Hvordan kvalitetssirkler er strukturert

Det er en gruppe ansatte ved samme institusjon eller selskap som utfører lignende oppgaver og som frivillig møtes regelmessig, i arbeidstiden, for å identifisere årsakene til problemene i jobbene sine og foreslå løsninger på ledelse.
Møtene deres varer vanligvis omtrent en time og holdes en eller to ganger i uken i løpet av eller etter vanlig arbeidstid. Medlemmer av en kvalitetssirkel får vanligvis betalt overtid hvis de møtes etter at arbeidet er fullført. De får normalt åtte eller flere timer med formell opplæring i beslutningsprosesser og gruppeprosesser, kunnskap som de bruker på møtene. Det er ikke vanlig at kvalitetssirkler har myndighet til å utføre løsningene de foreslår, uten å underlegge dem ledelsens vurdering. Kvalitetskretser var en organisatorisk kjepp på 1980-tallet, men i dag erstattes de av team med myndighet til å bestemme og handle. Empowerment strømlinjeformer beslutningstaking, reduserer behovet for å henvende seg til mange administratorer og genererer større engasjement for teamet og en større følelse av ansvar over resultatene.

Det er tegn som har ansvaret for utviklingen av kvalitetssirklene:
Tilretteleggeren. - Han eller hun er ansvarlig for å lede aktivitetene i kretsene og delta på møtene deres. Det fungerer som en kobling eller vei mellom kretsene og resten av institusjonen og rapporterer til en høy autoritet som støtter ideen om kvalitetskontrollkretser.
Andre ansvarsområder inkluderer opplæring av ledere og dannelse av andre sirkler i organisasjonen. Få ekstern teknisk assistanse når det er nødvendig.

Quality Circle Leader. - Han er den naturlige lederen for arbeidsgruppen og samtidig symbolet på støtten fra ledelsen, ledelsen eller ledelsen. Deres fravær fra kvalitetssirklene, på en eller annen måte, er alltid skadelig for prosessen. Over tid vil medlemmene av kvalitetssirkelen velge den lederen de foretrekker mest i henhold til avtalene; i mellomtiden og inntil dette skjer, vil veilederen være den som er generelt valgt.

Lederens aktiviteter inkluderer: Å skape et møte miljø som oppmuntrer til deltakelse. Bruk samhandlingsteknikker som gir alle muligheten til å snakke slik at alle synspunkter blir hørt. Arbeid med teamet for å hjelpe dem med å ta avgjørelser uten konflikt. Sørg for at noen har ansvaret for å gjennomføre avgjørelsene og avtalene som er gjort av kvalitetssirkelen. Følge opp forslagene og resolusjonene som er tatt.

Instruktør. - Organiserer og gjennomfører opplæringskurs for driftspersonell, veiledere og kretsledere, samt for de ansatte som er medlemmer av kretsene og rådgivere. Innledningsvis er kursene rettet mot å forklare funksjonene hver enkelt må utføre i løpet av prosessen, deretter er treningen orientert mot bruk av verktøy og teknikker for identifisering og oppløsning av problemer.

Rådgiver. - Rådgiver kretsene og spesielt lederne om hvordan møtene skal håndteres, løser problemene og presenterer sakene for ledelsen. Rådgiveren deltar på alle møtene i kretsene som er tildelt ham, møter privat med sine ledere før og etter hvert møte med det formål å hjelpe dem med å organisere og vurdere fremgangen, og støtter opplæringsmateriell studere.

Eksperten. - Det er en som på grunn av sin vitenskapelige eller tekniske kunnskap er bemyndiget til å bestemme muligheten for løsningen eller tiltaket som er foreslått av kvalitetssirkelen.