Akcesoria do prac pisemnych

W zależności od rodzaju pisma istnieją inne elementy, które pełnią różne funkcje – niektóre o charakterze naturalnym praktyczne, inne estetyczne, schematyczne lub po prostu rutynowe - ale to nie wpływa na istotę budowa. Rozważając je, łatwo jest dojść do wniosku, że mogą one być zawarte w którejkolwiek z wymienionych zasadniczych części. Są to:
a) Dane poprzednie W niektórych dokumentach, takich jak pisma, sprawozdania, memoranda, zaświadczenia, deklaracje itp., zwykle zapisywane są niektóre lub wszystkie z tych danych:
1. Nazwa miejscowości, z której jest napisana: musi być podawana z większą lub mniejszą precyzją w odniesieniu do miejscowości, miasta, powiatu, strefy lub stanu i narodu, zgodnie z bliższym lub odległym celem, jaki będzie miał pismo (na przykład: zostanie umieszczony tylko León, jeśli pismo trafi do dowolnego miejsca w stanie Guanajuato; Będzie napisane León, Gto., jeśli trafi do dowolnego stanu Republiki Meksykańskiej; ale Leon, Guanajuato, Meksyk muszą być odnotowane, gdy to, co jest napisane, opuszcza kraj).

2. Data: należy ją ustalić, zgodnie ze zwyczajem hiszpańskim, w następującej kolejności: dzień, miesiąc i rok. Zaleca się zapisanie go w całości z odpowiednimi przyimkami i małymi literami, ze względu na jasność i poprawność (25 sierpnia 1975). Zbędne i przestarzałe stosowanie, które nadal występuje w niektórych sektorach Meksyku, należy odrzucić: „... 25 sierpnia 1975”, z oczywistych względów nowoczesnej praktyczności.
3. Nazwisko i referencje adresata: odnotowywane będą nie tylko pełne imię i nazwisko osoby lub osób, do których adresowany jest pismo, ale także ich tytuły i zajmowane stanowiska. Nadmiar formalności typu „Pan Doktor Don…” (zredukowany do Doktora) czy „Pan Absolwent i Mistrz…” należy unikać. „(w takim przypadku wybierany jest tytuł, który jest uważany za najbardziej reprezentatywny – czy to magister, czy magister – i jest napisany bez zbędnego „sir”). Wygodnie jest umieścić pozycję przed nazwiskiem, w ten sposób: „Pan szef.. inż. N. N. „Gdy odbiorcą jest podmiot prawny, nazwa podmiotu jest umieszczana w sposób bezosobowy (bez „panów”, których niektórzy używają) lub w formie: „Panowie, członkowie…. "(lub cokolwiek odpowiada, jeśli są partnerami, członkami, dyrektorami itp.). -
Istnieje meksykański zwyczaj, który zamiast ułatwiać komplikuje strukturę pisma: kieruje pismo do jakiegoś adresata (zwykle ktoś o wysokiej hierarchii lub instytucja lub firma) i umieść ten napis osobno: „Uwaga od pana N. N.”, rozumiejąc, że ten człowiek będzie pierwszym odbiorcą komunikatu. Wraz z tą dwoistością pojawia się poważna niedogodność, aby ustalić fundamentalny psychologiczny tonik w piśmie: do którego czytelnika powinien dostosować edytor, znając jego specyfikę, do dotykania elementów wnętrza, które ułatwią jego skuteczność pisemny... W tym przypadku logika radzi wybrać jedną z tych dwóch dróg: a) zrezygnować z tego pośrednika, jeśli jego rola nie daje mu autorytetu. decyzji lub selekcji co do treści listu, lub b) skierować pismo do niego, jeśli ma wystarczające uprawnienia, i poprosić go o podniesienie go do prawdziwego adresata. W obu sytuacjach adresat jest zunifikowany, a wyraziste elementy pisma mogą mieć niezbędną zdolność adaptacji.
4. Miejsce przeznaczenia listu: pełne dane adresu odbiorcy (ulica, numer, miejscowość, województwo i kraj, z takimi samymi ograniczeniami, jakie wskazujemy dla miejsca nadania), gdy pismo jest wysyłane pocztą lub za pośrednictwem pośredni. W przypadku bezpośredniego doręczenia wystarczy wskazać nazwę „minimalnego miejsca”, w którym znajduje się odbiorca (instytucja, podopieczne, hotel, firma itp.).
