מודרניזציה של קבצים

חיסכון במקום באחסון קבצים הושג הודות ל- MICROFILM, צוות המורכב ממקרן ומצלמת סרט 16, 35 או 70 מ"מ שמצלמת מסמכים. לאחר מכן, המקרן דרך המסך מאפשר לנו להתייעץ במהירות עם סיכומי קובץ.
מכונה זו מצמצמת מסמכים עד 99 אחוז מגודלם הרגיל, למשל, ניתן לצלם 2 0.00 0 אותיות על גליל 33 מטר של סרט 16 מילימטר.
במוסדות בנקאיים חתימות בעלי החשבונות מסוננות במיקרו, כך שכאשר הם צריכים לאמת את האותנטיות שלהם, הם ממוקמים השלילי (מיקרופילם) במקרן, המופיע על גבי המסך החתימה הנדרשת להשוואה לזו של המסמך שיש לחייב.
נכון לעכשיו יש טכנולוגיה מאוד מודרנית כמו ה- ELECTRONIC FILE. זהו מכשיר דומה לזה של מחשב, הוא מורכב ממערכת תיוק אוטומטית על דיסקים אופטי מגנטי, שיש לו קורא שרושם במהירות מדהימה של 40 עמודים לדקה תיעוד שהתקבל.
נפח האחסון בכל דיסק אופטי הוא 13,000 מסמכים בגודל אותיות (6,500 לכל צד), המייצג ארונות תיוק קונבנציונליים רבים על גבי דיסק יחיד. סרוק במהירות מסמכים, סיווג אותם לפי שם, נושא, תאריך ומספר. כאשר נדרש מסמך תוכלו להדפיסו מיד.
חברות או מוסדות גדולים מצויינים להשתמש במערכת תיוק אלקטרונית זו, בשל הצורך שיש להם בעת טיפול בכמויות גדולות של מסמכים.