Jak napisać formalną wiadomość e-mail?

Jak napisać formalną wiadomość e-mail?

A formalny e-mail to ta, którą musimy napisać w ważnej sprawie, takiej jak ubieganie się o pracę, komunikacja z instytucją, robienie biznes lub wyrażać informacje w sposób pełen szacunku i oficjalny, a nie potoczny.

Podobnie jak w przypadku innych rodzajów pisania, formalne e-maile są zgodne z protokołem i przestrzegają pewnych przepisów dotyczących do posługiwania się językiem, dlatego przy ich pisaniu należy wziąć pod uwagę podstawowe aspekty, takie jak: Następny:

Części formalnego e-maila

Biorąc pod uwagę te ogólne względy, możemy przystąpić do napisania formalnego e-maila. Cała poczta formalna musi zawierać:

• Adresat. Jest to osoba lub instytucja, do której adresujemy pocztę. Jeśli jest więcej niż jeden adres, zaleca się użycie pola UDW (kopia ukryta) zamiast „do”, aby nie ujawniać adresów innych osób otrzymujących pocztę. Ponadto wysyłanie zbiorczej wiadomości e-mail nie wygląda dobrze, jeśli oczekujemy spersonalizowanej odpowiedzi. Do każdego odbiorcy najlepiej wysłać osobną wiadomość e-mail.
instagram story viewer
• Romans. Jest to temat wiadomości, powód jej wysłania. W tym przypadku musimy być zwięźli, konkretni i kompletni, czyli powiedzieć w zdaniu, czego chcemy. Jeśli nasz e-mail dotyczy konkretnej prośby, w temacie wpisujemy „prośba o xxx”. Jeśli chodzi o szukanie pracy lub miejsca studiów, odpowiednie jest coś takiego jak „aplikacja na stanowisko xxx” lub „aplikacja na program xxx”. Jeśli chcemy dostarczyć dokument, po prostu postawmy na opis przedmiotowego dokumentu: „raport sprzedaży” lub „prezentacja na jutro”.
• Treść e-maila. To tam napiszemy treść e-maila. Zawsze staraj się być zwięzły i jak najbardziej profesjonalny. Segment ten można podzielić na:
  • Pozdrowienie lub salut. Cała poczta zaczyna się od linii mówiącej, do kogo jest adresowana poczta. Często używa się wyrażenia „szanowany” lub „szanowany” oraz nazwiska, do kogo lub do kogo się zwracamy. Na przykład: „Drogi profesorze Montoya” lub „Szanowni członkowie jury” lub „Drogi Enrique Zuloaga”. Ta linia musi iść sama na początku e-maila.
  • Zadowolony. Zaczynając linię pod powitaniem, jest to segment, w którym mówimy, czego chcemy lub o czym jest nasza poczta. Wskazane jest używanie odległego, ale przyjaznego tonu, z modły Krótkie i rzeczowe, tworzące krótkie akapity, z których każdy dotyczy określonego tematu. Możemy używać zwrotów takich jak „Z przyjemnością zwracam się do Ciebie”. lub „Tym razem do Ciebie piszę”. Dodatkowo, jeśli wysyłamy załączone dokumenty, należy o tym wspomnieć w tej sekcji.
  • Zamknięcie. Jest to również część formalnych protokołów poczty i zwykle ma postać pojedynczego zdania na końcu poczty, pozostawiając pustą przestrzeń po zakończeniu treści. Jest to zwykle zwrot grzecznościowy, którym zachęcamy czytelnika do udzielenia odpowiedzi, np. „Z poważaniem”, „Żadnych innych szczegółów, do których można by się odnieść”, „Dziękuję za uwagę” lub „Czekam na Twój monit odpowiedź".
  • Solidny. Podpis jest ostatnią rzeczą, która znajduje się w treści e-maila i zawiera nasze pełne imię i nazwisko lub, jeśli e-mail jest częścią ciągu lub wymiany, nasze inicjały. W niektórych przypadkach podpisowi może towarzyszyć numer naszego dokumentu lub opis naszego stanowiska, na przykład: „Miguel Yepez "i poniżej:" Koordynator sprzedaży ", a następnie nasz numer telefonu na wypadek, gdyby czytelnik chciał ustalić inny rodzaj Komunikacja.

• Załączone pliki. Zawsze musimy dołączyć to, co ogłaszamy w treści e-maila, dlatego warto przed wysłaniem e-maila sprawdzić, czy go załączyliśmy i czy jest to w rzeczywistości wskazany plik.

Przykłady formalnej poczty

1. Formalna poczta z prośbą o raport akademicki

Do: [e-mail chroniony]
Z: [e-mail chroniony]
Temat: Prośba o raport akademicki

Szanowni Państwo z Uniwersytetu Narodowego:

Mam przyjemność pisać do Państwa z prośbą o wydanie w moim imieniu raportu naukowego, z którym Mam aspiracje do walki o przyznanie stypendium na program stażowy w kolejnym roku szkolnym. Z tego powodu bardzo wygodnie byłoby otrzymać raport tak szybko, jak to możliwe.

Z góry dziękujemy za uwagę i dobre urzędy,

Z poważaniem,
Marco Rabanal
Student nr 846593

1. Formalna poczta w celu ubiegania się o stanowisko inspektora jakości

Do: [e-mail chroniony]
Z: [e-mail chroniony]
Temat: Na stanowisko inspektora jakości

Szanowni panowie. od Exxona:

Nazywam się Ana Mendez, mam dyplom z handlu międzynarodowego z dużym doświadczeniem w sprawach prokuratorów i interesuje mnie stanowisko inspektora jakości, które, jak rozumiem, jest obecnie pusty. Załączam do Państwa życiorys, który należy uwzględnić w procesie selekcji. Jestem pewien, że moje doświadczenie i wyszkolenie sprawią, że będę odpowiednim kandydatem do Twojej uznanej organizacji.

Bez żadnego innego szczegółu, do którego można by się odnieść,

Bardzo szczerze twoja,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Formalna poczta powiadamiająca o odrzuceniu wniosku kredytowego

Do: [e-mail chroniony]
Z: [e-mail chroniony]
Temat: Twoja prośba o rozpatrzenie kredytu

Drogi Miguelu:

Piszę do Ciebie, aby Cię przywitać i poinformować, że komisja oceny kredytowej rozważyła Twoje sprawy i podjął decyzję o odrzuceniu Państwa wniosku kredytowego (nr wniosku # 345648) z dnia 15.08.2021 r. Podane przez komisję powody podjęcia tej decyzji były następujące:

192 - Brak wsparcia kredytowego

Należy pamiętać, że nowy wniosek można złożyć zwykłymi kanałami, co nie wpłynie w żaden sposób na przyszłe rozważania komisji.

Z poważaniem,

Jorge Pereira
Kierownik ds. Kredytów
Oddział 004 - Bank Inwestycyjny

Bibliografia:

• „Rejestr językowy” w języku angielskim Wikipedia.
• „Jak napisać formalną wiadomość e-mail” w Infobae.
• "Jak napisać formalną wiadomość e-mail?" na Papieski Katolicki Uniwersytet Peru.

Czym jest język formalny?

Jest nazwany język formalny o formalna rejestracja językowa do jednego ze sposobów używania języka, w którym zwraca się większą uwagę zasady korekty i protokoły grzecznościowe, ponieważ sytuacja wymaga leczenia pełen szacunku. Jest to zalecany rejestr do komunikowania się z instytucjami, osobami o wyższej hierarchii lub podczas ważnych wydarzeń społecznych. Mówiąc ogólnie, język formalny charakteryzuje się:

Postępuj zgodnie z: