Como escrever um e-mail formal?

Como escrever um e-mail formal?

UMA email formal é aquele que precisamos escrever para um assunto importante, como se candidatar a um emprego, nos comunicar com uma instituição, fazer o negócio ou expressar informações de forma respeitosa e oficial, não coloquial.

Como em outros tipos de escrita, os e-mails formais seguem um protocolo e respeitam certos regulamentos relativos ao uso da linguagem, por isso, ao escrevê-los é importante levar em consideração aspectos básicos como Segue:

Partes de um e-mail formal

Levando em consideração essas considerações gerais, podemos proceder à redação de um e-mail formal. Todo correio formal deve incluir:

• Destinatário. É a pessoa ou instituição a quem endereçamos a correspondência. Se houver mais de um endereço, é aconselhável utilizar o campo Cco (cópia oculta) em vez de "para", para não revelar os endereços de outras pessoas a quem recebe a correspondência. Além disso, não parece bom enviar um e-mail coletivo se esperamos ter uma resposta personalizada. É melhor enviar um e-mail individual para cada destinatário.
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• Caso. É o assunto do correio, o motivo do envio. Nesse caso, devemos ser breves, específicos e completos, ou seja, devemos dizer em uma frase o que queremos. Se o nosso email for sobre um pedido específico, devemos colocar no assunto “pedido para xxx”. Se for para procurar emprego ou local de estudo, algo como "candidatura ao cargo de xxx" ou "candidatura ao programa de xxx" é adequado. Se queremos entregar um documento, vamos simplesmente apostar no Descrição do documento em questão: "relatório de vendas" ou "apresentação para amanhã".
• Corpo do e-mail. É onde escreveremos o conteúdo do e-mail. Sempre tente ser breve e o mais profissional possível. Este segmento pode ser subdividido em:
  • Saudação ou saudação. Todas as correspondências começam com uma linha para informar a quem as correspondências são endereçadas. A frase "estimado" ou "respeitado" e o nome de quem ou a quem nos dirigimos são freqüentemente usados. Por exemplo: "Caro Professor Montoya" ou "Respeitados membros do júri" ou "Caro Enrique Zuloaga". Esta linha deve ir sozinha no início do e-mail.
  • Contente. Começando uma linha abaixo da saudação, este é o segmento em que dizemos o que queremos ou do que se trata o nosso e-mail. É conveniente usar um tom distante, mas amigável, com orações Curtos e diretos, formando parágrafos curtos, cada um abordando um tópico específico. Podemos usar frases como "Tenho o prazer de me dirigir a você". ou "Escrevo para você desta vez para". Além disso, se enviarmos documentos anexos, eles devem ser mencionados nesta seção.
  • Fechando. Também faz parte dos protocolos formais da correspondência, e tende a ser uma única frase no final da correspondência, deixando um espaço em branco quando o conteúdo termina. Geralmente é uma frase de cortesia com a qual convidamos o leitor a responder, como "Atenciosamente", "Nenhum outro particular a se referir", "Grato por sua atenção" ou "Aguardando sua solicitação responder".
  • Empresa. A assinatura é a última coisa que vai no corpo do e-mail, e inclui nosso nome completo, ou caso o e-mail faça parte de um string ou de uma troca, nossas iniciais. Em alguns casos, a assinatura pode vir acompanhada do nosso número de documento ou da descrição do nosso cargo, por exemplo: “Miguel Yepez ”e abaixo:“ Coordenador de vendas ”, e a seguir nosso telefone caso o leitor deseje estabelecer outro tipo de comunicação.

• Arquivos adjuntos. Devemos sempre anexar o que anunciamos no corpo do e-mail, por isso é aconselhável antes de enviar o e-mail verificar se o anexamos e se é, com efeito, o arquivo indicado.

Exemplos de correio formal

1. Correio formal para solicitar relatório acadêmico

Para: [email protegido]
A partir de: [email protegido]
Assunto: Solicitação de relatório acadêmico

Caros senhores da Universidade Nacional:

Tenho o prazer de escrever-lhe para solicitar a emissão de relatório acadêmico em meu nome, com o qual Aspiro concorrer à atribuição de uma bolsa para o programa de estágio durante o próximo ano letivo. Por isso, seria muito conveniente ter o relatório o mais breve possível.

Agradecemos antecipadamente por sua atenção e bons ofícios,

Sinceramente,
Marco Rabanal
Aluno # 846593

1. Correio formal para se candidatar a um cargo de inspetor de qualidade

Para: [email protegido]
A partir de: [email protegido]
Assunto: Para o cargo de inspetor de qualidade

Srs. Respeitados. da Exxon:

Meu nome é Ana Mendez, sou formada em comércio internacional com larga experiência na matéria procuradores, e estou interessado no cargo de inspetor de qualidade, que eu entendo é atualmente vago. Atribuo a você meu curriculum vitae, para ser levado em consideração em seus processos seletivos. Tenho certeza de que minha experiência e treinamento me tornarão um candidato adequado para sua reconhecida organização.

Sem nenhum outro particular para se referir,

Muito atentamente,

Ana méndez
Telefone: +99 3923 1734

1. Correio formal para notificar a rejeição de um pedido de crédito

Para: [email protegido]
A partir de: [email protegido]
Assunto: Sua solicitação de consideração de crédito

Querido Miguel:

Estou escrevendo para cumprimentá-lo e informá-lo de que o comitê de avaliação de crédito considerou seu caso e decidiu rejeitar o seu pedido de crédito (número do pedido # 345648) datado de 15/08/2021. As razões apresentadas pela comissão para tomar esta decisão foram:

192 - Falta de suporte de crédito

Observe que você pode fazer uma nova solicitação pelos canais regulares, sem que tal resultado afete de forma alguma as futuras considerações do comitê.

Sinceramente,

Jorge Pereira
Executivo de Crédito
Agência 004 - Banco de Investimento

Referências:

• "Registro linguístico" em Wikipedia.
• "Como escrever um e-mail formal" em Infobae.
• "Como escrever um e-mail formal?" no Pontifícia Universidade Católica do Peru.

O que é linguagem formal?

Se chama linguagem formal o registro linguístico formal para um dos modos de uso da língua, em que mais atenção é dada as regras de correção e protocolos de cortesia, visto que a situação requer um tratamento respeitoso. É o registro recomendado para se comunicar com instituições, pessoas de maior hierarquia ou em eventos sociais de grande importância. Em termos gerais, a linguagem formal é caracterizada por:

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