Voorbeeld van cashbeheer

Cash is een van de items die tot het actief behoren en die binnen de bedrijven worden beheerd; noem het commercieel of service. We kunnen er echter aan toevoegen dat contant geld net als de andere een zeer delicate rekening is, maar als u de grootste aandacht moet besteden aan het registreren ervan.

Aard en samenstelling van contanten
Contant geld is de normale bron van de uitwisseling en vormt de basis voor het meten en verantwoorden van alle andere items. Het wordt over het algemeen geclassificeerd als een vlottende activa. Om als "contant geld" te worden gepresenteerd, moet het beschikbaar zijn voor de betaling van lopende verplichtingen en vrij zijn van contractuele beperkingen die het gebruik ervan om schulden te voldoen beperken.

Contant geld bestaat uit munten, biljetten en beschikbare fondsen die op de bank zijn gestort. Verhandelbare middelen zoals postwissels, gecertificeerde cheques, kascheques, persoonlijke cheques en bankcheques worden ook als contant beschouwd.
Spaarrekeningen houden meestal van contant geld, hoewel de bank wettelijk het recht heeft om voorafgaande kennisgeving te eisen. Banken maken echter zelden gebruik van het voorkennisrecht, dus spaarrekeningen worden als contanten behandeld.

Certificaten van deposito's, die alleen op bepaalde vervaldata kunnen worden ingetrokken, zijn: correcter opgenomen in de rubriek tijdelijke investeringen vanwege de feitelijke beperking die is opgelegd aan uw pensioen.

Items met classificatieproblemen zijn onder meer gedateerde cheques, promessen, reisvoorschotten, postzegels en bepaalde speciale fondsen. Gepostdateerde cheques en promessen worden behandeld als debiteuren. Voorschotten voor reiskosten worden als debiteuren behandeld voor het geval deze bij werknemers worden geïncasseerd of op hun loon worden ingehouden. In andere gevallen is de classificatie als vooruitbetaalde kosten het meest correct.

Kleine kasmiddelen en de voorziening voor wisselgeld zijn als liquide middelen opgenomen onder de vlottende activa, aangezien over het algemeen: Deze middelen worden gebruikt om de huidige bedrijfskosten te dekken en om de verplichtingen van de moment. Over het algemeen wordt de scheiding van contanten in de rubriek vlottende activa niet uitgevoerd, tenzij dit wel het geval is heeft specifiek een aanzienlijk fonds opgericht om te voldoen aan een verplichting die zijn vervaldatum.

Beperkt of geblokkeerd contant geld is gescheiden van de algemene geldrekening. Beperkte contanten worden geclassificeerd als vlottende activa of langetermijnactiva, afhankelijk van de datum van beschikbaarheid of uitbetaling. Of het geld nu wordt gebruikt (in de loop van een jaar of de bedrijfscyclus, afhankelijk van wat langer is) voor: bestaande of aflopende verplichtingen betalen, is het juist om het te classificeren in de sectie van de section circulerend. In plaats daarvan, wanneer het voor een langere periode moet worden aangehouden, worden geblokkeerde contanten gepresenteerd in het langetermijngedeelte van de balans. Als algemene regel geldt dat contanten die voor een lange periode moeten worden aangehouden, worden belegd in plaats van in de vorm van contanten.

Kasbeheer en controle
Contant geld vormt een bijzonder boekhoudkundig probleem, niet alleen omdat het een groot aantal transacties invoert, maar ook om de volgende redenen:

1. Contant geld is het enige activum dat het gemakkelijkst kan worden omgezet in een andere activaklasse; het wordt zonder problemen verborgen en vervoerd en wordt bijna universeel gezocht. Daarom vereist een juiste boekhouding van contante transacties dat er controles zijn om ervoor te zorgen dat de contanten eigendom zijn van of verband houden met het bedrijf.
2. De hoeveelheid contant geld die een bedrijf bezit, moet zorgvuldig worden gereguleerd, zodat er op elk moment niet te veel of te weinig beschikbaar is. Het is noodzakelijk om altijd een voldoende hoeveelheid te hebben, zonder de middelen aanzienlijk te verlammen. Als ruilmiddel is contant geld essentieel om te betalen voor alle activa en diensten die het bedrijf verwerft en om aan al zijn verplichtingen te voldoen naarmate ze ouder worden. Daarom is contante uitbetaling een dagelijkse gebeurtenis, dus er moet voldoende geld aanwezig zijn om aan die behoeften te voldoen. Aan de andere kant is contant geld als zodanig geen productief goed; verdient geen rendement. Daarom is het niet handig om een ​​grotere hoeveelheid te hebben dan nodig is om aan de dagelijkse behoeften te voldoen, met een redelijke marge voor noodgevallen. Boven het noodzakelijke geld moet worden belegd, hetzij in inkomstengenererende effecten of andere productieve activa.

