Definitie van archieven (Documentbeheer)

Gestandaardiseerde technieken voor het beheren van documenten in een organisatie of entiteit

Het concept van archief- of documentbeheer wordt gebruikt in onze taal de gestandaardiseerde technieken te noemen die op verzoek van de. worden gebruikt administratie van documenten die toebehoren aan een organisatie of entiteit, een bedrijf of een bibliotheek, om enkele veelvoorkomende voorbeelden te noemen.

Een oude discipline die dankzij nieuwe technologieën fantastisch is geëvolueerd

We moeten aangeven dat, hoewel de technieken en praktijken die worden toegepast, zijn veranderd en geëvolueerd als een direct gevolg van de vooruitgang van de nieuwe technologieën op bijna alle gebieden, en natuurlijk was archivering geen uitzondering, moeten we zeggen dat archiveren zeker een oude activiteit is en die sinds mensenheugenis door de mens wordt ingezet vóór de dwingende noodzaak om alles te documenteren, een administratieve, juridische of commerciële voetafdruk achter te laten hoeveel doet.

Om ons een idee te geven van het geweldige evolutie dat er was op het gebied van dragers en technieken van opslag We hoeven alleen maar te zeggen dat de meest primitieve mensen hun "documenten" op papyrusvellen of in klei legden, terwijl die van vandaag dat doen in de computer of enig ander elektronisch apparaat.

De grote bijdrage van computers en internet

In die zin kunnen we dat niet negeren computergebruik en de daaropvolgende ontwikkeling van internet hebben gezorgd voor een grote vooruitgang op het gebied van documentbeheer, waardoor de taak zowel op het gebied van informatieopslag als het ophalen van documenten opgeslagen.

Omdat natuurlijk voorheen degenen die verantwoordelijk waren voor deze taak, archivarissen, bibliothecarissen of archivaris, naast andere namen die zijn toegeschreven aan degenen die deze taak moesten ze zware registratieboeken, kaarten, mappen, dozen, planken gebruiken en gebruiken, terwijl nu slechts één klik voldoende is om te specificeren de het dossier evenals het herstel van documenten of werken.

Belangrijkste taken die het uitvoert

In principe zal archivering gaan over: het genereren en vaststellen van een reeks standaarden en praktijken die de identificatie van de documenten die worden gearchiveerd mogelijk maken, de herstel van informatie van hen, de tijd dat ze gearchiveerd moeten blijven in het geval van die welke na enige tijd kunnen worden geëlimineerd en integendeel moeten garandeer de behoud voor altijd van die documenten die grote waarde hebben.