5. Sposób doręczenia: w niektórych przypadkach należy wskazać w formularzu sposób doręczenia pisma adresatowi bezpośrednio (umieszczając „Prezentuj”, „Twoje biuro” lub podobne wyrażenia) lub za pośrednictwem pośredników („Uwaga od Pana ").
b) Nagłówek Jest to zestaw słów wprowadzających lub wołających, z którymi zgodnie z formalnością ustanowione, niektóre dokumenty urzędowe, testamenty, pomniki, wykonalne, deklaratywne i Podobny. W listach zwykle przybiera nazwę leczenia, głównie wtedy, gdy jest to formuła grzecznościowa lub wyróżnienia dedykowana odbiorcy. We współczesnej korespondencji zatracił wszelki ślad pustej patetyki (jak w „Z mojego najwyższego szacunku i szacunku”, „Z największym wysoki i dystyngowany szacunek "i inni) trzymanie się bardziej płaskich i bardziej realistycznych wyrażeń (takich jak " Szanowny Doktorze " lub " Szanowny Pan"). W przypadku formalnej lub mało osobistej komunikacji wskazane jest wykreślenie zabiegu (który w swej istocie może być zawarty w początkowy akapit tekstu), rekomendacja bardziej niż stanowcza, głównie dla tych, którzy nadal używają hybrydowego idiotyzmu gramatycznego i logiczne „Bardzo Panie”, stworzone przez naszych dziadków właśnie dla niewyraźnego czytelnika, który lekkomyślnie nazywa „bardzo Panie”, a tym bardziej "Posiadać".. .
c) Epigraf E- napis umieszczony poza samym pismem, cpmó
nagłówek. Zawiera syntezę, komentarz lub wyjaśnienie na dany temat; czasami jest to inspirujący cytat lub zdanie autora lub zachęcające czytelnika do refleksji. Jego charakterystycznymi cechami są: zwięzłość, adekwatność i głębia.
d) Pożegnanie Niektóre rodzaje pisania - zwłaszcza listy i notatki
administracyjne lub formalne - kończy się akapitem pożegnania lub powitania, jak gdyby było to spotkanie osobiste. Czasami zawiera wdzięczność, nadzieję, zalecenia szybkości lub dodatkową prośbę (musisz bądź ostrożny w tych przypadkach z ogólnie niewłaściwym lub antyliterackim użyciem oklepanego gerunda: „Dziękując… .", "Czekanie... ”, „Polecam Ci.. . "," Błagając was.. ”.”, „Błagając go… .”, zastępowalne we wszystkich przypadkach czasownikami osobowymi:„ Doceniam.. .", "Czekamy... "," Polecam.. .", "Błagam.. .", "Pytamy ich... ."). Wiele osób, aby nie pożegnać się „wysuszyć”, poprzedza powitanie akapitem, który jest absolutnie bezczynny lub zbędny („Żadnych innych szczegółów”, „Nigdy więcej w tej chwili”, „Nie ma innych wiadomości do zrobienia odniesienie".. .). Ponadto musimy powtórzyć w tym miejscu nasze wezwanie do rutynowego stosowania formuł lub ustalonych fraz, które nie mają sensu, a nawet znaczenia (takich jak „Twój bezpieczny sługa”). „Wspominam o tobie”, „Zawsze jestem twój”, „Twoja czułość”.. .). Dziś, z powodu skrajnego pragnienia syntezy i prostoty, pozdrowienie często skondensowane jest w jednym przysłowiu: „Z poważaniem”, „Serdecznie”, „Czuwnie”. Wierzymy, że w tym – jak w wielu ludzkich aspektach – wygodnie jest promować tak szerokie i plastyczne kryterium selektywności co pozwala wybrać najbardziej odpowiednie sposoby przy każdej okazji, aby komunikacja była przyjemna i funkcjonalny.
e) Pre-podpis W niektórych przypadkach zachowany zostaje zwyczaj między nami
to wydaje się bardziej priorytetowe dla osoby, która podpisuje pismo: wstaw akapit, który wskazuje pozycję podpisującego, na przykład przykład: „Kierownik produkcji”, „Dyrektor Wydziału”, „Osoba odpowiedzialna za sprawy kultury”, itp. Bardziej współczesne użycie usuwa z wyrażenia bombastę (przypominające „My, król”) i po prostu wspomina o pozycji po wyjaśnienia podpisu: „N.N. Kierownik Produkcji” f) Podpis Jest niezbędny w korespondencji i niektórych dokumentach
wzmianki. Dla zachowania zasady ważności musi być napisany odręcznie i kompletny w oryginałach. Jeśli chodzi o kopiowanie, zwykle po prostu się zaczyna. Podpis drukowany jest uzasadniony tylko w niektórych rodzajach korespondencji lub pism zbiorowych (takich jak listy okólniki, ogłoszenia lub ogólne powiadomienia, które są osobiście dystrybuowane do wielu osób odbiorniki). W przypadkach, gdy jedna osoba podpisuje się za drugą, należy to wyjaśnić w następujący sposób: pod podpisem nazwisko osoby zastępowanej poprzedzone inicjałami konwencjonalne: s. (przez P. do. (z upoważnienia) lub s. str. (przez pełnomocnika).
