Cum se scrie un e-mail formal?

Cum se scrie un e-mail formal?

A e-mail formal este cel pe care trebuie să-l scriem pentru o chestiune importantă, cum ar fi aplicarea unui loc de muncă, comunicarea cu o instituție, realizarea Afaceri sau să exprime informații într-un mod respectuos și oficial, nu colocvial.

Ca și în alte tipuri de scris, e-mailurile oficiale respectă un protocol și respectă anumite reglementări cu privire la la utilizarea limbajului, deci atunci când le scrieți este important să luați în considerare aspecte de bază precum ca urmare a:

Părți ale unui e-mail formal

Luând în considerare aceste considerații generale, putem trece la scrierea unui e-mail formal. Toate mesajele oficiale trebuie să includă:

• Destinatar. Este persoana sau instituția căreia îi adresăm corespondența. Dacă există mai multe adrese, este recomandabil să utilizați câmpul Cco (copie oarbă) în loc de „către”, pentru a nu dezvălui adresele altora celor care primesc e-mailul. În plus, nu arată bine să trimitem un e-mail colectiv dacă ne așteptăm să avem un răspuns personalizat. Cel mai bine este să trimiteți un e-mail individual fiecărui destinatar.
  instagram story viewer
• Afacere. Este subiectul corespondenței, motivul trimiterii acesteia. În acest caz, trebuie să fim scurți, specifici și complete, adică trebuie să spunem într-o propoziție ce vrem. Dacă e-mailul nostru este despre o cerere specifică, ar trebui să introducem subiectul „cerere pentru xxx”. Dacă este vorba de a căuta un loc de muncă sau un loc de studiu, este adecvat ceva de genul „aplicarea la poziția lui xxx” sau „aplicarea la programul lui xxx”. Dacă dorim să livrăm un document, să parim pur și simplu pe Descriere a documentului în cauză: „raport de vânzări” sau „prezentare pentru mâine”.
• Corpul e-mailului. Aici vom scrie conținutul e-mailului. Încearcă întotdeauna să fii scurt și cât mai profesionist posibil. Acest segment poate fi împărțit în:
  • Salut sau salut. Toate e-mailurile încep cu o linie pentru a spune cui se adresează e-mailul. Expresia „stimat” sau „respectat” și numele cui sau căruia ne adresăm este adesea folosit. De exemplu: „Draga profesor Montoya” sau „Membri respectați ai juriului”, sau „Dragă Enrique Zuloaga”. Această linie trebuie să meargă singură la începutul e-mailului.
  • Conţinut. Începând o linie sub salut, acesta este segmentul în care spunem ce vrem sau despre ce este mailul nostru. Este recomandabil să folosiți un ton îndepărtat, dar prietenos, cu rugăciuni Scurt și la obiect, formând paragrafe scurte, fiecare abordând un subiect specific. Putem folosi fraze precum „Sunt încântat să vă adresez”. sau „Vă scriu de data asta către”. În plus, dacă trimitem documente atașate, ar trebui menționat în această secțiune.
  • Închidere. De asemenea, face parte din protocoalele formale ale e-mailului și tinde să fie o singură propoziție la sfârșitul e-mailului, lăsând un spațiu gol atunci când conținutul se termină. Este de obicei o frază de curtoazie cu care invităm cititorul să răspundă, precum „Cu stimă” „Niciun alt aspect la care să faceți referire”, „Mulțumit pentru atenția dvs.” sau „Așteptarea promptului dvs. Răspuns".
  • Firmă. Semnătura este ultimul lucru care apare în corpul e-mailului și include numele nostru complet sau, în cazul în care e-mailul face parte dintr-un șir sau un schimb, inițialele noastre. În unele cazuri, semnătura poate fi însoțită de numărul documentului nostru sau de descrierea poziției noastre, de exemplu: „Miguel Yepez "și mai jos:" Coordonator vânzări ", apoi numărul nostru de telefon în cazul în care cititorul dorește să stabilească un alt tip de comunicare.

• Fișiere atașate. Trebuie să atașăm întotdeauna ceea ce anunțăm în corpul e-mailului, deci este recomandabil înainte de a trimite e-mailul să verificăm dacă l-am atașat și că acesta este, de fapt, fișierul indicat.

Exemple de corespondență formală

1. E-mail formal pentru a solicita un raport academic

Pentru: [e-mail protejat]
Din: [e-mail protejat]
Subiect: Cerere de raport academic

Dragi domni ai Universității Naționale:

Am plăcerea să vă scriu pentru a solicita emiterea unui raport academic pe numele meu, cu care Aspir să concurez pentru alocarea unei burse pentru programul de internship în următorul an școlar. Din acest motiv, ar fi foarte convenabil să aveți raportul cât mai curând posibil.

Mulțumesc în avans pentru atenția și bunele birouri,

Cu sinceritate,
Marco Rabanal
Student # 846593

1. E-mail formal pentru a aplica pentru un post de inspector de calitate

Pentru: [e-mail protejat]
Din: [e-mail protejat]
Subiect: Pentru funcția de inspector de calitate

Domnii respectați. de la Exxon:

Numele meu este Ana Mendez, am o diplomă în comerț internațional, cu o vastă experiență în materie procurori și mă interesează funcția de inspector de calitate, ceea ce înțeleg că este în prezent vacant. Vă atașez curriculum vitae, pentru a fi luat în considerare în procesele de selecție. Sunt sigur că experiența și pregătirea mea mă vor face un candidat potrivit pentru organizația dvs. recunoscută.

Fără alte informații la care să ne referim,

Foarte adevărat a ta,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. E-mail formal pentru a notifica respingerea unei cereri de credit

Pentru: [e-mail protejat]
Din: [e-mail protejat]
Subiect: Cererea dvs. de contraprestație de credit

Dragă Miguel:

Vă scriu pentru a vă saluta și pentru a vă informa că comitetul de evaluare a creditului a luat în considerare dvs. caz și a luat decizia de a respinge cererea dvs. de credit (numărul cererii nr. 345648) din data de 15.08.2021. Motivele prezentate de comitet pentru luarea acestei decizii au fost:

192 - Lipsa sprijinului pentru credit

Rețineți că puteți face o nouă solicitare prin canalele obișnuite, fără ca acest rezultat să afecteze în vreun fel considerațiile viitoare ale comitetului.

Cu sinceritate,

Jorge Pereira
Executiv de credit
Sucursala 004 - Banca de investiții

Referințe:

• "Registrul lingvistic" în Wikipedia.
• „Cum se scrie un e-mail formal” în Infobae.
• „Cum se scrie un e-mail formal?” pe Pontifică Universitate Catolică din Peru.

Ce este limbajul formal?

Se numeste limbaj formal o înregistrarea lingvistică formală la unul dintre modurile de utilizare a limbii, în care se acordă mai multă atenție regulile de corectare și protocoale de curtoazie, deoarece situația necesită un tratament respectuos. Este registrul recomandat pentru a comunica cu instituții, oameni cu o ierarhie mai mare sau în evenimente sociale de mare importanță. În linii mari, limbajul formal se caracterizează prin:

Urmărește cu: