר. כאשר נדרש מסמך, תוכל להדפיס אותו באופן מיידי.
חברות או מוסדות גדולים מצויינים להשתמש במערכת תיוק אלקטרונית זו, בשל הצורך שיש להם בעת טיפול בכמויות גדולות של מסמכים.