Bijbehorende onderdelen van geschreven werk

Afhankelijk van het type schrijven, zijn er andere elementen die verschillende functies vervullen - sommige van een aard praktisch, ander esthetisch, formeel of gewoon routine - maar dat heeft geen invloed op de essentie van de bouwplaats. Als we erover redeneren, is het gemakkelijk om tot de conclusie te komen dat ze in elk van de genoemde essentiële onderdelen kunnen worden opgenomen. Ze zijn als volgt:
a) Eerdere gegevens In sommige documenten, zoals brieven, rapporten, memo's, certificaten, verklaringen en dergelijke, worden meestal enkele of al deze gegevens vastgelegd:
1. Naam van de plaats van waaruit het is geschreven: het moet met meer of minder precisie worden geplaatst in relatie tot de stad, stad, district, zone of staat en natie, volgens de nabije of verre bestemming die het schrift zal hebben (bijvoorbeeld: het zal alleen León zijn, als het schrift naar een plaats in de staat Guanajuato gaat; Het zal worden geschreven als León, Gto., als het naar een staat van de Mexicaanse Republiek gaat; maar Leon, Guanajuato, Mexico moet worden opgenomen wanneer wat geschreven is het land verlaat).

2. Datum: deze moet volgens Spaans gebruik in deze volgorde worden vastgesteld: dag, maand en jaar. Om redenen van duidelijkheid en correctheid wordt aanbevolen om het in zijn geheel te schrijven met de bijbehorende voorzetsels en kleine letters (25 augustus 1975). Het overbodige en verouderde gebruik dat nog steeds in sommige sectoren van Mexico bestaat, moet worden weggegooid: "... 25 augustus 1975", om voor de hand liggende redenen van moderne bruikbaarheid.
3. Naam en referenties van de geadresseerde: niet alleen de volledige naam van de persoon of personen aan wie het schrijven is gericht, maar ook hun titels en de functies die zij bekleden worden geregistreerd. Overdreven formaliteiten zoals "Mr. Dokter Don ..." (gereduceerd tot Dokter) of "Mr. Graduate en Master .." moeten worden vermeden. "(in dat geval wordt de titel gekozen die het meest representatief wordt geacht - of het nu afgestudeerde of master is - en deze is geschreven zonder de onnodige "meneer"). Het is handig om de positie voor de naam te plaatsen, op deze manier: "Mr. Chief of.. ., Ing. N. N. "Wanneer de ontvanger een rechtspersoon is, wordt de naam van de entiteit op een onpersoonlijke manier gezet (zonder de" heren "die sommigen gebruiken), of de vorm:" Heren leden van.. . "(of wat er ook mee overeenkomt, als het vennoten, leden, bestuurders, enz. zijn). -
Er is een Mexicaans gebruik dat, in plaats van te vergemakkelijken, de structuur van het schrijven compliceert: het schrijven naar een geadresseerde (meestal iemand van hoge hiërarchie, of een instelling of handelshuis) en plaats dit opschrift apart: "Aandacht van de heer N. N. ", begrijpend dat deze man de eerste ontvanger van de communicatie zal zijn. Met deze dualiteit ontstaat er een ernstig ongemak om de fundamentele psychologische tonic in het schrijven vast te stellen: waartoe de lezer zou moeten? pas de redacteur, na kennis van zijn eigenaardigheid, aan om de interieurelementen aan te raken die de effectiviteit van zijn werk zullen vergemakkelijken geschreven... In dit geval adviseert de logica om een ​​van deze twee wegen te kiezen: a) laat deze indirecte tussenpersoon achterwege, als zijn rol hem geen gezag verleent. beslissing of keuze over de inhoud van de brief, of b) de brief aan hem te richten, als hij voldoende gezag heeft, en hem te vragen deze naar de echte geadresseerde te brengen. In beide situaties is de geadresseerde één en kunnen de expressieve elementen van het schrift het nodige aanpassingsvermogen hebben.
4. Bestemming van de brief: volledige details van het adres van de ontvanger (straat, nummer, stad, staat en land, met dezelfde beperkingen die we aangeven voor de plaats van herkomst) wanneer de brief wordt verzonden per post of via indirect. In het geval van rechtstreekse levering, volstaat het om de naam van de "minimale plaats" aan te geven waar de ontvanger zich bevindt (instelling, afhankelijkheid, hotel, bedrijf, enz.).
