Przykład zarządzania gotówką

Środki pieniężne to jedna z pozycji należących do Aktywa, którymi zarządza się w firmach; nazwij to komercyjnym lub usługowym. Możemy jednak dodać, że gotówka jest bardzo delikatnym kontem jak inne, ale jeśli musisz zwrócić największą uwagę, aby go zarejestrować.

Charakter i skład gotówki
Gotówka jest normalnym zasobem wymiany i stanowi podstawę pomiaru i rozliczania wszystkich innych pozycji. Jest ogólnie klasyfikowany jako składnik aktywów obrotowych. Aby mógł być prezentowany jako „gotówka”, musi być dostępny do spłaty bieżących zobowiązań i wolny od wszelkich ograniczeń umownych, które ograniczają jego wykorzystanie do zaspokojenia długów.

Gotówka składa się z monet, rachunków i dostępnych środków zdeponowanych w banku. Środki zbywalne, takie jak przekazy pieniężne, czeki uwierzytelnione, czeki kasjerskie, czeki osobiste i przekazy bankowe są również uważane za gotówkę.
Konta oszczędnościowe zwykle przypominają gotówkę, chociaż bank ma prawo wymagać powiadomienia przed wypłatą. Jednak banki rzadko korzystają z przywileju wcześniejszego wypowiedzenia, dlatego rachunki oszczędnościowe są traktowane jak gotówka.

Certyfikaty depozytowe, które można wycofać tylko w określonych terminach ważności, są bardziej poprawnie uwzględnione w sekcji inwestycji tymczasowych ze względu na faktyczne ograniczenia nałożone na Twoja emerytura.

Pozycje z problemami z klasyfikacją obejmują czeki postdatowane, weksle, zaliczki na podróż, znaczki pocztowe i niektóre fundusze specjalne. Czeki postdatowane i weksle są traktowane jako należności. Zaliczki na koszty podróży traktowane są jako należności w przypadku, gdy mają być pobierane od pracowników lub potrącane z ich wynagrodzenia. W pozostałych przypadkach najwłaściwsza jest klasyfikacja jako rozliczenia z góry.

Drobne środki pieniężne i rezerwę na zmianę ujmuje się w aktywach obrotowych jako środki pieniężne, ponieważ generalnie Środki te służą do pokrycia bieżących kosztów operacyjnych oraz regulowania zobowiązań za chwilę. Ogólnie rzecz biorąc, wyodrębnienie środków pieniężnych w sekcji aktywów obrotowych nie jest przeprowadzane, chyba że jest specjalnie utworzył znaczący fundusz, aby spełnić zobowiązanie, które osiąga jego wygaśnięcie.

Gotówka zastrzeżona lub escrow jest oddzielona od ogólnego rachunku pieniężnego. Środki pieniężne zastrzeżone są klasyfikowane jako aktywa obrotowe lub aktywa długoterminowe, w zależności od daty dostępności lub wypłaty. Czy gotówka ma być wykorzystana (w ciągu roku lub cyklu operacyjnego, w zależności od tego, który z tych terminów jest dłuższy) na spłacić istniejące lub wygasające zobowiązania, właściwą rzeczą do zrobienia jest sklasyfikowanie ich w sekcji obiegowy. Zamiast tego, gdy mają być utrzymywane przez dłuższy okres, środki pieniężne podlegające ograniczeniom prezentowane są w części długoterminowej sprawozdania z sytuacji finansowej. Zasadniczo środki pieniężne, które mają być utrzymywane przez długi czas, są inwestowane, a nie utrzymywane w formie gotówki.

Zarządzanie i kontrola gotówki
Gotówka stanowi szczególny problem księgowy, nie tylko dlatego, że zawiera dużą liczbę transakcji, ale także z następujących powodów:

1. Gotówka to pojedynczy składnik aktywów, który najłatwiej zamienić na dowolną inną klasę aktywów; jest ukrywany i transportowany bez trudności i jest poszukiwany niemal powszechnie. Dlatego właściwe księgowanie transakcji gotówkowych wymaga wprowadzenia kontroli w celu zapewnienia, że ​​gotówka jest własnością firmy lub jest z nią powiązana.
2. Ilość gotówki, jaką posiada firma, musi być dokładnie regulowana, aby w danym momencie nie było jej za dużo ani za mało. Zawsze trzeba mieć odpowiednią ilość, bez znacznego paraliżowania zasobów. Jako zasoby wymiany gotówka jest niezbędna do opłacenia wszystkich aktywów i usług, które nabywa firma, oraz do wywiązania się ze wszystkich zobowiązań w miarę ich dojrzewania. W związku z tym wypłata gotówki jest wydarzeniem codziennym, więc musi być pod ręką wystarczający fundusz, aby sprostać tym potrzebom. Z drugiej strony, gotówka jako taka nie jest aktywem produkcyjnym; nie zarabia zwrotów. Dlatego nie jest wygodne posiadanie większej ilości niż niezbędna do zaspokojenia codziennych potrzeb, z rozsądnym zapasem na wypadek sytuacji awaryjnych. Środki pieniężne przekraczające to, co jest konieczne, powinny być inwestowane w papiery wartościowe generujące dochód lub w inne aktywa produkcyjne.

