Exemplo de gestão de caixa

O dinheiro é um dos itens que pertencem ao Ativo e que são geridos dentro das empresas; chame-o de comercial ou serviço. No entanto, podemos acrescentar que o dinheiro é uma conta muito delicada como as outras, mas se deve prestar a maior atenção para o registar.

Natureza e composição do dinheiro
O dinheiro é o recurso normal da troca e forma a base para medir e contabilizar todos os outros itens. Geralmente é classificado como um ativo circulante. Para ser apresentado como “caixa”, deve estar disponível para o pagamento de obrigações correntes e livre de quaisquer restrições contratuais que limitem a sua utilização para saldar dívidas.

O dinheiro é composto por moedas, notas e fundos disponíveis depositados no banco. Recursos negociáveis, como ordens de pagamento, cheques visados, cheques bancários, cheques pessoais e saques bancários também são considerados dinheiro.
As contas de poupança geralmente gostam de dinheiro, embora o banco tenha o direito legal de exigir um aviso antes da retirada. No entanto, os bancos raramente exercem o privilégio de aviso prévio, de modo que as contas de poupança são tratadas como dinheiro.

Os certificados de depósito, que só podem ser retirados em certas datas de vencimento, são mais corretamente incluído na seção de investimentos temporários devido à restrição real imposta sobre sua aposentadoria.

Os itens com problemas de classificação incluem cheques pré-datados, notas promissórias, adiantamentos de viagem, selos postais e certos fundos especiais. Cheques pré-datados e notas promissórias são tratados como contas a receber. Os adiantamentos para despesas de viagens são tratados como contas a receber, caso sejam cobrados dos funcionários ou deduzidos de seus salários. Em outros casos, a classificação como despesa pré-paga é a mais correta.

O caixa pequeno e a provisão para troco são incluídos no ativo circulante como caixa, uma vez que geralmente Esses recursos são usados ​​para atender às despesas operacionais correntes e para liquidar as obrigações do momento. Em geral, a separação do caixa na seção do ativo circulante não é realizada, a menos que seja estabeleceu especificamente um fundo significativo para cumprir uma obrigação que atinge seu expiração.

O dinheiro restrito ou em garantia é separado da conta de dinheiro geral. O caixa restrito é classificado como ativo circulante ou realizável a longo prazo, dependendo da data de disponibilidade ou desembolso. Se o dinheiro deve ser usado (ao longo de um ano ou no ciclo operacional, o que for mais longo) para pagar as obrigações existentes ou a expirar, o correto a fazer é classificá-lo na seção do circulando. Em vez disso, quando deve ser mantido por um período mais longo, o caixa restrito é apresentado na seção de longo prazo da demonstração da posição financeira. Como regra geral, o dinheiro que deve ser mantido por longos períodos é investido em vez de mantido na forma de dinheiro.

Gestão e controle de caixa
O dinheiro apresenta um problema de contabilidade especial, não apenas porque entra em um grande número de transações, mas também pelos seguintes motivos:

1. O dinheiro é o único ativo que é mais facilmente convertido em qualquer outra classe de ativo; é oculto e transportado sem dificuldade e é procurado quase universalmente. Portanto, a contabilidade adequada para transações em dinheiro exige que os controles estejam em vigor para garantir que o dinheiro seja de propriedade ou relacionado ao negócio.
2. A quantidade de dinheiro que uma empresa possui deve ser cuidadosamente regulada para que nem muito nem pouco esteja disponível em um determinado momento. É preciso ter sempre uma quantidade adequada, sem paralisar significativamente os recursos. Como recurso cambial, o caixa é essencial para pagar todos os bens e serviços que a empresa adquire e cumprir todas as suas obrigações à medida que vencem. Portanto, o desembolso de caixa é um evento diário, portanto, um fundo suficiente deve estar disponível para atender a essas necessidades. Por outro lado, o dinheiro, como tal, não é um ativo produtivo; não ganha retornos. Portanto, não é conveniente ter uma quantidade maior que a necessária para satisfazer as necessidades diárias, com uma margem razoável para emergências. O caixa excedente ao necessário deve ser investido em títulos geradores de renda ou em outros ativos produtivos.