5. Leveringsvorm: in sommige gevallen moet de manier waarop de brief bij de geadresseerde wordt afgeleverd, worden aangegeven in het formulier rechtstreeks (door het plaatsen van "Aanwezig", "Uw kantoor" of soortgelijke uitdrukkingen) of via tussenpersonen ("Aandacht van Dhr. ").
b) Kop Het is de reeks inleidende of vocatieve woorden waarmee, volgens de formaliteit opgesteld, bepaalde officiële documenten, testamenten, gedenktekens, uitvoerbaar, declaratoir en Vergelijkbaar. In letters wordt meestal de naam van de behandeling gebruikt, vooral als het een beleefdheids- of onderscheidingsformule is die aan de ontvanger is opgedragen. In moderne correspondentie heeft het alle sporen van lege bombast verloren (zoals in "Van mijn hoogste consideratie en respect", "Met de meeste hoge en voorname achting "en anderen) om zich te houden aan plattere en meer realistische uitdrukkingen (zoals" Distinguished doctor "of" Beste Meneer"). In het geval van formele of niet erg persoonlijke communicatie, is het raadzaam om de behandeling (die in wezen kan worden opgenomen in de eerste alinea van het schrijven), aanbeveling meer dan dwingend, vooral voor degenen die nog steeds het hybride grammaticale idiotisme gebruiken en logisch "Mijnheer", gemaakt door onze grootouders precies voor een wazige lezer die roekeloos is om "zeer meneer" te noemen, en nog meer "Eigen".. .
c) Epigraph Es- een inscriptie die buiten het schrift zelf is geplaatst, cpmó
kop. Bevat een synthese, commentaar of uitleg over het onderwerp; soms is het een inspirerende quote of zin van de auteur of zet het aan tot nadenken bij de lezer. De karakteristieke eigenschappen zijn: beknoptheid, adequaatheid en diepte.
d) Afscheid Sommige soorten schrijven - vooral brieven en notities
administratief of formeel - sluit af met een afscheids- of begroetingsparagraaf, alsof het een persoonlijke ontmoeting is. Soms bevat het dankbaarheid, hoop, aanbevelingen van snelheid of een extra verzoek (je moet wees in deze gevallen voorzichtig met het over het algemeen ongepaste of anti-literaire gebruik van de afgezaagde gerundium: "Bedankt.. .", "Aan het wachten... "," Aanbevelen.. . "," Smeek je.. ."," Hem smeken... . ", in alle gevallen vervangbaar door persoonlijke werkwoorden:" Ik waardeer.. .", "We wachten... "," Ik raad aan.. .", "Ik smeek.. .", "We vragen ze.. ."). Veel mensen, om geen afscheid te nemen "om te drogen", gaan vooraf aan de begroeting van een alinea die is absoluut inactief of overbodig ("Geen ander bijzonder", "Voorlopig niet meer", "Geen ander nieuws te doen referentie".. .). Bovendien moeten we hier nogmaals onze aandacht vestigen op het routinematige gebruik van formules of uitdrukkingen die geen geldigheid en zelfs geen betekenis hebben (zoals "Uw veilige dienaar". "Ik herhaal van jou", "Ik ben altijd van jou", "Je aanhankelijke".. .). Tegenwoordig, vanwege een extreem verlangen naar synthese en eenvoud, wordt de begroeting vaak gecondenseerd tot een enkel bijwoord: "Met vriendelijke groet", "Met vriendelijke groet", "Hartelijk". Wij geloven dat het hierin - zoals in zoveel menselijke aspecten - handig is om zo'n breed en ductiel selectief criterium te promoten waarmee bij elke gelegenheid de meest geschikte manier kan worden gekozen, om ervoor te zorgen dat de communicatie aangenaam is en functioneel.
e) Ondertekening vooraf In sommige gevallen blijft een gewoonte tussen ons behouden
die prioriteit lijkt te geven aan degene die het schrift het meest ondertekent: voeg een alinea toe die de positie van de ondertekenaar aangeeft, voor voorbeeld: "De productieleider", "De directeur van de faculteit", "De verantwoordelijke voor culturele zaken", enz. Het modernere gebruik verwijdert bombast uit de uitdrukking (die doet denken aan "Nos, the King") en vermeldt eenvoudig de positie na van de handtekeningverduidelijking: "N.N. Productiemanager" f) Handtekening Het is essentieel in correspondentie en in bepaalde documenten
vermeldt. Voor een geldigheidsbeginsel moet het handgeschreven en volledig in de originelen zijn. Als het op kopiëren aankomt, wordt het meestal gewoon gestart. De gedrukte handtekening is alleen gerechtvaardigd in een soort correspondentie of collectief schrijven (zoals brieven) circulaires, aankondigingen of algemene kennisgevingen die persoonlijk aan velen worden verspreid ontvangers). In gevallen waarin een persoon tekent voor een ander, moet dit als volgt worden verduidelijkt: onder de handtekening de naam van de te vervangen persoon, voorafgegaan door de initialen conventioneel: pag. (door P. naar. (met toestemming) of p. blz. (bij volmacht).
g) Verduidelijking van handtekening De verduidelijking van de naam van de persoon die tekent —met zijn
Beroepstitel, als je die hebt, is een onvermijdelijke vereiste in de meeste ondertekende documenten, om voor de hand liggende praktische redenen. Alleen in geval van zeer persoonlijke correspondentie, of wanneer de gegevens van de ondertekenaar ergens in het schrift voorkomen, wordt deze verduidelijking achterwege gelaten.
h) Naschrift Met dit woord van Latijnse oorsprong (post datam: "na de
datum "-omdat de datum voor het eerst wordt vastgesteld aan het einde van het schrijven) wordt aangegeven wat wordt toegevoegd aan een reeds gesloten en ondertekende brief. Het is alleen gerechtvaardigd in gevallen van weglatingen, secundaire verduidelijkingen of last-minute gegevens. Custom maakt gebruik van de afkorting P. D. vóór die annotaties; P. wordt ook gebruikt. S. (uit post scriptum: "na wat er geschreven was"), met dezelfde betekenis. De moderne functionele zin verwerpt dit type oudheid, een overblijfsel van cultismen die momenteel incommuniceren.
i) Vale Ouderwetse formule, van Latijnse oorsprong, gelijk aan een begroeting en
goede wens als "Dag! "(het betekent precies:" Blijf gezond "). Velen gebruiken de term ten onrechte aan het einde van een extra noot, met de betekenis van "Het is geldig" (wat een absurde redundantie zou impliceren, omdat het geen zin zou hebben om iets nul te schrijven).
j) Toelichting Ze dienen om gegevens die verschijnen toe te voegen of te verduidelijken
geschreven. Zoals we hebben aangegeven met betrekking tot het naschrift van de brieven, is het noodzakelijk dat deze notities tekst zijn worden volledig gerechtvaardigd door de inhoud, zodat ze "natuurlijk" zijn en niet worden grillig.
k) Bijlagen o Het zijn annotaties die worden gebruikt in bepaalde bijgevoegde documenten —in het algemeen administratief of commercieel — om aan te geven
details met betrekking tot de bijgevoegde items (documenten, cheques, brochures, monsters, enz.). Ze worden aangegeven met de afkortingen Adj. of An. en ze zijn van onmiskenbare bruikbaarheid als een getuigenis en controle van wat werd verzonden.
I) Opschriften Dit zijn aanvullende aantekeningen, meestal gedrukt, die een informatieve of propagandafunctie vervullen. Briefhoofden passen er tussen als ze op het papier worden gedrukt. De geschiktheid ervan is de voor de hand liggende voorwaarde van zijn functionaliteit en correctheid.
m) Briefhoofd Woord afgeleid van het oude lidmaatschap = "herinneren", in onze taal betekent het "voorlopige annotatie waarin alleen het wezenlijke en precieze wordt vermeld". Bovendien geeft het de "naam of titel van een persoon of bedrijf aan het einde van de aan hem geadresseerde brief" en ook "deze dezelfde naam of titel bovenaan de voorpagina geplaatst "(wat in modern algemeen gebruik wordt genoemd is geadresseerde). Onder ons wordt de term gebruikt om de "naam of titel van een gedrukte persoon, bedrijfstak of bedrijf" aan te duiden in het bovenste deel van het briefpapier", waarop andere informatie zoals adres, telefoon, enz. Het gebruik van deze inscripties is om esthetische en praktische redenen zeer wijdverbreid geworden.
n) Referentie o Vooral in administratieve en commerciële documenten wordt de zaak meestal in de rechterbovenhoek verzonden, in de vorm
samenvatting, de algemene inhoud of reden van het schrijven, evenals gegevens met betrekking tot nummers, data en andere identificatie-annotaties. Aangezien het een uiterst nuttig element is voor het beheer en de archivering van deze geschriften, mag het in de juiste gevallen niet ontbreken. De fundamentele voorwaarde is nauwkeurigheid.
ñ) Initialen herkennen Soms, uit de tekst en aan het einde van de
schrijven worden brieven geplaatst waarvan het doel de identificatie is van de persoon die het schrijven heeft gedicteerd, bevolen of uitgevoerd. Het zijn conventionele annotaties, van onmiskenbare praktische waarde.