De boekhoudafdeling wordt geconfronteerd met twee problemen als het gaat om het afhandelen van contante transacties: (1) het is nauwkeurig adequate controles in te stellen om ervoor te zorgen dat functionarissen en werknemers geen operaties uitvoeren die niet zijn geautoriseerd; (2) de nodige informatie moet worden verstrekt aan de overeenkomstige beheerders met betrekking tot beschikbare contanten en contante transacties. De meeste bedrijven wijzen de boekhoudafdeling de verantwoordelijkheid toe voor het bereiken van de juiste controle van de registratie van dit soort operaties. Uiteraard is registratiecontrole niet mogelijk zonder een goede fysieke controle; de boekhoudafdeling heeft er dus belang bij om opzettelijke, onopzettelijke fouten bij contante transacties te voorkomen. Benadrukt moet worden dat fouten kunnen en zullen optreden, zelfs wanneer de beheersmaatregelen het verst zijn gevorderd.

De regulering van de beschikbare hoeveelheid geld is in wezen een zaak van de administratie: maar accountants moeten in staat zijn om: de informatie verstrekken die nodig is voor de administratie om de regelgeving uit te voeren door middel van speciale leentransacties en investeringen.

Kleine geldsystemen voor voorschotten. In bijna alle bedrijven is het om verschillende redenen noodzakelijk om kleine bedragen te betalen, zoals: lunches en vervoer van werknemers, aankoop van kleine kantoorbenodigdheden en andere onkosten minderjarigen. Vanzelfsprekend zou het onpraktisch zijn te verwachten dat deze uitbetalingen per cheque zouden worden gedaan; maar in ieder geval is de controle ervan belangrijk. Een veelgebruikte methode om redelijke controle, eenvoud in bediening en algemene naleving van de chequebetalingsregel is het zogenaamde voorschotsysteem voor uitbetalingen via de kassa meisje.

Het systeem werkt als volgt:
naar. Een persoon wordt aangesteld als de persoon die verantwoordelijk is voor het kleine geld en krijgt een klein bedrag waarvan hij zal nemen wat nodig is om kleine betalingen te doen.
b. Terwijl de uitbetalingen plaatsvinden, verkrijgt de kleine kasbediende ondertekende ontvangstbewijzen van elke persoon aan wie een betaling is gedaan. Indien mogelijk wordt bewijsmateriaal dat de uitbetaling rechtvaardigt, bij het ontvangstbewijs gevoegd.
c. Wanneer het fonds bijna opraakt, legt de beheerder de algemene kassier een verzoek tot terugbetaling voor, ondersteund door een kredietbeleid. Kleingeld dat alle onkosten dekt en een cheque ontvangt van het bedrijf opgemaakt als "Cash" of "Petty Cash" ter vervanging van de achtergrond.

Op de Petty Cash-rekening worden alleen boekingen gedaan om het fonds te verhogen of te verlagen of om het saldo en de bijbehorende kosten aan te passen als deze aan het einde van het jaar niet zijn vergoed. Het invoeren van de terugbetaling heeft geen invloed op de Petty Cash-rekening, maar de hoeveelheid contant geld die erop staat wel.

De kasoverloop- en tekortrekening wordt beïnvloed wanneer het fonds niet in evenwicht is. Als contant geld een tekort vertoont (bijv. wanneer de som van polissen en contant geld minder is dan het bedrag van het kleine kasfonds), het verschil komt ten laste van de rekening Overschotten en Tekorten van Contant geld. Als je een overschot gooit, wordt het op die rekening bijgeschreven. De rekening wordt opengelaten tot het einde van het jaar, dat wil zeggen wanneer deze wordt afgesloten en wordt over het algemeen in de resultatenrekening gepresenteerd als een uitgave of diverse producten.

Meestal zijn er kostenposten in het fonds, behalve onmiddellijk na terugbetaling; dus als de financiële overzichten nauwkeurig willen zijn, moeten de middelen aan het einde van elke boekhoudperiode worden terugbetaald en ook wanneer ze bijna uitgeput zijn.

Volgens het voorschotsysteem is de kleine kasbeheerder te allen tijde verantwoordelijk voor het bedrag, hetzij in de vorm van contant geld of vertegenwoordigd door ondertekende vouchers. Deze vouchers zijn het bewijs dat de uitbetalingsfunctionaris nodig heeft om een ​​restitutiecheque uit te schrijven. Er worden twee aanvullende procedures gevolgd om tot een meer volledige controle van de kleine kasmiddelen te komen.

1. Een meerdere van de kleine kasbeheerder voert van tijd tot tijd verrassingsaudits uit om te bepalen of het fonds naar tevredenheid wordt beheerd.
2. Tegoedbonnen voor kleine contanten worden geannuleerd of verminkt zodra ze voor terugbetaling worden aangeboden, zodat ze niet kunnen worden gebruikt om een ​​tweede ongepaste betaling te verkrijgen.

Vaak wordt het voorschotsysteem toegepast op de betaling van salarissen via een speciale rekening. Er worden ook aparte voorschotrekeningen gebruikt, die via de bank worden beheerd door het systeem dat is beschreven voor de betaling van dividenden, salarissen van ambtenaren, reiskosten, commissies, bonussen en onkosten vertrouwelijk.

