Zapisy księgowe (wyjaśnione przykłady)

Zapisy księgowe, znane również jako zapisy księgowe lub zapisy w dzienniku, to zdarzenia finansowe lub transakcje rejestrowane w księgach rachunkowych firmy. Za każdym razem, gdy ma miejsce transakcja gospodarcza, taka jak sprzedaż, zakup, wypłata wynagrodzenia lub zapłata faktury, dokonywany jest zapis księgowy w celu jej prawidłowego zarejestrowania.

Wyobraź sobie zapisy księgowe jako dziennik finansowy firmy, w którym rejestrowane są wszystkie ruchy pieniędzy i zasobów. Każdy zapis księgowy zawiera odpowiednie informacje, takie jak data transakcji, jasny opis transakcji, rachunki, których dotyczy transakcja, oraz zaangażowane kwoty. Zapisy te są podstawą do generowania raportów finansowych i analizy kondycji finansowej firmy.

Znaczenie zapisów księgowych

Zapisy księgowe są niezbędne w rachunkowości finansowej z kilku powodów:

• Dokładny zapis transakcji: Zapisy księgowe pozwalają nam prowadzić dokładną i szczegółową ewidencję wszystkich transakcji finansowych, które mają miejsce w firmie. Dzięki temu mamy zawsze jasny i aktualny obraz sytuacji ekonomicznej firmy.
• Zgodność z przepisami i prawem: Zapisy księgowe zapewniają zgodność firmy z zasadami rachunkowości i obowiązującymi przepisami prawa. Dostarczają niezbędnych dowodów na poparcie danych liczbowych i ujawnień w sprawozdaniach finansowych oraz ułatwiają audyt zewnętrzny i wewnętrzny.
• Świadome podejmowanie decyzji: Zapisy księgowe dostarczają rzetelnych i aktualnych informacji finansowych, które są niezbędne do podejmowania decyzji krótko- i długoterminowych. Menedżerowie i właściciele mogą analizować zapisy księgowe w celu oceny wyników finansowych firmy, identyfikowania obszarów wymagających poprawy i podejmowania świadomych decyzji strategicznych.
• Analiza finansowa i raportowanie: Zapisy księgowe są podstawą do generowania raportów finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz przepływy pieniężne. Raporty te zapewniają przegląd sytuacji finansowej firmy i są wykorzystywane przez inwestorów, pożyczkodawców i inne zainteresowane strony do oceny jego wyników i solidność.

Sposób rejestrowania zapisów księgowych

Zapisy księgowe są rejestrowane przy użyciu standardowego formatu zwanego „podwójnym zapisem” lub „dwoistością ekonomiczną”. Zasada ta zakłada, że ​​każda transakcja gospodarcza składa się z co najmniej dwóch części: wejścia i wyjścia pieniędzy lub wartości. Dlatego każdy zapis księgowy musi dotyczyć co najmniej dwóch kont w systemie księgowym.

Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób rejestrowane są zapisy księgowe, spójrzmy na prosty przykład. Załóżmy, że firma sprzedaje produkty o wartości 1000 USD w gotówce. Zapis księgowy dla tej transakcji byłby sporządzony w następujący sposób:

Data	Konto	Musi	Mieć
01/06/2023	Skrzynka	$1,000
Przychody ze sprzedaży	$1,000

W tym przypadku rachunek „Gotówka” zostaje obciążony kwotą 1000 USD, co wskazuje na wpływ gotówki w wyniku sprzedaży. Z kolei na konto „Dochód ze sprzedaży” wpływa 1000 USD, reprezentujące dochód wygenerowany ze sprzedaży. Suma kwot obciążanych i uznawanych w zapisie księgowym musi być zawsze taka sama, przy zachowaniu równowagi księgowej.

Należy zauważyć, że wybór rachunków do obciążenia i uznania w zapisie księgowym zależy od charakteru transakcji i systemu księgowego stosowanego przez firmę. Zapisy księgowe muszą wiernie odzwierciedlać rzeczywistość gospodarczą transakcji i być zgodne z ustalonymi zasadami rachunkowości.

Postępuj zgodnie z:

• ruch dłużników
• ruch wierzycieli

Rodzaje zapisów księgowych

Istnieją różne typy zapisów księgowych, które są używane do rejestrowania różnych zdarzeń lub transakcji finansowych. Tutaj zbadamy niektóre z bardziej powszechnych typów:

otwieranie siedzeń

Wpisy te są używane na początku okresu obrachunkowego do otwierania kont i przenoszenia początkowych sald na nowy okres. Na przykład rejestrowane są aktywa, pasywa i kapitał założycielski.

