Hoe schrijf je een brief?

Het is niet erg nuttig om klanten te informeren, als we het gaan doen met een stijl en omgaan met woorden die moeilijk te lezen zijn of die niet goed worden begrepen.
In dit document gaan we proberen de algemene sleutels te leren voor het correct schrijven van zakelijke brieven, en de verschillende onderdelen die we moeten aangeven om uiteindelijk tot een goede communicatie te komen: In essentie om een ​​antwoord te krijgen dat is bevredigend.
Binnen een menselijke omgeving zoals een bedrijf treden communicatieproblemen op en het oplossen ervan is erg belangrijk. Het bedrijf moet interactie hebben met de buitenwereld om zijn belangrijkste doelstellingen, namelijk het op de markt kunnen aanbieden van de producten die het produceert, niet uit het oog te verliezen.
Vaak is een bedrijf verrast en begrijpt het niet waarom het grote inspanningen heeft geleverd om zijn bedrijf te behouden klanten over zaken die voor hen van belang zijn, hen niet duidelijk maken of geen antwoord krijgen bevredigend. Door een eenvoudige analyse is het mogelijk om te visualiseren dat in deze zaken degene die de boodschap ontvangt het idee niet heeft begrepen omdat, of het heeft een te lange tekst, of misschien is het geschreven met woorden die te zwaar of te moeilijk zijn begrip.

Nu moeten deze etablissementen heroverwegen dat wat ze doen, liefdesruimten naar hun publiek is. De noodzaak om hen te verleiden hangt af van een correct gebruik van verschillende esthetische normen en een correcte inhoudsopbouw.
Hier zijn enkele correcte richtlijnen voor alle soorten schrijven:
- Wees voorzichtig met spelling. Spelfouten verstoren het effect dat we willen overbrengen, het onderbewustzijn vangt ze op en het beeld van afwijzing wordt onomkeerbaar gecreëerd.
- Leestekens: Vreemd genoeg maakt een teveel aan komma's een brief moeilijker leesbaar. De informatie wordt opnieuw geladen en er wordt een zwaar effect bereikt bij het lezen, daarom moeten we de leestekens op de juiste manier gebruiken.
- Typografie. Dit is de set tekens die we gebruiken bij het schrijven van onze documenten. Woordachtige programma's maken het voor ons gemakkelijker om verschillende lettertypen te gebruiken. De corporate image moet altijd hetzelfde lettertype gebruiken voor alle teksten.
- Uitlijning: Een goede uitlijning vergemakkelijkt de juiste aflezing en maakt het aangenaam voor het oog. Het gaat om het zorgen voor de esthetiek en uniformiteit van de geschriften. Rechtermarge uitvulling wordt aanbevolen om te voorkomen dat er een rommelige afbeelding ontstaat.
- Het is ook raadzaam om dubbele regelafstanden te gebruiken.
- Gebruik vet, onderstreept en cursief alleen om de relevante woorden in de brief te markeren, zonder te overdrijven om niet in overmatige zinnen te vervallen die de inhoud overbelasten.
- Het moet bekend zijn dat in de regel een korte alinea uitnodigt om op een aangenamere manier te lezen dan een lange alinea.
Afgezien van deze esthetische richtlijnen, moeten we ons ook richten op de doelstellingen waarvoor we het document schrijven, zodat de klant aandacht heeft voor ons doel.
- Het is belangrijk om vooraf te weten naar welk type klant of de specifieke database we onze brieven gaan sturen. Hoe beter we het publiek kennen, hoe beter we weten hoe we het schrijven moeten benaderen.
- Het is daarom handig om ons klantenbestand op te delen in specifieke groepen. En stel daarna voor elke groep een andere communicatiestrategie op.
- En tot slot moeten we de ideeën en informatieve gegevens op een rij zetten, zodat het schrijven wordt vergemakkelijkt:
- Een introductie
- Het doel: Onze aandacht trekken
- De inhoud: De informatie waarvoor we contact opnemen, afgestemd op de specifieke groep.
- Resultaat: Rest van secundaire informatie.
- Een hartelijk afscheid: ook aangepast aan het soort mensen dat wordt aangestuurd.
Met de toepassing van deze richtlijnen zullen we nuttige commerciële documenten verkrijgen die de interesse van ons publiek en potentiële toekomstige klanten zullen wekken.
Het is ook belangrijk om ons te onderscheiden van de rest van onze concurrenten door onze persoonlijke benadering, sommige grappige opmerking of dat opvalt dat ons speciaal maakt, hier ons vermogen om creativiteit. Een zin of slogan als "ALS JE HET NODIG HEBT, HEBBEN WE HET" ...
Ten slotte is het handig om onze documenten te classificeren en op orde te houden en de onderzoeken periodiek uit te voeren relevant om te weten met welk type brief de beste doelen worden bereikt, zo leren we van onze fouten.