Definição de Arquivos (Gestão Documental)

Técnicas padronizadas para gerenciamento de documentos em uma organização ou entidade

O conceito de arquivamento ou gerenciamento de documentos é usado em nosso língua para nomear as técnicas padronizadas usadas a pedido do administração de documentos que pertencem a uma organização ou entidade, uma empresa ou uma biblioteca, para citar alguns exemplos comuns.

Uma disciplina antiga que evoluiu fantasticamente graças às novas tecnologias

Devemos indicar que embora as técnicas e práticas aplicadas tenham mudado e evoluído como consequência direta do avanço do novo tecnologias em quase todas as áreas e, claro, o arquivamento não foi a exceção, devemos dizer que o arquivamento é certamente um antigo e que é implantado pelo homem desde tempos imemoriais antes da necessidade imperiosa de documentar, deixar uma pegada administrativa, legal ou comercial de tudo quanto.

Para nos dar uma ideia do tremendo evolução que havia em matéria de suportes e técnicas de armazenar

Basta dizer que os homens mais primitivos arquivaram seus "documentos" em folhas de papiro ou em argila, enquanto os de hoje o fazem no computador ou qualquer outro dispositivo eletrônico.

A grande contribuição da computação e da Internet

Nesse sentido, não podemos ignorar que Informática e o subsequente desenvolvimento de Internet têm permitido um grande avanço na questão da gestão documental fazendo com que o tarefa em termos de armazenamento de informações e recuperação de documentos armazenado.

Pois é claro que antes, os responsáveis ​​por esta tarefa, arquivistas, bibliotecários ou arquivistas, entre outros nomes que foram atribuídos a quem desenvolve esta tarefa, eles tiveram que usar e fazer uso de pesados ​​livros de registro, cartões, pastas, caixas, estantes, enquanto agora apenas um clique é suficiente para especificar a Arquivo bem como a recuperação de documentos ou obras.

Principais tarefas que realiza

Basicamente, o arquivamento tratará de: gerar e estabelecer uma série de padrões e práticas que permitam a identificação dos documentos que estão sendo arquivados, os recuperação das informações deles, o tempo que devem permanecer arquivados no caso daqueles que podem ser eliminados após algum tempo e, pelo contrário, devem garantir o conservação para sempre daqueles documentos de grande valor.

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