De reden om de controle over de cashflow te behouden, is dat in- en uitstroom over het algemeen niet samenvallen. Er zijn vier modellen om het te handhaven evenwicht te bepalen:

· Houd een bepaald aantal dagen contante uitgaven aan die kunnen optreden, afhankelijk van de zekerheid die u hebt op de verwachte instroom van contanten.
Voer een regressieanalyse uit, met als verkoopvariabelen en contant geld waar dit de variabele is afhankelijk en verkoop de onafhankelijke variabele die het bedrag zal beïnvloeden dat zal worden gehandhaafd volgens de verkoop.
· Bepaal een adequate verhouding van contant geld aan verkoop.
· Bouw een wiskundig model dat de kosten-batenbinomiaal integreert; dat wil zeggen, houd rekening met wat het kost om het geld in stand te houden en wat het kost om het te missen om de verplichtingen te dekken, dat wil zeggen, de kosten van het tekort en de extra kosten.

Belang van cashmanagement.
Het beheren van contanten en verhandelbare effecten is een van de belangrijkste gebieden van het beheer van werkkapitaal. Aangezien beide de meest liquide activa van het bedrijf zijn, kunnen ze op de lange termijn het vermogen vormen om rekeningen te betalen wanneer ze verschuldigd zijn. In de vorm van onderpand kunnen deze liquide middelen ook fungeren als een reserve van middelen om onverwachte uitbetalingen te dekken, waardoor het risico op een "solvabiliteitscrisis" wordt verkleind. Aangezien de overige vlottende activa (debiteuren en voorraden) uiteindelijk activa zullen worden door: collecties en verkopen, contant geld is de gemeenschappelijke noemer waartoe alle activa kunnen worden teruggebracht vloeistoffen.

"Verhandelbare effecten" zijn kortetermijnbeleggingsinstrumenten die het bedrijf gebruikt om rendement te behalen op tijdelijk niet-gebruikte fondsen. Wanneer een bedrijf een overmatige accumulatie van contanten ervaart, zal het een deel ervan gebruiken als een rentedragend instrument. Hoewel commerciële banken rente kunnen betalen op direct opeisbare deposito's, ontvangen klanten over het algemeen dergelijke rente. compensatie voor uw rekeningsaldi, in de vorm van verlaagde servicekosten of lagere rentetarieven op leningen, of beide. Bepaalde zeer liquide systemen voor het verdienen van rente stellen het bedrijf in staat winst te maken op inactief geld, zonder een deel van zijn liquiditeit op te offeren. De basisstrategieën die bedrijven moeten volgen met betrekking tot cashmanagement zijn de volgende:

1.- Dek de te betalen rekeningen zo laat mogelijk af zonder de kredietpositie van het bedrijf te verwerven, maar profiteer van gunstige contantkortingen.
2.- Gebruik de voorraad zo snel mogelijk om voorraden te vermijden die zouden kunnen leiden tot sluiting van de productielijn of tot omzetverlies.
3.- Incasseer openstaande rekeningen zo snel mogelijk zonder toekomstige verkopen te verliezen als gevolg van al te dringende incassoprocedures. Om dit doel te bereiken kunnen snelle betalingskortingen worden gebruikt, indien economisch verantwoord

Technieken voor kasbeheer
· Cashflow-synchronisatie. een situatie waarin de instroom samenvalt met de uitstroom, waardoor de onderneming een laag saldo voor transacties kan aanhouden.
· Een cheque wissen. een proces gevolgd om contant geld om te zetten en een cheque te storten die op de rekening van de begunstigde is geschreven.
· Vlotter van de uitbetaling, de waarde van de cheques, die we hebben uitgegeven maar nog in behandeling zijn en die dus niet door de bank van het saldo van onze rekening zijn afgeschreven.

Cyclus en omzet, het minimum saldo bepalen en modellen toepassen.
De "cash cycle" van een bedrijf wordt gedefinieerd als de periode die loopt vanaf het moment dat het bedrijf een uitbetaling doet tot grondstof kopen, tot het moment waarop het geld wordt opgehaald uit de verkoop van het afgewerkte artikel en geproduceerd met said materiaal. De "contante omzet" is het jaarlijkse aantal keren dat de numeraire een omzet ondergaat.
Het bepalen van het minimumsaldo kan worden gedefinieerd, aangezien het bedrijf moet profiteren van de kansen die zich voordoen om te investeren of te betalen uw schulden om een ​​effectief evenwicht te behouden, moet het doel dan zijn om te werken op een manier die een minimum aan geld vereist contant geld. Het geldbedrag waarmee het bedrijf de geplande betalingen van zijn rekeningen kan dekken op het moment van de vervaldatum, evenals een veiligheidsmarge bieden voor het doen van onverwachte betalingen, of geplande betalingen, wanneer geldstromen beschikbaar zijn verwacht. Het minimumniveau aan bedrijfsgeld dat een bedrijf nodig heeft, kan worden berekend door de totale jaarlijkse uitgaven van het bedrijf te delen door de omzetsnelheid van het bedrijf.