Dział księgowości boryka się z dwoma problemami, jeśli chodzi o obsługę transakcji gotówkowych: (1) jest dokładny ustanowić odpowiednie kontrole w celu zapewnienia, że ​​funkcjonariusze i pracownicy nie wykonują operacji, które nie zostały upoważniony; (2) niezbędne informacje muszą być dostarczone odpowiednim administratorom dotyczące dostępnych operacji gotówkowych i gotówkowych. Większość firm przypisuje działowi księgowości odpowiedzialność za zapewnienie właściwej kontroli ewidencji tego rodzaju operacji. Oczywiście kontrola rejestracji nie jest możliwa bez odpowiedniej kontroli fizycznej; dlatego dział księgowości ma interes w zapobieganiu celowym, niezamierzonym błędom w transakcjach gotówkowych. Należy podkreślić, że błędy mogą i zdarzają się nawet wtedy, gdy środki kontroli są najbardziej zaawansowane.

Regulacja ilości dostępnych pieniędzy jest zasadniczo sprawą administracji: ale księgowi muszą być w stanie: dostarczyć informacje niezbędne administracji do przeprowadzenia regulacji poprzez specjalne operacje pożyczkowe oraz inwestycje.

Systemy kasowe na zaliczki. W prawie wszystkich firmach z różnych powodów, np.: obiady i transport pracowników, zakup drobnych materiałów biurowych i inne wydatki nieletni. Oczywiście niepraktyczne byłoby oczekiwanie, że te wypłaty będą dokonywane czekiem; ale w każdym razie jego kontrola jest ważna. Bardzo powszechna metoda osiągania rozsądnej kontroli, prostoty obsługi i ogólnego przestrzegania zasadą płatności czekiem jest tzw. system zaliczkowy dla wypłat za pośrednictwem kasy fiskalnej dziewczynka.

System działa tak:
do. Osoba jest wyznaczona na osobę zarządzającą drobną gotówką i otrzymuje niewielką kwotę, z której weźmie to, co jest niezbędne do dokonania drobnych płatności.
b. W miarę dokonywania wypłat kasjer otrzymuje podpisane pokwitowania od każdej osoby, na rzecz której dokonano wypłaty. Jeśli to możliwe, do paragonu dołączany jest dowód uzasadniający wypłatę.
do. Gdy fundusz jest bliski wyczerpania, zarządzający przedstawia kasjerowi wniosek o zwrot kosztów poparty polityką kredytową. Gotówka, która pokrywa wszystkie wydatki i otrzymuje czek od firmy wystawiony na „Gotówka” lub „Gotówka” w celu zastąpienia tło.

Zapisy dokonywane są na koncie Petty Cash wyłącznie w celu zwiększenia lub zmniejszenia funduszu lub korekty salda i odpowiednich wydatków, jeśli nie zostały one zwrócone na koniec roku. Wpis zwrotu nie ma wpływu na konto Petty Cash, ale ilość gotówki, którą zawiera.

Konto Cash Overflow i Shortfall jest dotknięte brakiem równowagi funduszu. Jeśli gotówka wykazuje niedobór (np. gdy suma polis i gotówki w kasie jest mniejsza niż kwoty funduszu podręcznego), różnica obciąża rachunek Nadwyżek i Braków Gotówka. Jeśli wyrzucisz nadwyżkę, zostanie ona zaksięgowana na tym koncie. Konto pozostaje otwarte do końca roku, czyli do czasu jego zamknięcia i zazwyczaj jest prezentowane w rachunku zysków i strat jako koszt lub inny produkt.

Zazwyczaj w funduszu znajdują się pozycje wydatków, z wyjątkiem sytuacji natychmiast po zwrocie; więc jeśli sprawozdania finansowe mają być dokładne, środki muszą być spłacane na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także gdy zbliżają się do wyczerpania.

Zgodnie z systemem zaliczek, kierownik kasy jest zawsze odpowiedzialny za kwotę, czy to w formie gotówki, czy w postaci podpisanych bonów. Vouchery te są dowodami wymaganymi przez urzędnika ds. wypłat do wystawienia czeku zwrotu. Aby uzyskać pełniejszą kontrolę nad drobnymi gotówkami, stosuje się dwie dodatkowe procedury.

1. Od czasu do czasu przełożony zarządzającego drobnymi kasami przeprowadza niespodziewane audyty, aby ustalić, czy fundusz jest zarządzany w sposób zadowalający.
2. Bony na drobne są anulowane lub zniszczone po przedstawieniu ich do zwrotu, aby nie mogły zostać wykorzystane do uzyskania drugiej niewłaściwej płatności.

Często system zaliczek jest stosowany do wypłaty wynagrodzeń za pośrednictwem specjalnego konta. Stosowane są również odrębne rachunki zaliczek, obsługiwane za pośrednictwem banku przez system opisany dla wypłata dywidend, wynagrodzeń urzędników, kosztów podróży, prowizji, premii i wydatków poufny.

Powodem, który zmusza do utrzymania kontroli nad przepływami pieniężnymi, jest to, że na ogół wpływy nie pokrywają się z wypływami pieniędzy. Istnieją cztery modele określania równowagi, którą należy zachować:

· Utrzymuj określoną liczbę dni wydatków z własnej kieszeni, które mogą wystąpić, w zależności od bezpieczeństwa, jakie masz w stosunku do oczekiwanych wpływów pieniężnych.
Przeprowadź analizę regresji, przyjmując jako zmienne sprzedaży i gotówkę, gdzie jest to zmienna zależna i sprzedaż zmienna niezależna, która będzie miała wpływ na kwotę, która zostanie utrzymana zgodnie z sprzedaż.
· Ustal odpowiedni stosunek gotówki do sprzedaży.
· Zbudować model matematyczny, który integruje dwumian kosztów i korzyści; to znaczy, weź pod uwagę, ile kosztuje utrzymanie gotówki i ile kosztuje jej brak na pokrycie zobowiązań, to znaczy koszt niedoboru i koszt nadwyżki.

Znaczenie zarządzania gotówką.
Zarządzanie gotówką i papierami wartościowymi zbywalnymi jest jednym z najważniejszych obszarów zarządzania kapitałem obrotowym. Ponieważ oba są najbardziej płynnymi aktywami firmy, na dłuższą metę mogą stanowić zdolność do opłacania rachunków w terminie. W formie zabezpieczenia te płynne aktywa mogą również funkcjonować jako rezerwa środków na pokrycie nieoczekiwanych wypłat, zmniejszając w ten sposób ryzyko „kryzysu wypłacalności”. Ponieważ pozostałe aktywa obrotowe (należności i zapasy) ostatecznie staną się aktywami poprzez: kolekcje i sprzedaż, gotówka jest wspólnym mianownikiem, do którego można sprowadzić wszystkie aktywa płyny.

„Zbywalne papiery wartościowe” to krótkoterminowe instrumenty inwestycyjne, które firma wykorzystuje do uzyskania zwrotu z tymczasowo nieaktywnych funduszy. Kiedy firma doświadczy nadmiernej akumulacji gotówki, wykorzysta jej część jako instrument oprocentowany. Chociaż banki komercyjne mogą płacić odsetki od depozytów na żądanie, klienci na ogół takie odsetki otrzymują. rekompensatę za saldo konta, w postaci obniżonych opłat za usługi lub niższego oprocentowania kredytów, lub obie. Niektóre wysoce płynne systemy oprocentowania pozwalają firmie czerpać zyski z wolnej gotówki, bez poświęcania części swojej płynności. Podstawowe strategie, którymi powinny się kierować firmy w zakresie zarządzania środkami pieniężnymi, to:

1.- Pokryj rachunki płatne tak późno, jak to możliwe, nie zdobywając pozycji kredytowej firmy, ale korzystając z korzystnych rabatów gotówkowych.
2.- Wykorzystaj zapasy tak szybko, jak to możliwe, aby uniknąć zapasów, które mogłyby spowodować zamknięcie linii produkcyjnej lub utratę sprzedaży.
3.- Zbierz zaległe konta tak szybko, jak to możliwe, bez utraty przyszłej sprzedaży z powodu nadmiernie naglących procedur windykacyjnych. Aby osiągnąć ten cel, można wykorzystać rabaty na szybkie płatności, jeśli jest to ekonomicznie uzasadnione

Techniki zarządzania gotówką
· Synchronizacja przepływów pieniężnych. sytuacja, w której wpływy pokrywają się z wydatkami, co pozwala firmie na utrzymanie niskich sald transakcji.
· Rozliczenie czeku. proces wymiany gotówki i zdeponowania czeku, który został zapisany na koncie odbiorcy.
· Zmienna wypłaty, wartość czeków, które wystawiliśmy, ale które są nadal przetwarzane i które w związku z tym nie zostały potrącone przez bank z salda naszego konta.

Cykl i obrót, określ minimalne saldo i zastosuj modele.
„Cykl gotówkowy” firmy definiuje się jako okres, który obejmuje od momentu dokonania przez firmę wypłaty do kupować surowiec, aż do momentu, w którym gotówka zostanie pobrana ze sprzedaży gotowego artykułu i wyprodukowana ze wspomnianego materiał. "Obrót gotówkowy" to roczna ilość razy, w których numeraire przechodzi obrót.
Ustalenie minimalnego salda można zdefiniować, ponieważ firma musi wykorzystać pojawiające się możliwości inwestowania lub płacenia swoje długi, aby utrzymać efektywne saldo, celem powinno być działanie w sposób, który wymaga minimum pieniędzy gotówka. Kwota pieniędzy, która pozwala firmie na pokrycie zaplanowanych płatności z jej rachunków w terminie ich wymagalności, a także zapewniają margines bezpieczeństwa na dokonywanie nieoczekiwanych lub zaplanowanych płatności, gdy dostępne są wpływy pieniężne spodziewany. Minimalny poziom gotówki operacyjnej, jakiej potrzebuje firma, można obliczyć, dzieląc łączne roczne nakłady firmy przez wskaźnik rotacji gotówki.