הגדרת ארכיונים (ניהול מסמכים)

טכניקות סטנדרטיות לניהול מסמכים בארגון או בגוף

הרעיון של ניהול ארכיונים או ניהול מסמכים משמש אצלנו שפה למנות את הטכניקות הסטנדרטיות המשמשות לבקשת ה - מִנהָל של מסמכים השייכים לארגון או לישות, לחברה או לספרייה, כדי לצטט כמה דוגמאות נפוצות.

תחום ישן שהתפתח בצורה פנטסטית בזכות טכנולוגיות חדשות

עלינו לציין שלמרות שהטכניקות והפרקטיקות המיושמות השתנו והתפתחו כתוצאה ישירה של התקדמות החדש טכנולוגיות כמעט בכל התחומים, וכמובן שהארכיונים לא היו יוצאי הדופן, עלינו לומר שארכיונים הם בהחלט עתיקים שנפרס על ידי האדם מאז ומתמיד לפני הצורך הכרח לתעד, להשאיר טביעת רגל מנהלית, חוקית או מסחרית של כל דבר כמה עולה.

לתת לנו מושג על העצום אבולוציה שהיה בעניין תומך וטכניקות של אִחסוּן עלינו רק לומר שהגברים הפרימיטיביים ביותר הגישו את "המסמכים" שלהם על יריעות פפירוס או בחימר, ואילו אלה של ימינו עושים זאת מַחשֵׁב או כל מכשיר אלקטרוני אחר.

התרומה הגדולה של המחשוב והאינטרנט

במובן זה, איננו יכולים להתעלם מכך מחשוב והתפתחות שלאחר מכן של מרשתת אפשרו התקדמות גדולה בעניין ניהול המסמכים המשימה הן מבחינת אחסון מידע ואחזור מסמכים מְאוּחסָן.

כי כמובן לפני כן, האחראים על משימה זו, ארכיונאים, ספרנים או ארכיונאים, בין שמות אחרים שיוחסו למי שמתפתח במשימה זו, הם נאלצו להשתמש בספרי רישום כבדים, כרטיסים, תיקיות, קופסאות, מדפים, ולעשות בהם שימוש, בעוד שכעת מספיקה לחיצה אחת בלבד ה קוֹבֶץ כמו גם שחזור מסמכים או עבודות.

משימות עיקריות שהיא מבצעת

ביסודו של דבר, ארכיונים יעסקו: יצירת והקמת סדרה של סטנדרטים ונהלים המאפשרים זיהוי המסמכים הנמצאים בארכיון, שחזור מידע מהם, הזמן שעליהם להישאר בארכיון במקרה של אלה שניתן לחסלם לאחר זמן מה ולהפך להבטיח את שימור לנצח מאותם מסמכים בעלי ערך רב.