Definisjon av innkjøpsordre

Innkjøpsordre er et ordentlig begrep regnskap og den daglige ledelsen av aktiviteten virksomhet. En innkjøpsordre er en skriftlig forespørsel til en leverandør med den hensikt å kjøpe visse varer og til en pris som allerede er avtalt mellom kjøper og selger.

Hvilken informasjon inneholder den?

Kjøpsforespørselen angir betalings- og leveringsbetingelsene, så det er en fullmakt til leverandøren å levere varene og for leverandøren å presentere en tilsvarende faktura. Husk at alle varer kjøpt av et selskap må ledsages av innkjøpsordrer, som er nummerert serienummer for å gi kontroll over sine bruk.

Innkjøpsordrer utstedes normalt i original og kopi, originalen sendes til leverandøren og kopiene er bestemt til avdelingen for regnskap som skal registreres på den gjeldende kontoen (det kan også være et tredje eksemplar for innkjøpsavdelingen til virksomhet).

Følgende seksjoner er inkludert i en innkjøpsordre:

- Innkjøpsordrenummeret.

- Navn og adresse til leverandøren.

- Datoen bestillingen ble lagt inn og ønsket leveringsdato.

- Vilkår for levering og betaling.

- Mengden bestilte varer og beskrivelse av dem med nummeret sitt kode.

- Når det gjelder prisen, er prisen på hver enhet og den totale kjøpesummen angitt, samt fraktkostnader, hvis aktuelt.

- Endelig må innkjøpsordren spesifisere autorisert signatur fra den ansvarlige personen.

Formålet med innkjøpsordren

Ovennevnte detaljerte opplysninger er ment å holde en nøyaktig kontroll på varene som er kjøpt, fordi på denne måten kan et selskap beholde en ta opp regnskap for kjøpsdriften.

På den annen side må vi ikke glemme at når en klient utsteder en innkjøpsordre som bekrefter og formaliserer selvtillit du har hos en leverandør.

Innkjøpsordren utstedt av kunden er et skritt til i salgsprosessen, siden salget ennå ikke er endelig produsert. I denne forstand innebærer innkjøpsordren at prosedyrer av selskapet må være godt definert og organisert. Før du utsteder en innkjøpsordre, må klienten vite nøyaktig hva prosessen er for å registrere den i sitt selskap, og selgeren må også sørge for informasjonen til dokument.

Foto: iStock - BernardaSv

Emner i innkjøpsordren