Przykład

Załóżmy, że firma rozpoczyna nowy okres rozliczeniowy 1 stycznia 2023 r. i ma następujące salda początkowe:

• Pudełko: 5000 $
• Należności: 2000 USD
• Zapasy: 10 000 USD
• Konta płatne: 3000 USD
• Kapitał własny: 14 000 USD

Wpis otwierający rejestrowałby te początkowe salda na odpowiednich rachunkach. Oto przykład rejestrowania tej transakcji:

Data	Konto	Musi	Mieć
01/01/2023	Skrzynka	$5,000
Należności	$2,000
zapasy	$10,000
Rachunki do zapłaty	$3,000
Kapitał	$14,000

W tym wpisie środki pieniężne, należności i zapasy są obciążane odpowiednimi saldami początkowymi. Z kolei Rozrachunki z dostawcami i Kapitał są uznawane zgodnie z ich odpowiednimi saldami początkowymi.

wpisy zamknięcia

Na koniec okresu obrachunkowego dokonuje się zapisów zamykających w celu przeniesienia sald rachunków przychodów i rozchodów na rachunek kapitałowy lub rachunek zysków zatrzymanych. To przygotowuje system księgowy na kolejny okres.

Przykład

Załóżmy, że na koniec roku podatkowego firma musi zamknąć swoje rachunki przychodów i rozchodów, aby przygotować się na nowy okres obrachunkowy. Oto przykład wpisu zamykającego w celu przeniesienia sald kont przychodów i rozchodów na konto zysków zatrzymanych:

Data	Konto	Musi	Mieć
31/12/2023	Przychody ze sprzedaży	$50,000
Koszty operacyjne	$30,000
Skumulowane wyniki	$30,000	$50,000

W tym wpisie zamykającym konto kosztów operacyjnych jest obciążane saldem, a konto przychodów ze sprzedaży jest uznawane. Następnie rachunek zysków zatrzymanych jest uznawany całkowitą kwotą wydatków i przelewane jest saldo dochodów.

dopasowywanie wpisów

Zapisów korygujących dokonuje się w celu skorygowania i aktualizacji zapisów księgowych na koniec okresu obrachunkowego. Wpisy te służą m.in. do ujmowania rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów, ewidencjonowania amortyzacji aktywów, korygowania należności lub zobowiązań.

Przykład

Załóżmy, że na koniec miesiąca firma musi skorygować swoje konto kosztów odsetek o odsetki zarobione w tym okresie. Oto przykład wpisu korygującego:

Data	Konto	Musi	Mieć
31/01/2023	Koszty odsetek	$500
Odsetki płatne	$500

W tym wpisie korygującym rachunek kosztów odsetek jest obciążany kwotą uzyskanych odsetek. Z kolei rachunek odsetek do zapłaty jest uznawany w celu odzwierciedlenia obowiązku zapłaty takich odsetek.

wpisy płacowe

Wpisy na liście płac służą do rejestrowania wypłat wynagrodzeń i powiązanych potrąceń, takich jak podatki, ubezpieczenia społeczne i świadczenia pracownicze.

Przykład

Załóżmy, że firma wypłaca pensje swoim pracownikom ostatniego dnia każdego miesiąca. Oto przykład wpisu listy płac w celu zarejestrowania wypłaty wynagrodzenia:

Data	Konto	Musi	Mieć
30/06/2023	Wydatki osobiste	$10,000
Skrzynka	$10,000

W tym zapisie listy płac konto Wydatków Personelu jest obciążane całkowitą kwotą wypłaconych wynagrodzeń. Z kolei rachunek pieniężny jest uznawany w celu odzwierciedlenia wypływu środków pieniężnych.

Wpisy dotyczące kupna i sprzedaży

Wpisy te służą do rejestrowania transakcji zakupu i sprzedaży towarów lub usług. Na przykład rejestrowane są zakupy zapasów, dokonana sprzedaż i powiązane podatki.

Przykład

Załóżmy, że firma dokonuje zakupu za gotówkę zapasów o wartości 5000 USD. Oto przykład rejestrowania tej transakcji:

Data	Konto	Musi	Mieć
10/06/2023	zapasy	$5,000
Skrzynka	$5,000

W tym wpisie konto Zapasy jest obciążane kwotą zakupu zapasów. Z kolei rachunek pieniężny jest uznawany w celu odzwierciedlenia wypływu gotówki na wypłatę gotówki.

Załóżmy teraz, że firma sprzedaje produkty o wartości 2000 USD na kredyt. Oto przykład rejestrowania tej transakcji:

Data	Konto	Musi	Mieć
15/06/2023	Należności	$2,000
Przychody ze sprzedaży	$2,000

W tym wpisie konto Rozrachunki z odbiorcami jest obciążane kwotą sprzedaży na kredyt. Z kolei rachunek przychodów ze sprzedaży jest uznawany w celu odnotowania dochodu wygenerowanego ze sprzedaży.