O departamento de contabilidade enfrenta dois problemas quando se trata de lidar com transações em dinheiro: (1) é preciso estabelecer controles adequados para garantir que os dirigentes e funcionários não realizem operações que não foram autorizado; (2) devem ser prestadas aos respectivos administradores as informações necessárias sobre a disponibilidade de caixa e as operações de caixa. A maioria das empresas atribui ao departamento de contabilidade a responsabilidade de realizar o controle adequado do registro deste tipo de operações. Obviamente, o controle de registro não é possível sem o controle físico adequado; portanto, o departamento de contabilidade tem interesse em evitar erros intencionais e não intencionais em transações em dinheiro. Deve-se enfatizar que erros podem ocorrer e ocorrem mesmo quando as medidas de controle são as mais avançadas.

A regulamentação da quantidade de dinheiro disponível é fundamentalmente uma questão da administração: mas os contadores devem estar em posição de fornecer as informações necessárias para que a administração faça a regulamentação por meio de operações especiais de crédito e investimentos.

Sistemas de caixa pequeno para adiantamentos. Em quase todas as empresas é necessário pagar pequenas quantias por vários motivos, como almoços e transporte de funcionários, compra de pequenos materiais de escritório e outras despesas menores. Obviamente, seria impraticável esperar que esses desembolsos fossem feitos em cheque; mas em qualquer caso, seu controle é importante. Um método muito comum de alcançar controle razoável, simplicidade de operação e observância geral de a regra de pagamento do cheque é o chamado sistema de adiantamento para desembolsos na caixa registradora menina.

O sistema funciona assim:
para. Uma pessoa é designada como responsável pelo fundo de maneio e recebe uma pequena quantia, da qual pegará o que for necessário para fazer pequenos pagamentos.
b. À medida que os desembolsos acontecem, o caixa para pequenas despesas obtém recibos assinados de cada pessoa a quem o pagamento foi feito. Se possível, evidências que justifiquem o desembolso são adicionadas ao recibo.
c. Quando o fundo está para acabar, o gestor apresenta ao caixa-geral um pedido de reembolso amparado por uma política de crédito. Caixa para pequenas despesas que cobre todas as despesas, e recebe um cheque da empresa em "Dinheiro" ou "Caixa para pequenas despesas" para substituir o fundo.

Os lançamentos só são efetuados na conta de caixa para pequenas despesas, a fim de aumentar ou diminuir o fundo ou para ajustar o saldo e as despesas relevantes, caso não tenham sido reembolsadas no final do ano. A entrada de reembolso não afeta a conta do Petty Cash, mas a quantidade de dinheiro que ela contém sim.

A conta Cash Overflow and Shortfall é afetada quando o fundo não se equilibra. Se houver escassez de dinheiro (por exemplo, quando a soma das apólices e do dinheiro em caixa for menor que valor do fundo de maneio), a diferença é debitada na conta de Sobras e Faltas de Dinheiro. Se você lançar um excedente, ele será creditado nessa conta. A conta fica aberta até o final do exercício, quando é encerrada e geralmente é apresentada na demonstração do resultado como despesa ou produto diverso.

Normalmente, existem itens de despesas no fundo, exceto imediatamente após o reembolso; portanto, para que as demonstrações financeiras sejam precisas, os fundos devem ser reembolsados ​​no final de cada período contábil e também quando estiverem próximos da exaustão.

De acordo com o sistema de adiantamento, o gestor do fundo de maneio é sempre responsável pelo valor, seja em dinheiro ou representado por comprovantes assinados. Esses vouchers são as evidências exigidas pelo oficial de desembolsos para preencher um cheque de reembolso. Dois procedimentos adicionais são seguidos para alcançar um controle de caixa para pequenas despesas mais completo.

1. Um superior do gerente do fundo de maneio de vez em quando faz auditorias surpresa, a fim de determinar se o fundo está sendo administrado de maneira satisfatória.
2. Os vouchers para pequenas despesas são cancelados ou mutilados uma vez apresentados para reembolso, de forma que não possam ser usados ​​para obter um segundo pagamento indevido.

Muitas vezes, o sistema de adiantamento é aplicado ao pagamento de salários por meio de uma conta especial. Também são utilizadas contas de adiantamento separadas, operadas através do banco pelo sistema descrito para o pagamento de dividendos, salários de funcionários, despesas de viagens, comissões, bônus e despesas confidencial.