g) Wyjaśnienie podpisu Wyjaśnienie nazwiska osoby podpisującej —z jego
Tytuł zawodowy, jeśli taki posiadasz - jest nieuniknionym wymogiem w większości podpisanych dokumentów, z oczywistych względów praktycznych. Tylko w przypadku bardzo osobistej korespondencji lub gdy dane osoby podpisującej pojawiają się w jakiejś części pisma, to wyjaśnienie jest pomijane.
h) Postscript Z tym słowem pochodzenia łacińskiego (post datam: „po
data „—ponieważ data jest najpierw podawana na końcu pisma) oznacza się to, co dodaje się do już zawartego i podpisanego listu. Jest to uzasadnione tylko w przypadku pominięć, wtórnych wyjaśnień lub danych z ostatniej chwili. Custom posługuje się skrótem P. RE. przed tymi adnotacjami; używał również P. Św. (z post scriptum: „po tym, co zostało napisane”), o tym samym znaczeniu. Współczesny zmysł funkcjonalny odrzuca ten rodzaj starożytności, pozostałości kultów, które obecnie są niekomunikowane.
i) Vale Formuła staromodna, pochodzenia łacińskiego, równoważna powitaniu i
dobre życzenie, takie jak "Pa! "(to znaczy dokładnie:" Bądź zdrowy "). Wielu błędnie używa tego terminu na końcu dodatkowej notatki o znaczeniu „To jest ważne” (co sugerowałoby absurdalną nadmiarowość, ponieważ nie miałoby sensu pisać czegoś pustego).
j) Objaśnienia Służą do dodawania lub wyjaśniania pojawiających się danych
w piśmie. Jak stwierdziliśmy w odniesieniu do postscriptum listów, konieczne jest, aby te notatki były tekstem są w pełni uzasadnione treścią, tak aby były „naturalne” a nie kłaść kapryśnie.
k) Załączniki o Są to adnotacje używane w niektórych załączonych dokumentach – zazwyczaj administracyjnych lub handlowych – w celu wskazania
szczegóły dotyczące załączonych przedmiotów (dokumenty, czeki, broszury, próbki itp.). Są one oznaczone skrótami Adj. lub Ania. i mają niezaprzeczalną użyteczność jako świadectwo i kontrola tego, co zostało wysłane.
I) Napisy Są to dodatkowe notatki, zwykle drukowane, pełniące funkcje informacyjne lub propagandowe. Papier firmowy mieści się między nimi, gdy są drukowane na wierzchu papieru. Jej adekwatność jest oczywistym warunkiem jej funkcjonalności i poprawności.
m) Nagłówek firmowy Słowo wywodzące się ze starego membrar = „pamiętać”, w naszym języku oznacza „tymczasową adnotację, w której umieszcza się tylko to, co istotne i precyzyjne”. Ponadto wskazuje „nazwisko lub tytuł osoby lub firmy umieszczone na końcu skierowanego do niej listu”, a także „ten to samo imię lub tytuł umieszczony na początku pierwszej strony” (co we współczesnym powszechnym użyciu nazywa się adresat). Wśród nas termin ten jest używany do oznaczenia „nazwiska lub tytułu osoby, branży lub firmy drukowanej w górnej części kartki”, na której znajdują się inne informacje takie jak adres, telefon, itp. Stosowanie tych napisów stało się bardzo rozpowszechnione ze względów estetycznych i praktycznych.
n) Odniesienie o Zwłaszcza w dokumentach administracyjnych i handlowych, sprawa jest zwykle przekazywana w prawym górnym rogu, w formie
streszczenie, ogólną treść lub powód napisania, a także dane dotyczące liczb, dat i innych adnotacji identyfikacyjnych. Ponieważ jest to niezwykle przydatny element do zarządzania i archiwizowania tych pism, nie powinno go zabraknąć w odpowiednich przypadkach. Jej podstawowym warunkiem jest dokładność.
ñ) Rozpoznawanie inicjałów Czasami bez tekstu i na końcu
pisemnym umieszcza się listy, których przedmiotem jest identyfikacja osoby, która podyktowała, zleciła lub wykonała pisanie. Są to konwencjonalne adnotacje o niezaprzeczalnej wartości praktycznej.