A razão que obriga a manter o controle sobre o fluxo de caixa é que geralmente as entradas não coincidem com as saídas de dinheiro. Existem quatro modelos para determinar o equilíbrio a ser mantido:

· Guarde um certo número de dias de despesas correntes que podem ocorrer dependendo da garantia que você tem sobre as entradas de caixa esperadas.
Realizar uma análise de regressão, tomando como variáveis ​​de vendas e caixa onde esta é a variável dependente e vendas a variável independente que afetará o valor que será mantido de acordo com o vendas.
· Determine uma proporção adequada de dinheiro para vendas.
· Construir um modelo matemático que integre o binômio custo-benefício; isto é, leve em consideração quanto custa manter o caixa e quanto custa faltar para fazer face aos compromissos, ou seja, o custo das faltas e o custo do excedente.

Importância da gestão de caixa.
A gestão de caixa e títulos negociáveis ​​é uma das áreas mais importantes da gestão do capital de giro. Como ambos são os ativos mais líquidos da empresa, eles podem, a longo prazo, constituir a capacidade de pagar as contas no vencimento. Na forma de colateral, esses ativos líquidos também podem funcionar como uma reserva de recursos para cobrir desembolsos inesperados, reduzindo assim o risco de uma “crise de solvência”. Uma vez que os outros ativos circulantes (contas a receber e estoques) acabarão por se tornar ativos por meio cobranças e vendas, o dinheiro é o denominador comum ao qual todos os ativos podem ser reduzidos líquidos.

“Títulos negociáveis” são instrumentos de investimento de curto prazo que a empresa utiliza para obter retornos de fundos temporariamente ociosos. Quando uma empresa experimenta um acúmulo excessivo de dinheiro, ela usará uma parte dele como um instrumento de remuneração. Embora os bancos comerciais possam pagar juros sobre depósitos à vista, os clientes geralmente recebem esses juros. compensação pelos saldos de suas contas, na forma de taxas de serviço reduzidas ou taxas de juros mais baixas sobre empréstimos, ou ambas as coisas. Certos sistemas de geração de juros altamente líquidos permitem que a empresa obtenha lucros com o caixa ocioso, sem sacrificar parte de sua liquidez. As estratégias básicas que as empresas devem seguir em relação à gestão de caixa são as seguintes:

1.- Cobrir as contas a pagar o mais tarde possível, sem obter a posição de crédito da empresa, mas aproveitando os descontos favoráveis ​​à vista.
2.- Utilizar o estoque o mais rápido possível, a fim de evitar estoques que possam resultar no fechamento da linha de produção ou na perda de vendas.
3.- Recolher contas pendentes o mais rápido possível sem perder vendas futuras devido a procedimentos de cobrança excessivamente urgentes. Descontos de pagamento imediato podem ser usados, se economicamente justificáveis, para atingir esse objetivo

Técnicas de gestão de caixa
· Sincronização de fluxos de caixa. situação em que as entradas coincidem com as saídas, permitindo à empresa manter baixos saldos para as transações.
· Compensação de cheque. um processo seguido para converter dinheiro e depositar um cheque que foi escrito na conta do beneficiário.
· Flutuação do desembolso, o valor dos cheques que emitimos mas ainda estão a ser processados ​​e que, portanto, não foram deduzidos pelo banco do saldo da nossa conta.

Ciclo e giro, determine o saldo mínimo e aplique os modelos.
O "ciclo de caixa" de uma empresa é definido como o período que abrange desde o momento em que a empresa efetua um desembolso até comprar matéria-prima, até o momento em que o caixa é arrecadado com a venda do artigo acabado e produzido com o referido material. O "giro de caixa" é o número anual de vezes que o numerário passa por um giro.
A determinação do saldo mínimo pode ser definida uma vez que a empresa deve aproveitar as oportunidades que surgem para investir ou pagar suas dívidas, a fim de manter um equilíbrio eficaz, o objetivo deve ser operar de uma forma que requeira um mínimo de dinheiro dinheiro. A quantidade de dinheiro que permite à empresa cobrir com os pagamentos programados de suas contas na data de seu vencimento, bem como fornecem uma margem de segurança para fazer pagamentos imprevistos, ou pagamentos programados, quando entradas de dinheiro estão disponíveis esperado. O nível mínimo de caixa operacional de que uma empresa precisa pode ser calculado dividindo-se as despesas anuais totais da empresa por sua taxa de giro de caixa.